Steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit setzen den Einzelnachweis der geleisteten Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit voraus. Die Form des Einzelnachweises ist Ihnen überlassen.
Sie müssen die Aufzeichnungen so gestalten, dass der Lohnsteuerprüfer feststellen kann, ob die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit vorgelegen haben.
Es genügt daher nicht, wenn Sie die steuerfrei gezahlten Zuschläge lediglich betragsmäßig ausweisen. Die Arbeit zu den begünstigten Zeiten muss aus Ihren Unterlagen zweifelsfrei hervorgehen. Sie benötigen zwingend Angaben über
- den Arbeitstag (Datum),
- die geleisteten Arbeitsstunden und
- die genauen Uhrzeiten (z. B. bei geleisteter Nachtarbeit).
Als Nachweis mit den erforderlichen Angaben akzeptiert das Finanzamt die Stundenzettel des einzelnen Arbeitnehmers oder vergleichbare elektronische Aufzeichnungen über die Arbeitszeit Vorsicht bei pauschalen Zuschlägen Zuschläge, die Sie mit festen Monatsbeträgen pauschal ohne Rücksicht auf die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit zahlen, sind steuerpflichtig.
Die Zuschläge beziehen Sie in die Lohngrenzen einer geringfügigen Beschäftigung oder einer Aushilfstätigkeit mit ein. Auch Lohnsteuer und Beiträge zur Renten- und Krankenversicherung fallen hierfür an.
Zusätzliche pauschale Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit lassen Sie aber dann steuerfrei, wenn Abschlagszahlungen oder etwa ein Vorschuss auf Zuschläge für tatsächlich begünstigte Arbeit vorliegen.
Dazu ist erforderlich, dass Sie
- den steuerfreien Betrag nicht nach höheren als den lohnsteuerlich zulässigen Prozentsätzen berechnen,
- den steuerfreien Betrag nach dem durchschnittlichen Grundlohn und der durchschnittlichen im Kalenderjahr tatsächlich anfallenden Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit bemessen und
- die Pauschalen mit den Zuschlägen für tatsächlich erbrachte Arbeitsstunden zu den begünstigten Zeiten jeweils spätestens am Jahresende verrechnen.
Das Finanzamt akzeptiert diese Vorgehensweise, wenn Sie mit Ihrem Arbeitnehmer genau abrechnen:
- Den Teil der pauschal gezahlten Zuschläge, der auf die begünstigten tatsächlichen Arbeitsstunden in den jeweiligen Lohnzahlungszeiträumen entfällt, lassen Sie steuerfrei.
- Einen eventuell verbleibenden Restbetrag versteuern Sie oder Sie lassen ihn sich von Ihrer Teilzeitkraft erstatten.
Machen Sie keine Abrechnung, geht das Finanzamt davon aus, dass die im Kalenderjahr geleisteten Zahlungen von vornherein keine Abschlagszahlungen oder Vorschüsse, sondern steuerpflichtige pauschale Zuschläge waren. Dann kann eine Pauschalierung der Lohnsteuer scheitern, weil der Lohn infolge der Steuerpflicht der Zuschläge die Lohngrenzen übersteigt.
Achtung: Außerdem tritt bei geringfügig Beschäftigten reguläre Sozialversicherungspflicht ein.
