Dienstreisen können Sie steuerlich nach dienstlichem und privatem Anteil trennen

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Dienstreisen, die auch Erholungs- und Erlebniszwecken dienen, müssen Sie nicht mehr insgesamt als geldwerten Vorteil versteuern. Keine Probleme haben Sie, wenn die Dienstreise Ihres Mitarbeiters überwiegend betrieblich veranlasst ist. Die von Ihnen hierbei im Rahmen der vorgegebenen Erstattungssätze getragenen Kosten führen nicht zur Lohnsteuer- und Beitragspflicht. Die Ausgaben sind als Betriebskosten absetzbar.Handelt es sich um eine so genannte gemischte Dienstreise, bei der der rein betriebliche Anlass und der Erholungs- und Erlebnischarakter ineinander übergehen, kam es bislang schnell zur Steuerpflicht.

Die bisherige Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs stellte darauf ab, dass die Reise nur einheitlich betrachtet werden durfte. War der Anteil mit Erholungs- und Erlebnischarakter nicht unerheblich (beispielsweise bei Incentive-Reisen), mussten Sie die Reise insgesamt als geldwerten Vorteil wie Arbeitslohn versteuern.

Diese Rechtsauffassung hat der Bundesfinanzhof aufgegeben (Urteil vom 18.8.2005; Aktenzeichen : VI R 32/03).

Achtung ! Diese geänderte Rechtsprechung gilt auch für zurückliegende noch offene Steuerfälle!

Der Bundesfinanzhof hat nunmehr die Aufteilung der Kosten nach betrieblichem und privatem Anteil ausdrücklich zugelassen.

Sie müssen somit jetzt bei „gemischt“ veranlassten Dienstreisen zunächst prüfen, welche Kostenanteile aufgrund rein betrieblicher Veranlassung entstanden sind (beispielsweise Mieten für Tagungsräume). Für diese von Ihnen als Arbeitgeber getragenen Kosten entstehen Ihnen keine Lohnsteuerpflichten. Sie können Ihre Ausgaben uneingeschränkt als Betriebsausgaben absetzen.

Kosten, die eindeutig privaten Charakter haben (beispielsweise Kosten für kulturelle Veranstaltungen), müssen Sie aus den Gesamtkosten ebenfalls herausrechnen und als geldwerten Vorteil wie Arbeitslohn versteuern.

Die verbleibenden Aufwendungen (z. B. für Fahrt, Unterkunft, Verpflegung) sind von Ihnen aufzuteilen. Dabei stellen Sie die Zeitanteile der betrieblich bzw. der privat veranlassten Bestandteile der Dienstreise fest und setzen diese ins Verhältnis zueinander. Entsprechend diesem Ergebnis müssen Sie die „Restkosten“ dann als vermögenswerten Vorteil wie Arbeitslohn versteuern .

Denken Sie unbedingt daran, dass Sie bei Auslandsdienstreisen maximal den Betrag der jeweiligen Auslandspauschale steuerfrei belassen dürfen! Im Übrigen sind diese Regelungen auch auf Ihre Unternehmer-Dienstreisen anwendbar.