Welche Angaben auch 2012 in Ihre Rechnungen gehören, steht in §§ 14 Abs. 4, 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie §§ 33 und 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).

Diese Mindestangaben sollten Ihre Rechnung enthalten

1. Name und Anschrift
Geben Sie den Namen und die Adresse Ihres Vertragspartners stets vollständig an. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

2. Steuernummer oder USt-ID
Verfügen Sie noch nicht über eine Umsatzsteuer-Identitätsnummer, dürfen Sie nur die vom Finanzamt erteilte Steuernummer verwenden. Verlagern Sie Ihren Unternehmenssitz, müssen Sie Ihren Kunden als leistender Unternehmer Ihre neue Steuernummer mitteilen und dürfen künftig nur noch diese verwenden.

3. Ausstellungsdatum
Als Rechnungsdatum geben Sie den Tag der Ausstellung der Rechnung an.

4. Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
Sie dürfen sich aussuchen, nach welchem Muster Sie Ihre Rechnungsnummer gestalten. Das kann eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen sein, die Sie zeitlich, geografisch oder organisatorisch nach Belieben variieren dürfen. Hauptsache ist, die jeweilige Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben und ist dem jeweiligen Nummernkreis leicht zuzuordnen.

Beispiel: HH-2012-16491 (16.491. Rechnung des Jahres 2012 der Niederlassung Hamburg).

5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
Als handelsüblich gelten z.B. Markenartikelbezeichnungen, aber auch handelsübliche Sammelbezeichnungen, wie etwa

• Baubeschläge,
• Büromöbel,
• Kurzwaren,
• Schnittblumen,
• Waschmittel etc.

Achtung: Allgemeine Umschreibungen wie etwa „Geschenkartikel“ reichen nicht.

6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Üblicherweise geben Sie den Liefertermin an. Achtung: Dabei reicht längst nicht mehr der Hinweis, dass Liefer- und Rechnungsdatum identisch sind. Sie müssen beides hinschreiben. Haben Sie über einen längeren Zeitraum geliefert, etwa bei einem Wartungsvertrag, reicht es, wenn sich dieser Zeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergibt.

7. Vereinbartes Entgelt
Hier geben Sie den Nettobetrag an, also das Entgelt ohne Umsatzsteuer.

Tipp: Bei einer Skontovereinbarung müssen Sie das Skonto nicht betragsmäßig ausweisen – weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer.

Beispiel: „… 2 % Skonto bei Zahlung bis …“

8. Steuersatz und Steuerbetrag
Diese Angabe ist unverzichtbar. Sie müssen sowohl den korrekten Steuersatz in %, als auch den absoluten Steuerbetrag in der Rechnung nennen.

Tipp: Bei steuerfreien Lieferungen oder sonstigen Leistungen müssen Sie auf die Steuerbefreiung hinweisen.

9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Soweit Sie eine grundstücksbezogene Leistung für einen Nichtunternehmer erbringen, sind Sie verpflichtet, Ihren Kunden in der Rechnung auf seine Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Dabei genügt ein allgemeiner Hinweis.

Beispiel: „Sofern Sie Nichtunternehmer sind, sind Sie gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren.“

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Tipp: Den Antrag müssen Sie in aller Regel vorab stellen. Nachträglich gibt es oft kein Geld. Daher sollten Sie sich frühzeitig einen möglichst umfassenden Überblick über Ihre Fördermöglichkeiten verschaffen. Eine Handvoll Fördermöglichkeiten sehen Sie hier:

Fördermöglichkeit 1: Gründercoaching

Die KfW-Mittelstandsbank – also die Förderbank des Bundes – gibt Ihnen als Existenzgründer für Gründercoaching bis zu 4500 € Zuschuss zu Ihren Beratungskosten.

Bis wann:
In den ersten 5 Jahren nach der Unternehmensgründung können Sie als Gewerbetreibender oder auch Freiberufler den Zuschuss bekommen.

Das wird gefördert:
Die KfW fördert Coachings in wirtschaftlichen, finanziellen und organisatorischen Fragen. Ausgeschlossen von der Förderung sind Beratungen mit dem Schwerpunkt Recht, Steuern oder Versicherungen sowie Buchführungsarbeiten oder die Entwicklung von Software.

Achtung: Der Berater muss für das Gründercoaching zugelassen sein.

Fördermöglichkeit 2: Messeförderung

Bund und Länder haben für die Messeförderung diverse Förderprogramme aufgelegt, die Ihnen hunderte bis tausende Euro Ihrer Kosten wieder einbringen. Einen Überblick finden Sie unter www.aumamessen.de

Fördermöglichkeit 3: Künstlersozialversicherung

Wenn Sie sich als Journalist, Fotograf, Regisseur oder in einem sonstigen künstlerischen Bereich selbstständig gemacht haben, haben Sie die Möglichkeit, sich über die Künstlersozialversicherung zu versichern.

Ihr Vorteil: Sie zahlen für ihre gesetzliche Sozialversicherung den üblichen „Arbeitnehmeranteil“ von 50 %. Der Rest kommt je zur Hälfte von den Kunden künstlerischer Anbieter und dem Staat.

Achtung: Unter Umständen sind Sie sogar über die Künstlersozialversicherung versicherungspflichtig, zum Beispiel als hauptberuflicher Journalist.

Informationen und Antragsmöglichkeiten finden Sie hier: www.kuenstlersozialkasse.de

Fördermöglichkeit 4: Lohnkostenzuschüsse

Wenn Sie einen Arbeitslosen einstellen wollen, sprechen Sie doch mal mit jemandem von der zuständigen Arbeitsagentur. Vielleicht unterstützt das Amt Sie mit einem Zuschuss zu den Lohnkosten. Damit können Sie als Existenzgründer rechnen – und auch danach noch, wenn der künftige Mitarbeiter sonst nur schwer vermittelbar wäre. Übrigens auch, wenn es ein Angehöriger von Ihnen ist.

Fördermöglichkeit 5: Zuschüsse für Sie als Unternehmer

Falls Sie selbst vor der Existenzgründung Kunde einer Arbeitsagentur waren, weil sie sich arbeitsuchend gemeldet haben oder auch eine Weile erwerbslos waren, dann können Sie als Existenzgründer auch direkte Zuschüsse bekommen, etwa als

• Gründungszuschuss oder auch
• Krankenversicherungszuschuss.

Hier finden Sie weitere Informationen: www.foerderdatenbank.de

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Steuern für Existenzgründer: So sparen Sie jeden Cent!

Bei einer Existenzgründung drohen unzählige Steuerfallen, die einen Start in die Selbstständigkeit gefährden können. Deshalb haben wir speziell für Sie als Gründer ein vollkommen neues Praxis-Paket „Existenzgründung“ mit Tipps, Infos und Checklisten, das Ihnen hilft, schon beim Start so viel Steuern zu sparen wie möglich.

Das alles (und noch viel mehr) steckt in dem Paket „Existenzgründung“, das Sie jetzt sofort kostenlos herunterladen können:

• Finanzierung: Diese Zuschüsse können Sie mitnehmen
• Die Finanzspritze des Fiskus: Investitionszulage Ost
• Messeförderung: Der Zuschuss für Ihre aktive Vermarktung
• Gründercoaching: Bis zu 4.500 € Zuschuss zu Ihren Beratungskosten
• Günstig für Künstler und Publizisten: Künstlersozialversicherung
• Riester-Rente: Zulagen auch für Selbstständige
• Lohnkosten- und andere Zuschüsse: Das zahlt Ihnen die Arbeitsagentur
• Wie und wo Sie weitere Zuschüsse finden
• So profitieren Kleinunternehmer von Privateinlagen
• Was viel Gründer vergessen: Lernen Sie von den Fehlern anderer!
• Check: Berücksichtigen Sie auch diese Betriebsausgaben, um Steuern zu sparen?
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Achtung: Fehler sind teuer – für Sie.

Sie übermitteln Ihre E-Bilanz nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Die Abgabe der Bilanz in Papierform entfällt nach § 60 Abs. 1 Einkommensteuer-Durchführungsverordnung (EStDV).

Das bedeutet die E-Bilanz für Sie

Auf elektronischem Weg müssen Sie von nun an folgende Daten übermitteln:

• Gewinn- und Verlustrechnung
• Ergebnisverwendung
• Kapitalkontenentwicklung (nur für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften)
• Steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften)
• Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Felder)
• Steuerliche Modifikationen (insbesondere Umgliederung/Überleitungsrechnung)

Beispiel:
Die XY-GmbH weist in ihrer Handelsbilanz nach den Grundsätzen des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes für 2012 einen Gewinn von 100.000 € aus. In der Bilanz ist eine Rückstellung von 200.000 € gewinnmindernd berücksichtigt worden, die steuerlich nur zu Hälfte hätte berücksichtig werden dürfen.

Folge: Die XY-GmbH muss dem Finanzamt für 2012 die Handelsbilanz, die handelsrechtliche Gewinn- und Verlustrechnung und wegen der Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz die Überleitungsrechnung elektronisch übermitteln.

So sieht die Überleitungsrechnung aus:

• Gewinn laut Handelsbilanz 100.000 €
• Zzgl. steuerlich nicht zulässige Rückstellungsbildung 100.000 €
• Gewinn laut Steuerbilanz 200.000 €

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E-Bilanz in 2012: So nutzen Sie die neue Regelung optimal für Ihr Unternehmen

Unser E-Book „E-Bilanz für 2012: So nutzen Sie die neue Regelung optimal für Ihr Unternehmen“ beantwortet alle brennenden Fragen zur E-Bilanz, zum Beispiel:

• 2012: Ab wann Sie die E-Bilanz aufstellen müssen
• Taxonomie der E-Bilanz: Das bedeutet sie für Sie
• Schritt-für-Schritt-Anleitung: So füllen Sie die Felder der Taxonomie korrekt aus
• GDC und GAAP: Das alles umfasst die Taxonomie Steuer
• Übermittlung im XBRL-Format: So hat das Finanzamt nichts zu beanstanden

Dieses Rundum-Sorglos-Paket ist die Lösung für alle Ihre Fragen zur E-Bilanz! Vermeiden Sie im Vorhinein Ärger, Prüfungsstress oder lange Diskussionen mit dem Finanzamt.

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Antwort: Ja, ELENA läuft tatsächlich vorerst weiter.

Darauf sollten Sie sich einstellen

Eins ist sicher: ELENA wird eingestellt. Doch momentan läuft alles weiter wie bisher. Und das wird auch bis zum Inkrafttreten einer entsprechenden Regelung so bleiben. Für viele Arbeitgeber ist das natürlich schwer nachvollziehbar. Daher kommen zu dem Thema auch viele Anfragen. Hier sind die wichtigsten:

Frage-Antwort: So geht es mit ELENA konkret weiter

Frage 1: Fallen wenigstens einige Meldungen weg? Zum Beispiel die Meldung „Kündigung/ Entlassung“?

Antwort: Nein, leider fallen weder diese noch andere einzelne Meldungen weg. Sie müssen den Multifunktionalen Verdienstdatensatz (MVDS) weiterhin senden. Die Zentrale Speicherstelle (ZSS) verarbeitet die Daten wie bisher. Sie reagiert auch beim Datensatz Vergabe einer Verfahrensnummer (DSVV) wie vorgeschrieben.

Achtung: Ihre Meldepflicht entfällt erst dann, wenn eine entsprechende gesetzliche Grundlage zum Entfallen von ELENA in Kraft getreten ist. Wann das sein wird, ist derzeit noch offen.

Frage 2: Werden die Daten, die ich bisher gemeldet habe, jetzt gelöscht?

Antwort: Nein, auch das ist erst möglich, wenn eine gesetzliche Grundlage vorliegt. Bis zu diesem Zeitpunkt bleiben die Daten gespeichert.

Frage 3: Wie sieht das Folgeverfahren von ELENA aus und wann kommt es?

Antwort: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales plant ein Konzept, das die bereits vorhandene Infrastruktur von ELENA und das erworbene Know-how aufgreift. Die bisher gewonnenen Daten dürfen allerdings aus Datenschutzgründen nicht verwendet werden. Das neue Verfahren soll einfacher und unbürokratischer ablaufen. Auch die Folgereglung muss allerdings bis zu einer entsprechenden gesetzlichen Aufhebungsregelung von ELENA warten.

Frage 4: Ich hatte hohe Ausgaben durch den Zusatzaufwand rund um ELENA. Kann ich eine Entschädigung verlangen?

Antwort: Schön wär’s. Bisher ist davon noch nicht die Rede. Die Bundesvereinigung der deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) spricht davon, dass Arbeitgeber durch ELENA Ausgaben von mehreren hundert Millionen Euro hätten. Für den Steuerzahler lägen die Kosten laut Bund der Steuerzahler bei 33 Mio. €. Vermutlich werden alle betroffenen Unternehmen und Personen auf ihren Kosten sitzen bleiben.

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Halten Sie sich nicht an die pauschalen Vorgaben

Viele Selbstständige setzen in ihrer Einkommensteuererklärung für die Fahrten ins Büro und wieder nach Hause nur 230 Fahrten jährlich an – obwohl es in vielen Fällen deutlich mehr sind. Damit wollen Sie auf Nummer sicher gehen.

So ist die Rechtslage

Das Finanzamt und die Finanzgerichte (z. B. FG München, Urteil vom 12.12.2008, Az. 13 K 4371/07) erkennen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte ohne weitere Prüfung 230 Arbeitstage jährlich an.

Diese Anzahl kommt zustande, wenn Sie von 365 (Kalender-)Tagen jeweils 52 Sonnabende und Sonntage abziehen und zusätzlich pauschal 11 Feiertage und 20 Urlaubstage berücksichtigen.

Der Denkfehler:
Es handelt sich um eine Rechnung für Arbeitnehmer mit einer 5-Tage-Arbeitswoche. Doch viele Selbstständige machen weniger als 4 Wochen Urlaub und können von einer 5-Tage-Woche nur träumen. Ihnen entgeht womöglich ein handfester Steuervorteil, wenn Sie es sich einfach machen.

Beispiel: Wenn Sie sonnabends arbeiten, sind es allein dadurch schon 48 zusätzliche Fahrten, die Sie mit den 230 Tagen unter den Tisch fallen ließen – und das auch nur, wenn Sie wirklich 4 Wochen Urlaub machen, sonst sind es mehr. Beträgt die einfache Strecke nur 15 km, sind es schon 216 € zusätzlich, die Sie steuerlich geltend machen können (15 x 48 x 0,30 €), wenn Sie die Tage ausrechnen.

Sie sollten das allerdings auch nachweisen können

Allerdings sollten Sie auch später noch nachweisen können, dass Sie tatsächlich mehr als 230 Fahrten zum und vom Arbeitsplatz hatten. Schließlich prüft das Finanzamt schon oft genauer, wenn mehr als 230 Tage aufgeführt sind.

Dieser Nachweis reicht

Nein, keine Sorge: Ein Fahrtenbuch brauchen Sie nicht zu führen! Als Nachweis reicht schon Ihr Terminkalender, in dem Sie notieren, ob Sie im Büro oder Betrieb waren.

Tipp: Den sollten Sie natürlich unbedingt zusammen mit Ihren Steuerunterlagen aufbewahren, damit Sie die Fahrten auch in ein paar Jahren noch einem Betriebsprüfer nachweisen können.

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Letzte Chance: Einmalige Download-Aktion endet heute

Kostenlos: Das große Steuer-Spar-Paket 2012 für Kleinunternehmer & Selbstständige

Das ist absolut einmalig: Ein ganzes Praxis-Paket mit Mustern, Checklisten, Strategien und unzähligen Sofortmaßnahmen, mit denen Sie Ihre Steuerbelastung brutal nach unten drücken. SOFORT!

Alle diese Vorlagen, Musterbriefe, Urteile und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erhalten Sie heute letztmalig kostenlos im Sofort-Download im großen Steuer-Spar-Paket 2012:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung: So füllen Sie das Formular sicher aus und entdecken die Sparmöglichkeiten
• Wie Sie bei Ihrer Steuererklärung alles richtig machen
• Praxistipp: So legen Sie Gegenstände aus Ihrem Privatbesitz in Ihr Unternehmen ein
• So kommen Sie aus einem akuten Liquiditätsengpass heraus
• So bekommen Sie die Abschreibungen in den Griff
• Muster: Eigenbeleg
• Private Anschaffungen über die Firma finanzieren
• Vorsicht bei Überentnahmen
• Wie Sie die Kosten für den Heim-PC in voller Höhe absetzen.
• Beispielrechnung: So beteiligt sich das Finanzamt am PC
• Sparmöglichkeit: Die Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer
• Pendlerpauschale: So kassieren Sie gleich doppelt
• Firmenwagen nach der 1%-Methode abrechnen
• So sparen Sie sich den Privatanteil beim Firmenwagen
• Musterbrief ans Finanzamt: Herabsetzung der aktuellen Einkommensteuer-Vorauszahlung wegen Bildung eines Investitionsabzugsbetrags
• Repräsentationskosten: Denken Sie an diese häufig vergessene Sparmöglichkeit!
• Mitgliedschaft oder Sponsoring, was ist steuergünstiger?
• Berufskleidung: Sieht gut aus und spart Steuern
• Vorsicht bei Geschenken
• Praxistipps zur Umsatzsteuer
• Und vieles, vieles mehr …

Dieses Steuer-Spar-Paket 2012 ist sonst nirgends erhältlich. Sie können es nur noch heute kostenlos herunterladen!

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• Unterkunft,
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Das ist der übliche Endpreis

Der übliche Endpreis ist dabei der Preis, der für die einzelne Ware oder Dienstleistung in der Mehrzahl der Verkaufsfälle am Ort tatsächlich gezahlt wird. Also der Preis, der dem Verbraucher tatsächlich eingeräumt wird – nach Verhandlungen wohlgemerkt.

Preis minus Abschlag

Sie legen zugrunde den Preis aller Waren und Dienstleistungen,

• die von verschiedenen Anbietern zu unterschiedlichen Preisen angeboten werden (z. B. Autozubehör, Computer, Darlehen, Elektroartikel, Fahrkarten, Treibstoff, Warensortiment im Supermarkt) oder
• bei denen ein Verhandlungsspielraum besteht (Darlehen, Auto, Fahrrad, Motorrad).

Üblicher Endpreis ist der so ermittelte Verkaufspreis minus 4 Prozent.

Das bedeutet für Sie

Um den üblichen Endpreis zu errechnen, reicht es nicht, einfach die Preisangebote am Markt zu vergleichen. Sie müssen noch ausgehandelte Rabatte oder schlicht Preisspannen in Ihre Rechnung einbeziehen.

Konkret:
Daher setzen Sie vom konkreten Preis, den Sie bei der Anschaffung des Wirtschaftsguts gezahlt oder den Sie am Markt ermittelt haben, nur 96 % an.

Beispiel: Sie kaufen bei einem Elektrohändler 12 Kaffeemaschinen zum Preis von zusammen 540 € ein. Die Geräte schenken Sie den 12 in Ihrem Reinigungsunternehmen tätigen Teilzeitkräften zu Weihnachten. Den dem einzelnen geringfügig Beschäftigten zugewendeten Vorteil ermitteln Sie so:

tatsächlicher Kaufpreis: 45,00 €
Ansatz mit 96 % = 43,20 €

Ergebnis: Die Freigrenze von 44 € ist nicht überschritten.

Liegt der übliche Endpreis über der monatlichen Freigrenze von 44 € (einschließlich Umsatzsteuer), müssen Sie die volle Summe in dem jeweiligen Monat zum Arbeitslohn hinzurechnen und wie üblich versteuern.

Achtung: In einzelnen Monaten nicht ausgeschöpfte Teilbeträge können Sie nicht auf Folgemonate übertragen.

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Kein Problem! Klicken Sie gleich hier. Denn dann stelle ich Sie Ihnen vor: Die 7 besten Tipps, wie Sie die 400-Euro-Grenze durchbrechen. Zum Beispiel über:

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Und das ist längst noch nicht alles!

Meine Empfehlung:
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Beispiel:
Eine GmbH hat einen Jahresumsatz von 1 Mio. Euro. Bei einer Materialquote von 50 % verbleibt nach Abzug aller Kosten ein Gewinn von 100.000 €. Eine Reduzierung um 25.000 € bei den Materialkosten führt zu folgendem Ergebnis:

Fazit: Das Unternehmen spart zwar nur 5 % der Materialkosten (= 25.000 €). Doch das reicht, um den Gewinn um 25 % zu erhöhen. Wollten Sie die gleiche Gewinnsteigerung durch Umsatzzuwächse erreichen, müssten Sie den Umsatz um 50.000 € steigern.

Darum muss es bei Ihren Sparbemühungen gehen

Sie müssen herausfinden, wofür Ihr Unternehmen wie viel Geld ausgibt und welchen Anteil diese Kostenpositionen an den Gesamtausgaben haben.

Tipp: Dafür können Sie eine einfache Tabelle verwenden.

So gehen Sie vor

Sobald Sie die Kostenpositionen in Ihrem Unternehmen gesammelt haben, filtern Sie die Kostenblöcke heraus, bei denen Sie die größten Spareffekte erzielen können. Dies ist in der betrieblichen Praxis zwar nicht immer offensichtlich. Es gibt allerdings recht einfache Hilfsmittel, mit denen Sie das für Ihr Unternehmen optimale Sparpotenzial ermitteln können, zum Beispiel die sogenannte ABC-Analyse.

Das ist der Hintergrund der ABC-Analyse

Gemessen am Wert bzw. Anteil an den gesamten Beschaffungskosten bezieht Ihr Unternehmen erfahrungsgemäß

• wichtige (A-Artikel),
• weniger wichtige (B-Artikel) und
• vergleichsweise unwichtige Produkte und Leistungen (C-Artikel).

Zweck der Analyse

Das Ziel der ABC-Analyse liegt darin, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Das versetzt Sie in die Lage, Ihre Aktivitäten schwerpunktmäßig auf Bereiche mit hoher wirtschaftlicher Bedeutung zu lenken (A-Artikel).

Konkret: So unterteilen Sie nach A, B und C

• A-Artikel sind mengenmäßig von vergleichsweise geringer (je nach Unternehmen zwischen 10 und 20 %), wertmäßig aber von großer Bedeutung (etwa 70 bis 80 %). Typische A-Güter sind z. B. Rohstoffe oder Halbfertigteile.
• B-Artikel sind sowohl hinsichtlich der Menge (etwa 20 bis 30 %) als auch hinsichtlich des Wertes (etwa 10 bis 20 %) von mittelmäßiger Bedeutung. Zu den B-Gütern gehören unter anderem weniger häufig eingesetzte Materialien, Rohstoffe oder auch Hilfs- und Betriebsstoffe. Je nach Umfang können auch Leistungen Dritter, z. B. Beratung, Wartung oder Service, in diese Kategorie fallen.
• C-Artikel sind mengenmäßig sehr bedeutsam (etwa 60 bis 70 %), wertmäßig hingegen eher weniger (etwa 5 bis 10 %). In den meisten Unternehmen zählen zu den C-Gütern vor allem Verbrauchsmaterialien und Kleinwerkzeuge, aber auch etwa Büromaterial.

Anders als bei C-Artikeln, bei denen Sie sehr viele Kostenpositionen zusammentragen müssten, um einen bestimmten Einspareffekt zu erreichen, genügen bei A-Artikeln oftmals schon einige wenige.

So können Sie bei den verschiedenen Kostenarten sparen

1. Bei A-Artikeln geht es vor allem darum, die Kosten für das Produkt selbst zu verringern. Durch das hohe Kostenvolumen ist hier das Sparpotenzial am größten, denn schon mit wenigen Maßnahmen können Sie große Summen einsparen.
2. Bei C-Artikeln können Sie im Gegensatz zu A-Artikeln Kostenreduzierungen vor allem durch Verbesserungen des Einkaufsprozesses erreichen. Da die Artikelkosten weniger ins Gewicht fallen, ist der Aufwand für Bestellung, Verpackung, Lieferung etc. vergleichsweise hoch. Durch geschickte Planung der Beschaffung können Sie daher in der Regel deutlich mehr einsparen als z. B. durch Preisverhandlungen.
3. Bei B-Artikeln müssen Sie von Fall zu Fall entscheiden ob Sie sie eher wie A- oder eher wie C-Artikel behandeln wollen.

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Gleich vorweg: Sie brauchen sowieso nicht alle Mitarbeiterunterlagen aufzubewahren. Unterlagen, die nicht für die Entgeltabrechnung oder Ersatzleistungen, wie etwa Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, entscheidend sind, können Sie wegwerfen, wann Sie wollen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat Ihnen seinen bevorzugten Urlaubszeitraum schriftlich mitgeteilt. Dieses Schreiben müssen Sie nicht aufbewahren.

Diese Regel gilt:

Spielen Mitarbeiter-Dateien und -Unterlagen aber irgendeine Rolle für

• die Lohnabrechnung,
• die Beitragsberechnung oder
• die Bemessung von Entgeltersatzleistungen etc.,

sollten Sie aufpassen.

Denn dann können für diese Unterlagen

• lohnsteuerliche,
• sozialversicherungsrechtliche oder
• arbeitsrechtliche

Aufbewahrungsfristen gelten.

Das dürfen Sie jetzt wegwerfen

Ich mache es Ihnen heute einfach. Drucken Sie einfach die folgende Übersicht aus. Darin sehen Sie übersichtlich, welche Unterlagen Sie zum 31.12.2011 vernichten dürfen.

Achtung: Die Fristen gelten übrigens auch nach Ende eines Arbeitsvertrags. Erst wenn die Zeit herum ist, dürfen Sie entsorgen.

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Tipp: Schneller als durch die Buchung einer Ausgabe, die Sie sonst privat aus versteuertem Geld getätigt hätten, können Sie gar kein Geld verdienen.

Diese 7 Betriebsausgaben werden besonders gern vergessen

Es sind vor allem die folgenden neun Betriebsausgaben, die Selbstständige und Freiberufler am häufigsten vergessen. Nutzen Sie diese Übersicht jetzt, wenn Sie Ihre Belege für den Jahresabschluss 2011 zusammenstellen.

Vergessene Ausgabe 1: Antiquitäten

Sie sind ein Freund von schönen alten Möbeln? Dann lassen Sie sich diese Vorliebe doch vom Finanzamt mitfinanzieren! Antike Möbel, wie beispielsweise Schreibtisch und Aktenschrank, erkennt das Finanzamt an, wenn Sie sie tatsächlich als Arbeitsmittel in Ihr Büro stellen. Dann unterliegen sie einer technischen Abnutzung (BFH, 31.1.1986, AZ: VI R 78/82).

Auch Antiquitäten können Sie abschreiben

Auch antike Einrichtungsgegenstände, die Sie früher einmal privat angeschafft oder geerbt haben, können abgeschrieben werden, wenn Sie diese dann künftig fast ausschließlich beruflich nutzen.

1. Sie lassen den heutigen Wert der Möbel schätzen und setzen die Beträge im Wege der Absetzung für Abnutzung (AfA) als Betriebsausgaben an.
2. Ausgehend von einer Nutzungsdauer von 10 bis 20 Jahren können Sie jährlich 5 bis 10 % der Anschaffungskosten absetzen.

Hintergrund: Bei antiken Möbeln, die ständig als Arbeitsmittel genutzt werden, können Sie eine AfA auch dann geltend machen, wenn die Gegenstände schon 100 Jahre und älter sind. Alte Möbel sind genauso wie neue Möbel einer technischen Abnutzung ausgesetzt, auch wenn bei den antiken Möbeln in der Regel keine Wertminderung eintritt. Das hat der Bundesfinanzhof bereits vor Jahren bestätigt.

So gehen Sie auf Nummer sicher

Sorgen Sie für den Fall vor, dass die Beamten im Rahmen einer Betriebsprüfung nachschauen, ob die guten Stücke wirklich betrieblich genutzt werden. Dient beispielsweise eine antike Vitrine in Ihrem Büro offensichtlich nur dekorativen Zwecken, spielt das Finanzamt weniger gern mit. Bewahren Sie in der gleichen Vitrine dagegen aber betriebliche Unterlagen auf, gilt sie als Arbeitsmittel.

Vergessene Ausgabe 2: Arbeitszimmer-Deko

Auch wenn die teure Biedermeier-Vitrine dem Finanzamt als Dekoration fürs Büro zu weit geht – ganz auf ansprechende Dekoration Ihre Arbeitsräume müssen Sie nicht verzichten. Die Kosten für übliche Deko-Gegenstände können Sie deshalb als Betriebsausgabe geltend machen, wie beispielsweise:

• ein frischer Strauß Blumen pro Woche, der die Atmosphäre im Besprechungsraum verschönert
• ein schöner Teppich
• Kübelpflanzen, die das Büro wohnlicher machen und die Raumluft verbessern
• auch Gemälde oder Grafiken in Räumen, in denen Sie Besucher/Kunden empfangen

Darauf sollten Sie achten:
Achten Sie darauf, dass die Ausgaben für solche Deko im Vergleich zur Größe Ihres Betriebs nicht zu hoch sind. Vorsicht ist auch angebracht, wenn es sich um ein häusliches Büro in Ihrer Privatwohnung handelt. Dann könnte das Finanzamt die Kosten nicht anerkennen, weil es an einer Abgrenzung zur privaten Lebensführung fehlt.

Vergessene Ausgabe 3: Beiträge an Berufsverbände

Beiträge an Berufsverbände sind immer Betriebsausgaben, selbst wenn diese zugleich auch allgemeine politische Ziele verfolgen.

Darauf sollten Sie achten:
Der Verbandszweck muss einen unmittelbaren Bezug zu Ihrer selbstständigen Tätigkeit haben. Das ist bei Beiträgen für die Handwerksinnung allemal der Fall, nicht aber etwa bei Beiträgen und Spenden an Sportvereine – auch dann nicht, wenn Sie den Sport gar nicht ausüben und nur deshalb im Verein sind, weil Ihre Mitgliedschaft dem Beruf förderlich ist.

Vergessene Ausgabe 4: Berufskleidung

Die Kosten für den Anzug können Sie steuerlich nicht geltend machen, weil es sich um Ausgaben für so genannte bürgerliche Kleidung der Lebensführung handelt, klar.

Trotzdem: Aufwendungen für typische Berufskleidung sind stets Betriebsausgaben. Dazu zählen beispielsweise

• der Blaumann des Handwerkers,
• der Kittel des Arztes oder Physiotherapeuten,
• die Tracht der Zimmerleute.

Das können Sie geltend machen:
Sowohl die Anschaffungskosten als auch die Kosten für Waschen, Reinigen, Pflegen und Reparieren sind dann steuerlich abzugsfähig. Eine typische Berufskleidung setzt voraus, dass sie ausschließlich für den Beruf verwendet wird und für den Beruf benötigt wird. Gut ist es auch, wenn sie dauerhaft das Logo oder den Schriftzug Ihres Unternehmens trägt.

Vergessene Ausgabe 5: Digitalkamera/Videorecorder etc.

In immer mehr Bereichen wird es wichtig, Arbeitsergebnisse auf Video festzuhalten, zu präsentieren oder Situationen zumindest per Foto zu dokumentieren. In kaum einem Beruf kommen Sie heute noch ohne moderne Bildtechnik aus. Beispiele:

• Als Messebauer präsentieren Sie Ihren Kunden Videoaufnahmen von Messeständen, die Sie realisiert haben.
• Als Handwerker, Makler oder für Gutachtertätigkeiten müssen Sie den Zustand von Gebäuden oder Gegenständen dokumentieren.

Denken Sie also daran, dass die Anschaffung einer modernen digitalen Foto oder Videokamera vor allem betrieblich veranlasst ist!

Achtung: Bei solchen Gegenständen vermutet das Finanzamt gern zumindest eine private Mitbenutzung und will die Kosten deshalb nicht (in ganzer Höhe) anerkennen.

Darauf sollten Sie achten:
Legen Sie Beispiele bereit, die belegen, dass die Foto- oder Videokamera in betrieblicher Nutzung ist. Und vor allem: Wenn Sie eine andere (auch ältere) Kamera im Privatbesitz haben, können Sie argumentieren, dass Sie für die Privatnutzung ja ein eigenes Gerät besitzen.

Vergessene Ausgabe 6: Reisekosten: Verpflegungspauschalen

Klar, dass Sie bei betrieblich veranlassten Reisen die Fahrtkosten als Betriebsausgaben ansetzen – die gefahrenen Kilometer mit dem Firmen- oder Privatwagen und das Bahnticket zum Beispiel.

Was jedoch viele Selbstständige vergessen sind die so genannten Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand – also Kostenpauschalen, die Sie ohne weitere Nachweise bei Geschäftsreisen ansetzen können. Ohne weitere Nachweise heißt:

Darauf sollten Sie achten:
Sie brauchen keine Belege dafür zu sammeln – es reicht, dass Sie zum Beispiel per Fahrtenbuch oder Fahrkarten nachweisen können, dass Sie eine bestimmte Zeit dienstlich unterwegs waren. Aktuell können Sie pro Tag die folgenden Pauschalen für Verpflegungsaufwand geltend machen:

Wichtig: Sie rechnen diese Pauschale für jeden Tag einzeln ab. Sind Sie mehrere Tage unterwegs, können Sie den ersten und letzten Tag nicht zusammenrechnen.

Beispiel: Sie starten Montag Abend 20 Uhr zu einer Geschäftsreise und kommen Mittwoch Nachmittag 16 Uhr zurück. Dann berechnen Sie:
für den Montag (< 8 Stunden): 0 €
für den Dienstag (24 Stunden): 24 €
für den Mittwoch (16 Stunden): 12 €

Darauf sollten Sie achten:
Wenn Sie betrieblich veranlasste Fahrten mit dem Privatwagen in einer Aufstellung festhalten, dann halten Sie darin auch die Uhrzeiten von Start und Ankunft fest. So haben Sie einen Nachweis für die Berechnung der Pauschalen.

Vergessene Ausgabe 7: Privater Telefonanschluss

Wenn es Ihnen so geht, wie den meisten Selbstständigen und Freiberuflern, dann kennen Sie das Problem: Kunden und Geschäftspartner halten sich nicht an die Geschäftszeiten! Wichtige Telefonate müssen Sie auch abends oder am Wochenende erledigen – von zu Hause aus, mit Ihrem privaten Telefon.

Das heißt: Sie benutzen Ihr privates Telefon auch für betriebliche Zwecke. Und diesen Teil können Sie als Betriebsausgabe geltend machen. Dazu haben Sie 2 Möglichkeiten:

1. Entweder Sie führen 3 Monate lang Buch über den Anteil der betrieblichen Nutzung und ermitteln darauf einen für Sie zutreffenden prozentualen Anteil der betrieblichen Telefonate.
2. Oder Sie setzen pauschal 20 % der privaten Telefonrechnung betrieblich ab – maximal allerdings 20 € im Monat. Das akzeptiert das Finanzamt ohne Nachfrage.

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Verzicht können Sie rückgängig machen

Vor ein paar Jahren bereits hat das Finanzgericht Düsseldorf einem Existenzgründer die Rückkehr zur für ihn günstigeren Kleinunternehmer-Regelung erlaubt. Und das, obwohl er zuvor bereits ausdrücklich auf diese Regelung verzichtet hatte.

Vorteil für ihn: Er bekommt mehr als 700 € Umsatzsteuer zurück, die er ein Jahr lang ans Finanzamt gezahlt hatte (Finanzgericht Düsseldorf, Urteil vom 20.6.2008, Az. 1 K 3124/07 U)!

Das bedeutet der Fall für Sie:

Überwiegen für Sie (noch) die Vorteile der Kleinunternehmer-Regelung, können Sie sie erst einmal nutzen und dann später unproblematisch aufgeben.

Hintergrund: Darum geht es bei der Kleinunternehmer-Regelung

Als Existenzgründer oder Kleinunternehmer mit niedrigen Umsätzen will der Gesetzgeber Sie zumindest ein klein wenig von Bürokratie verschonen. Dem Zweck dient die Kleinunternehmer-Regelung bei der Umsatzsteuer (§ 19 Umsatzsteuergesetz (UStG).

Diese Regelung besagt schlicht und einfach: Sie müssen Ihren Kunden keine Umsatzsteuer berechnen und keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, wenn Sie Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind. Das ist der Fall, wenn Sie

• als Existenzgründer im Gründungsjahr voraussichtlich nicht mehr als 17.500 € Gesamtumsatz machen werden oder
• im letzten Geschäftsjahr nicht mehr als 17.500 € Gesamtumsatz gemacht haben und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich 50.000 € Gesamtumsatz nicht überschreiten werden

Das sind die Vorteile:

Sie können Ihren Kunden billigere Preise bieten, da Sie die 19 % Umsatzsteuer nicht berechnen müssen (davon profitieren allerdings nur Privatkunden).

Ihnen bleiben die lästigen monatlichen bzw. quartalsweisen Umsatzsteuervoranmeldungen sowie die jährliche Jahresumsatzsteuererklärung erspart – ein Stück weniger Papierkrieg also.

Doch es gibt auch Nachteile

Da Sie keine Umsatzsteuer berechnen und abführen, können Sie auch keine Vorsteuer geltend machen. Dieser Nachteil kann für Sie empfindlich teuer werden, wenn Sie größere Investitionen planen.

Beispiel: Hans Muster macht sich mit einem kleinen Satz- und Design-Betrieb selbstständig. 2011 hat er 17.000 € Gesamtumsatz gemacht. 2012 plant er mit 20.000 €. Er könnte damit auch 2012 Kleinunternehmer bleiben. Allerdings will er 2012 expandieren und neue Computer und einen Foliendrucker für insgesamt 30.000 € brutto auf Kredit kaufen. Optiert er 2012 zur Umsatzsteuer, hat er voraussichtlich rund 3.200 € Umsatzsteuer (= 20.000 € Umsatz ÷ 119 × 19) ans Finanzamt abzuführen.

Gleichzeitig erhält er aus den Investitionen rund 4.800 € Vorsteuer (= 30.000 € ÷ 119 × 19) und aus seinen laufenden mit Vorsteuer belasteten Kosten von 9.000 €/Jahr rund 1.400 € Vorsteuer zurück. Unter dem Strich würde ihm der Fiskus 2011 also 3.000 € erstatten – Geld, auf das er verzichten muss, wenn er Kleinunternehmer bleibt.

Prüfen Sie deshalb sehr genau, ob die Umsatzsteuer-Freiheit wirklich ein Vorteil für Sie ist.

Sie können freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichten

Wenn Sie zu dem Ergebnis kommen, dass die Kleinunternehmerregelung Ihnen weniger Vorteile bringt, haben Sie folgende Möglichkeit: Wählen Sie freiwillig die Umsatzsteuerpflicht. Das ist jedem Kleinunternehmer gestattet. Dazu reicht ein Brief ans Finanzamt.

Achtung: An diese Wahl sind Sie allerdings für mindestens 5 Jahre gebunden (§ 19 Abs. 1 UStG) – zumindest auf dem Papier.

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