Rechnungen sind eine heikle Angelegenheit. Stimmt auch nur eine Kleinigkeit nicht, kann Ihnen der Vorsteuerabzug dadurch verloren gehen.
Das sind die Anforderungen
- Die Rechnung und die ergänzende Erklärung des Lieferanten müssen sämtliche Pflichtangaben enthalten, die für eine steuerlich berücksichtigungsfähige Rechnung erforderlich sind.
- Die Schriftstücke müssen sowohl von Ihnen als Kunden (Originale) als auch vom Lieferanten (Kopien) aufbewahrt werden.
- Enthält eine Rechnung nicht alle notwendigen Angaben oder sind einzelne Angaben fehlerhaft, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich erst zu dem Zeitpunkt möglich, zu dem die berichtigte Rechnung bei Ihnen als Rechnungsempfänger eingegangen ist.
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• Wie Sie Ausgangsrechnungen berichtigen: Trotz aller Vorkehrungen kann es immer mal wieder passieren, dass Ihre Ausgangsrechnungen nicht alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Das kann Ihnen enormen Aufwand bringen: Dann nämlich, wenn der Fiskus für die Berichtigung der Umsatzsteuer eine notarielle Beurkundung verlangt. So vermeiden Sie diesen Aufwand.
• Ausgabe von Gutscheinen: Hier entsteht folgende Frage: Wann liegt die umsatzsteuerpflichtige Leistung vor? Bei Ausgabe des Gutscheins oder erst bei seiner Einlösung? Die OFD Karlsruhe klärt mit einer aktuellen Verfügung zu Ihren Gunsten auf!
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Was, wenn Sie feststellen, dass eine Rechnung falsch ist?
Stellen Sie Fehler in einer Eingangsrechnung fest, sollten Sie Ihren Lieferanten umgehend auffordern, diese zu berichtigen.
Achtung: Korrekturen kann tatsächlich nur Ihr Lieferant rechtsverbindlich vornehmen. Sie können aber durchaus – im Betriebsalltag kommt das häufig vor – die Rechnung mit handschriftlichen Korrekturen versehen zurückschicken.
Das Ergebnis
Die Rechnung Ihres Lieferanten bleibt aber umsatzsteuerlich trotzdem voll wirksam – auch wenn Sie als Rechnungsempfänger Korrekturen daran vornehmen. Wenn Ihr Lieferant Ihre handschriftlichen Ergänzungen oder Änderungen durch einen entsprechenden Vermerk auf der Rechnung akzeptiert, sind Sie umsatzsteuerlich auf der sicheren Seite. Natürlich sind Sie das auch, wenn er gleich eine berichtigte – und dann auch korrekte – Rechnung schickt.
Was, wenn ein Betriebsprüfer feststellt, dass eine Rechnung falsch ist?
Dass eine Rechnung (nach wie vor) fehlerhaft ist, stellen viele erst im Rahmen einer Betriebsprüfung fest. Muss deshalb der Vorsteuerabzug rückgängig gemacht werden, ist der Vorsteuerbetrag nach Ablauf von 15 Monaten mit 0,5 % zu verzinsen. Und zwar für jeden vollen Monat in dem Zeitraum zwischen dem Vorsteuerabzug und der Vorlage der berichtigten
Was, wenn Ihr Lieferant sich geweigert hat?
Haben Sie einem Lieferanten gegenüber telefonisch die Bitte geäußert, eine Rechnung zu korrigieren, sollten Sie von dem Telefonat auf jeden Fall eine kurze Notiz fertigen. Bemängelt der Betriebsprüfer eine Rechnung, für die Sie seinerzeit eine Berichtigung gefordert hatten und für die Ihr Lieferant die Berichtigung schuldhaft verweigert hat, dann können Sie die von Ihnen zu zahlenden Zinsen als Schadensersatz ihm gegenüber geltend machen.
Das bedeutet für Sie: Es empfiehlt sich deshalb, die Korrespondenz mit Ihrem Lieferanten über die Berichtigung einer Rechnung immer sehr sorgfältig aufzubewahren. Sicher ist sicher.
