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Eine Betriebsprüfung ist unangenehm und kommt meist teuer. So spülte nach Angaben des Bundesfinanzministeriums allein jede Umsatzsteuer-Sonderprüfung im vergangenen Jahr 16.000 Euro Steuernachzahlung in die Finanzkassen. Insgesamt nahm der Fiskus durch Außenprüfungen im vergangenen Jahr mehr als 17 Milliarden Euro zusätzlich ein.
Prüfungen lassen sich oft nicht vermeiden
Ist eine Prüfung erst einmal angesetzt, können sich Unternehmen ihr nicht mehr entziehen. Auch die Chancen, gar nicht erst ins Visier zu geraten, sind begrenzt. Bei Existenzgründern oder auch nach der Änderung der Rechtsform schicken die Finanzämter auch ohne Grund für Argwohn besonders häufig Prüfer ins Haus. Auch Beanstandungen bei einem Geschäftspartner können ein Grund sein.
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Unternehmer sollten sich auf die Prüfung vorbereiten
Hilfreich ist dagegen zu wissen, dass Betriebsprüfer besonders intensiv kontrollieren, ob Sie die Gesetzesänderungen während des Prüfungszeitraums auch in Ihrer Buchführung und Ihren Steuererklärungen umgesetzt haben. Darüber hinaus achten die Betriebsprüfer derzeit besonders auf folgende Punkte. Diese sollten Unternehmer vor einer Prüfung also selbst genauestens abklopfen – und notfalls bereinigen.
1. Ansparabschreibungen für Jahre vor 2007
Ob Sie die formalen Voraussetzungen erfüllt haben, eine Ansparabschreibung anzusetzen, das Prüfen die Betriebsprüfer immer. Außerdem checkt der Prüfer auch, ob Sie die Rücklage korrekt aufgelöst haben und – falls Sie letztlich nicht investiert haben – auch den Zinszuschlag von 6 % pro Jahr auf den Gewinn aufgeschlagen haben
2. Investitionsabzugsbeträge
Auch beim Nachfolger der Ansparabschreibung, dem Investitionsabzugsbetrag wird geprüft, ob Sie die Voraussetzungen erfüllt haben, diesen anzusetzen. Haben Sie den Abzugsbetrag beispielsweise für einen Firmen-Pkw angesetzt, dürfen Sie diesen zu nicht mehr als 10 % privat nutzen. Fahren Sie üblicherweise mehr als 10 Prozent privat, wird der Prüfer Ihnen den Investitionsabzugsbetrag streichen.
Achtung: Der Prüfer wird den Umfang der Privatnutzung auch nach der Anschaffung noch kontrollieren, im Investitions- und Folgejahr.
3. Schuldzinsenabzug bei Kontokorrentkrediten
Der Prüfer wird bei Kontokorrentzinsen immer prüfen, ob Ihre Entnahmen den Gewinn zuzüglich Einlagen übersteigen. Bei einer so genannten Überentnahme kann er den Abzug von Schuldzinsen gemäß § 4 Abs. 4a EStG einschränken.
Achtung: Einlagen kurz vor dem Jahreswechsel und Entnahmen unmittelbar nach dem Jahreswechsel werden nicht anerkannt.
4. Vorsteuerabzug
Rechnungen, die Sie erhalten haben, müssen alle Pflichtangaben enthalten. Sonst kann Ihnen der Prüfer den geltend gemachten Vorsteuerabzug verwehren. Häufig vergessen wird der Zeitpunkt der Leistung. Der muss selbst dann genannt werden, wenn er offensichtlich mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
Tipp: Prüfen Sie vor Prüfungsbeginn Ihre Rechnungen und beschaffen Sie sich ggf. korrigierte Rechnungen.
5. Umsatzsteuer und Vorsteuer
Bei grenzüberschreitenden Lieferungen und sonstigen Leistungen kontrolliert der Prüfer, ob die Leistungen steuerfrei oder steuerpflichtig sind. Er kontrolliert auch, ob Sie als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schulden.
6. Kleinbetragsrechnungen
Der Prüfer kontrolliert insbesondere die Rechnungen, die knapp über dem Grenzwert von 150 € liegen. Das lohnt sich für ihn besonders, denn obwohl alle gesetzlich geforderten Angaben erforderlich sind, enthalten diese oft nur die Angaben für Kleinbetragsrechnungen. Der Prüfer streicht Ihnen dann den Vorsteuerabzug.
7. Entfernungspauschale
Der Prüfer kontrolliert, ob Sie die nicht abziehbaren Betriebsausgaben für Ihren betrieblichen PKW richtig ermittelt haben.
8. Sonderabschreibung
Auch hier wird der Betriebsprüfer genau prüfen, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen. Welche das sind, hängt vom Jahr der Anschaffung ab:
- Bei Anschaffungen vor 2008 müssen Sie vorweg eine Ansparabschreibung gebildet haben. Die Privatnutzung darf in dem Jahr, in dem Sie die Sonderabschreibung beanspruchen, nicht mehr als 10 % betragen.
- Bei Anschaffungen nach 2007 sind neue und gebrauchte bewegliche Wirtschaftsgüter begünstigt. Die Privatnutzung darf im Anschaffungsjahr und im Folgejahr nicht mehr als 10 % betragen.
9. Privatnutzung
Betriebsprüfer kontrollieren, auch, ob Sie die Kosten für Privatnutzung bei Telefon und PKW ausreichend abgrenzen.
10. Privatkonten
Auch Ihr Privatkonto wird der Prüfer genau unter die Lupe nehmen. Besonders hat er ein Auge darauf, ob Sie eventuelle Differenzen über das private Konto ausgebucht haben. Ist das der Fall, ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß. Haben Sie nicht genügend Privatentnahmen zur freien Verwendung getätigt, wird der Prüfer Sie fragen, wovon Sie gelebt haben. Falls er Fehler in Ihrer Buchführung findet, wird er diese zum Anlass nehmen, Ihre Einnahmen um einen geschätzten Betrag zu erhöhen.
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