Die Folgen der digitalen Betriebsprüfung für Ihren Betrieb
Nachdem das erste Urteil (Finanzgericht Rheinland-Pfalz, 20. 1. 2005, Az.4 K 2167/04) zur digitalen Betriebsprüfung (siehe Ausgabe 6/2005, Seite 12) veröffentlicht worden ist, werden dessen rechtliche Konsequenzen in den Unternehmen, Internetforen, bei Steuerberatern und der Finanzverwaltung sehr unterschiedlich diskutiert.
Sie tragen das volle Risiko
Seit der Fiskus auf Ihre Daten elektronisch zugreifen darf, müssen Sie neben Ihren Buchhaltungsdaten auch andere elektronisch erstellte Unterlagen archivieren. Da sich dies bisher noch nicht bei allen Unternehmern herumgesprochen hat, gehen Sie das Risiko ein, dass die Finanzverwaltung die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß ansieht. Konsequenz: Der Fiskus nimmt Zuschätzungen vor.
Denken Sie an diese Folgen, wenn Sie Ihre Hardware tauschen
Ihre steuerlich relevanten Daten sind bis zu zehn Jahre aufbewahrungspflichtig. Nehmen Sie einen Hardware- oder Softwarewechsel vor, müssen Sie darauf achten, dass Ihre bisherigen Daten auch auf den neuen Systemen abruf- und auswertbar sind.
Ist das nicht möglich, sind Sie verpflichtet, Ihre bisherige Hard- und Software bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht vorzuhalten. Dies dürfte aber in der Praxis kaum zu realisieren sein.
Archivierungssysteme
In Zusammenarbeit mit den führenden Softwareherstellern hat die Finanzverwaltung einen Archivierungsstandard entwickelt, der dieses Verfahren vereinfacht. Infos erhalten Sie hierzu von den Softwareherstellern. DATEV bietet Ihnen z. B. die Möglichkeit, Ihre steuerlich bedeutsamen Daten in einem speziellen, vom Fiskus anerkannten Archivierungssystem auszugliedern und vorzuhalten.
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