Gleich vorweg: Sie brauchen sowieso nicht alle Mitarbeiterunterlagen aufzubewahren. Unterlagen, die nicht für die Entgeltabrechnung oder Ersatzleistungen, wie etwa Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, entscheidend sind, können Sie wegwerfen, wann Sie wollen.

Beispiel: Ein Mitarbeiter hat Ihnen seinen bevorzugten Urlaubszeitraum schriftlich mitgeteilt. Dieses Schreiben müssen Sie nicht aufbewahren.

Diese Regel gilt:

Spielen Mitarbeiter-Dateien und -Unterlagen aber irgendeine Rolle für

• die Lohnabrechnung,
• die Beitragsberechnung oder
• die Bemessung von Entgeltersatzleistungen etc.,

sollten Sie aufpassen.

Denn dann können für diese Unterlagen

• lohnsteuerliche,
• sozialversicherungsrechtliche oder
• arbeitsrechtliche

Aufbewahrungsfristen gelten.

Das dürfen Sie jetzt wegwerfen

Ich mache es Ihnen heute einfach. Drucken Sie einfach die folgende Übersicht aus. Darin sehen Sie übersichtlich, welche Unterlagen Sie zum 31.12.2011 vernichten dürfen.

Achtung: Die Fristen gelten übrigens auch nach Ende eines Arbeitsvertrags. Erst wenn die Zeit herum ist, dürfen Sie entsorgen.

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Deshalb:
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Falle 1: Rückstellungen

Rückstellungen prüfen Finanzbeamte immer ganz genau. Schließlich mindern Sie mit Ihnen vergleichsweise bequem Ihren Gewinn – und damit auch die Steuer. Seien Sie hier also auf Rückfragen vorbereitet.

Tipp: Dokumentieren Sie zumindest in Ihren Handakten die Rechenschritte und Überlegungen dazu, wie Sie die einzelnen Rückstellungs-Werte ermittelt haben. Bei besonders gravierenden Rückstellungen sollten Sie die Berechnungen im Erläuterungsteil Ihrer Bilanz darstellen – das bewahrt Sie womöglich vor einer Betriebsprüfungsmeldung.

Falle 2: Fremdleistungen

Auch Fremdleistungen sind Finanzbeamten von Grund auf verdächtig. Sie schaut er sich mit Sicherheit genau an. Sie sind auch eine einträgliche Quelle für Kontrollmitteilungen an andere Finanzämter. Also Vorsicht!

Tipp: Stellen Sie sicher, dass nur „echte“ Fremdleistungen auf dem Konto „Fremdleistungen“ gebucht werden.

Falle 3: Umsatzsteuer

Bei der Umsatzsteuer nehmen die Finanzämter standardmäßig eine Verprobung in den Finanzämtern vor, um Fehler aufzudecken.

Tipp: Achten Sie darauf, dass Sie beispielsweise auch private Nutzungen der Umsatzsteuer unterwerfen.

Achtung: Noch größeren Wert legt das Finanzamt auf die Vorsteuer-Verprobung. Fügen Sie Ihrer Umsatzsteuer-Erklärung ruhig auch eine Vorsteuer-Ermittlung aus Ihrer Buchführung bei. Schaden kann es nicht.

Falle 4: Abschlusszahlung

Im Rahmen des Jahresabschlusses werden Fehlbuchungen korrigiert und bisher unterlassene Buchungen nachgeholt. Dies kann dazu führen, dass die Abschlusszahlung im Rahmen der Umsatzsteuer-Jahreserklärung entsprechend hoch ausfällt.

Achtung: Ab einer Abschlusszahlung von 50.000 € schrillen bei den Finanzbeamten die Alarmglocken. Ab 100.000 € können Sie sicher sein, dass die Steuerfahnder in den Startlöchern stehen.

Falle 5: Voranmeldungen

Auch die Kontrolle, ob ein Umsatz im jeweiligen Monat versteuert worden ist, gehört im Zeitalter von EDV zu den Standardübungen der Finanzämter. Nehmen Sie es daher mit den Voranmeldungen unbedingt ganz genau. Sonst können Sie sich schnell dem Vorwurf der Steuerverkürzung ausgesetzt sehen.

Falle 6: Umsatzsteuer-Nachschau

Im Rahmen der Umsatzsteuer-Nachschau wird die Korrektur der zutreffenden Versteuerung geprüft. Kommt es hierbei zu Auffälligkeiten, wird der Sachbearbeiter eine Meldung an den Veranlagungsbezirk absetzen.

Tipp: Nehmen Sie es mit der korrekten Abwicklung bitte ebenfalls sehr genau. Tun Sie das nicht, ist eine Betriebsprüfung nur noch eine Frage von wenigen Monaten.

Falle 7: Gewerbesteuer

Bei den gewerbesteuerlichen Hinzurechnungen prüft der Finanzbeamte standardmäßig, ob die Hinzurechnungen so vorgenommen worden sind, wie sie sich aus der Bilanz ergeben.

Tipp: Tragen Sie alle Posten wie etwa die Dauerschuldzinsen auch wirklich in voller Höhe ein. Der Finanzbeamte wird sie mit ziemlicher Sicherheit prüfen. Im Gegenzug prüft der Fiskus aber auch steuermindernde Faktoren, wie beispielsweise die Kürzung um den Einheitswert der vorhandenen Betriebsgrundstücke. Achten Sie darauf, dass der Betrag nachvollziehbar aufgeschlüsselt ist.

Falle 8: Körperschaftsteuer

Bei der Körperschaftsteuererklärung ermittelt der Fiskus das zu versteuernde Einkommen ausgehend von Ihrem Bilanzgewinn. Ohne die entsprechenden Buchungsbelege kann Ihr Sachbearbeiter den ermittelten Gewinn nicht überprüfen. Daher wird er die Anlagen A („Nichtabziehbare Aufwendungen“) und die Anlage WA („Weitere Anträge“) umso gründlicher checken.

Tipp: Achten Sie daher darauf, dass Sie für alle Steueranrechnungsbeträge entsprechende Original-Belege Ihrer Körperschaftsteuererklärung beifügen. Treten beim Finanzamtscheck Differenzen auf, ist das oft der Grund für eine Meldung zur Betriebsprüfung.

Falle 9: Nicht abziehbare Aufwendungen

Erliegen Sie nicht der Versuchung, Korrekturen bei den in Ihrer Bilanz gebuchten „nicht abziehbaren Aufwendungen“ unter den Tisch fallen zu lassen. Haben Sie etwa die Körperschaftsteuer-Vorauszahlungen als Betriebsausgabe gewinnmindernd berücksichtigt, müssen Sie jetzt eine entsprechende Korrektur vornehmen.

Falle 10: Hohe Abschlusszahlungen

Haben Sie vielleicht wegen sinkender Gewinne eine Reduzierung der Vorauszahlungen für die Körperschaftssteuer beantragt, schrillen im Finanzamt die Alarmglocken, wenn es in der Jahreserklärung zu einer hohen Abschlusszahlung kommt.

Das ist das Problem:
Müssen Sie mehr als 100.000 € Körperschaftssteuer nachzahlen, muss Ihr Sachbearbeiter intern zu den Gründen Stellung nehmen. Da macht es sich alles andere als gut, wenn Sie vorher einen Herabsetzungsantrag gestellt hatten, in dem Sie von einem Gewinn in der Nähe von 0 € ausgegangen sind.

Mögliche Folge für Sie:
Sie können sich in diesen Fällen darauf einstellen, dass Ihre nächste Steuererklärung gegebenenfalls vorab angefordert oder für sie über den 31.12. hinaus keine Fristverlängerung gewährt wird. Gleichzeitig ist eine Meldung an die Betriebs-Prüfungsstelle wahrscheinlich, um die Gründe für den schwankenden Gewinnverlauf aufzuklären. In dem Fall kontrolliert dann gleich der Sachgebietsleiter mit.

Tipp: Sie lösen Ihr Problem mit einem einfachen Antrag: Beantragen Sie eine Heraufsetzung Ihrer Vorauszahlungen. Von dieser Möglichkeit machen in der Praxis nur besonders gut beratene Unternehmen Gebrauch.

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Das ist der Hintergrund:

Der so genannte „Chi.Quadrattest“ findet blitzschnell heraus, ob Zahlen etwa aus Ihrem Fahrtenbuch oder auch der Barkasse normal häufig vorkommen.

Statistisch gesehen kommen alle Zahlen von 0 bis 9 gleich häufig vor. Ist das nicht der Fall, gehen Betriebsprüfer von einer möglichen Manipulation aus, aufgrund der unbewusst gewisse Lieblingszahlen häufiger vorkommen.

So lag der Fall:

• In dem Fall hatte ein Betriebsprüfer bei einer steuerlichen Außenprüfung in einem Friseursalon bemängelt, dass die Kassenbücher in Form von Excel-Tabellen geführt worden seien. Die gesetzlich geforderte Unveränderbarkeit der Kassenbucheintragungen sei nicht gewährleistet.
• Dazu kam, dass die im Rahmen der Prüfung erstellte Strukturanalyse und der darin enthaltene „Chi-Test“ eine „100%-ige Manipulationswahrscheinlichkeit ergeben“ habe, wie das Finanzgericht mitteilt.
• Die Klägerin habe nicht darlegen und dokumentieren können, dass das betreffende Kassenprogramm Manipulationen und nachträgliche Änderungen nicht zulasse.

Dem Prüfer folgend erhöhte daher das Finanzamt die erklärten Umsatzerlöse um jährlich 3.000 € und damit auch entsprechend den Gewinn.

Die Inhaberin des Friseursalons klagte dagegen und trug vor, der Prüfer habe keine Beweise für eine Manipulation gefunden. Eine von ihm durchgeführte und später nicht mehr erwähnte Kalkulation habe außerdem unter den erklärten Betriebsergebnissen gelegen.

So urteilten die Richter

Die Finanzrichter gaben der Unternehmerin recht. Auch sie sahen den Nachweis nicht als erbracht an, dass das eingesetzte Kassenprogramm Manipulationen ermöglicht.

Anders als der Betriebsprüfer waren sie außerdem der Ansicht, es sei nicht Sache des Steuerpflichtigen, „darzulegen bzw. zu dokumentieren“, dass das betreffende Kassenprogramm Manipulationen und Änderungen nicht zulässt.

Der Nachweis einer Manipulationsmöglichkeit obliege vielmehr dem Finanzamt, erinnerten die rheinland-pfälzischen Finanzrichter.

Zum Chi-Quadrattest hielten sie fest

Die vom Finanzamt behauptete „Manipulationswahrscheinlichkeit von 100%“ auf Grund des vom Prüfer durchgeführten „Chic-Quadrattest“ kann nicht zu einer Zuschätzungsbefugnis führen.

Der Test allein ist nach Einschätzung der Finanzrichter jedenfalls nicht geeignet, Beweise dafür zu erbringen, dass die Buchführung nicht ordnungsgemäß ist.

Richter zweifeln am Realitätsbezug

Abgesehen davon, hielten die Richter fest, erscheine der Test bei einem Friseursalon, bei dem – wie hier – für die Leistungen ausschließlich volle oder halbe Euro-Beträge berechnet werden, ungeeignet.

Die Häufung bestimmter Zahlen habe sich in dem Fall schon aus der Preisliste des Friseursalons ergeben, in dem die Zahl 0 wie auch die Zahlen 1, 4, 5 überdimensional häufig auftreten müssen (z.B Föhnfrisur: 15.- €; Färben: 25.- € bzw. 46,50 €; Föhnen 40,50 €).

Fazit: Urteil rechtskräftig

Die Revision ließen die Finanzrichter nicht zu, das Urteil ist mittlerweile rechtskräftig geworden.

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Bei Betriebsprüfungen des Finanzamts haben Sie mehr Rechte als Sie denken!

Fragwürdige oder willkürliche Feststellungen müssen und sollten Sie auf keinen Fall akzeptieren.

Ein aktuelles Urteil eines Finanzgerichts (FG Rheinland-Pfalz, Urteil v. 24.8.2011 – 2 K 1277/10) stärkt Ihnen dabei den Rücken: Kippt der Prüfer die Buchführung und erhöht Umsatz und Gewinn, nur weil ein digitaler Chi-Test eine Manipulationswahrscheinlichkeit unterstellt, ist das nicht zulässig. Lesen Sie jetzt hier, wie Sie Ihren Prüfer überführen!

Mit 2 Ausnahmen:

1. Umsatzsteuernachschau und
2. Lohnsteueraußenprüfung

finden überraschend statt.

Nutzen Sie die Vorbereitungszeit

In der Regel jedoch haben Sie eine Weile Zeit, um sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. Nutzen Sie sie, um die benötigten Unterlagen auf den aktuellen Stand zu bringen. Mit der nachfolgenden Checkliste übersehen Sie nichts.

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Stellen die Prüfer etwa bei dem in der Umsatzsteuer-Nachschau üblichen Kassensturz fest, dass der Bargeldbestand nicht mit dem Kassenabschlag übereinstimmt, betrachten sie Ihre gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß.

Umsatzsteuer-Nachschau immer überraschend

Im Gegensatz zu regulären Betriebsprüfungen trifft Sie eine Umsatzsteuer-Nachschau immer überraschend.

Diese 4 Faktoren erhöhen die Gefahr

Sind folgende 4 Kriterien erfüllt, steigt für Ihr Unternehmen erfahrungsgemäß die Gefahr einer Umsatzsteuer-Nachschau:

1. Unternehmensneugründung
2. Hohe Vorsteuererstattung
3. Auskunftsersuchen zum Vorsteuerabzug von anderen Finanzämtern
4. Amtshilfeersuchen aus anderen EU-Mitgliedsstaaten

Folgende Sachverhalte klären die Prüfer bei einer Umsatzsteuer-Nachschau:

• Unternehmerexistenz
• Anlage- und Umlaufvermögen
• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• einzelne Buchungsvorgänge
• Verwendung eines Gegenstands

Bei der Umsatzsteuer-Nachschau haben Sie weniger Rechte

Rechtlich betrachtet ist die Umsatzsteuer-Nachschau keine Außenprüfung. Das hat unangenehme Folgen für Sie: Ihre Rechte sind eingeschränkt.

Konkret:

• Die Beamten müssen sich zeitlich nicht mit Ihnen abstimmen.
• Außerdem erhalten Sie keinen Prüfungsbericht.

Das darf der Prüfer bei der Umsatzsteuer-Nachschau

Der Prüfer darf Ihre Räume nicht gegen Ihren Willen durchsuchen. Er darf sie aber betreten, wenn dies dazu dient, Sachverhalte festzustellen, die für die Umsatzbesteuerung erheblich sein können – beispielsweise, wenn Sie in den Räumen Belege aufbewahren oder sich dort relevante Wirtschaftsgüter befinden.

Immerhin:
Ändern sich aufgrund der Umsatzsteuer-Nachschau Ihre Besteuerungsgrundlagen, muss das Finanzamt Sie darüber vorab informieren und Ihnen Gelegenheit zur Stellungnahme geben.

Achtung: Die Prüfer können nach Ermessen zu einer regulären Außenprüfung übergehen – beispielsweise weil Sie die Zusammenarbeit verweigern.

Prüfer darf Ihre Räume für die Umsatzsteuer-Nachschau betreten

Seien Sie im eigenen Interesse kooperativ: Legen Sie dem Finanzamtsmitarbeiter auf Anforderung Bücher, Geschäftspapiere, Aufzeichnungen und andere Urkunden vor und erteilen Sie ihm Auskunft über umsatzsteuerliche Vorgänge – auch in elektronischer Form.

Einspruch ja – Aufschub nein

Sind Sie mit der Umsatzsteuer-Nachschau nicht einverstanden, ist der Finanzbeamte verpflichtet, Ihren Einspruch an Ort und Stelle aufzunehmen. Sind Sie auch nach einer etwaigen Belehrung nicht mit der Durchführung der Umsatzsteuer-Nachschau einverstanden, muss der Prüfer dies als Einspruch werten.

Das können Sie mit einem Einspruch erwirken

Verhindern können Sie die Umsatzsteuer-Nachschau damit allerdings nicht. Aber möglicherweise können Sie nachträglich ein Verwertungsverbot der festgestellten Sachverhalte erreichen. Hierfür sollten Sie eine so genannte Fortsetzungs-Feststellungsklage beim zuständigen Finanzgericht einreichen.

Abweichender Umsatzsteuerbescheid – regulärer Einspruch

Weicht das Finanzamt aufgrund einer Umsatzsteuer-Nachschau von Ihren Erklärungen ab, können Sie regulär Einspruch erheben. Werden Sie sich mit den Beamten nicht einig, entscheidet die Rechtsbehelfsstelle. Gegebenenfalls können Sie die Entscheidung später noch vom Finanzgericht prüfen lassen.

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Mit der nachfolgenden Checkliste übersehen Sie keinen Punkt:

1. Sind Sie auf die Betriebsprüfung eingerichtet?
   Sind zum geplanten Prüfungstermin alle entscheidenden Personen verfügbar? Sollte z. B. der Geschäftsführer oder Sie selbst verhindert sein, verschieben Sie den Termin.
2. Wo findet die Prüfung statt?
   Sofern sie in Ihren Räumlichkeiten durchgeführt wird, reservieren Sie einen entsprechenden Raum. Der Raum sollte normalen Büroansprüchen genügen. Ein Kellerverlies mit Holzstuhl wird vom Prüfer sicher nicht akzeptiert werden.
3. Prüfungsdauer geklärt?
   Welche Vorstellungen hat der Prüfer vom zeitlichen Umfang? Das hängt natürlich auch von der Größe Ihres Unternehmens ab. In aller Regel ist der Prüfer an 3 bis 8 Werktagen vor Ort. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Terminabsprache.
4. Alle Daten parat?
   In aller Regel wird der elektronische Datenzugriff mittels Datenträger (CD oder USB-Stick) angeordnet. Stellen Sie sicher, dass die Daten zu Prüfungsbeginn vorliegen. Kontrollieren Sie den Datenträger, bevor Sie ihn an den Prüfer aushändigen, damit nur die angeforderten Informationen überreicht werden. Darüber hinaus kann auch der unmittelbare Datenzugriff auf Ihr Buchführungssystem angeordnet werden.
5. Buchungsunterlagen beisammen?
   Lassen Sie die angeforderten Buchhaltungsunterlagen vor Beginn der Prüfung in den reservierten Raum bringen. Sie haben dann ausreichend Zeit, die Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen.
6. Sonderfall: Elektronische Betriebsprüfung
   Bei einer elektronisch angeordneten Betriebsprüfung können Sie auf den umfangreichen Ausdruck der Konten und Journale verzichten. Der Prüfer erhält diese Daten über Ihren Datenträger. Dann können Sie Punkt 5 außen vor lassen.
7. Alle Verträge beisammen?
   Suchen Sie alle Verträge heraus, die für den Prüfungszeitraum von Bedeutung sind. Prüfen Sie, ob alle Verträge noch so durchgeführt werden, wie sie ursprünglich vereinbart worden sind. Halten Sie sich vor Augen, dass der Prüfer nur die Verträge kennt. Der tatsächliche Ablauf in Ihrem Unternehmen ist ihm noch unklar. Der Finanzbeamte prüft die Verträge anhand der tatsächlichen Gegebenheiten Ihrer Buchführung. Abweichungen werden zu Nachfragen führen. Stellen Sie sich hierauf ein.

Und so wappnen Sie sich für Tag X

Vielleicht kennen Sie den Prüfer bereits. Falls nicht, wird er sich mit seinem Dienstausweis ausweisen. Das ist beim Einführungsgespräch wichtig für Sie Sie werden mit dem Betriebsprüfer ein Einführungsgespräch führen. In diesem Smalltalk sollten Sie bereits auf Besonderheiten im Prüfungszeitraum hinweisen, etwa wenn die Erreichbarkeit wegen einer Baustelle eingeschränkt war, der Krankenstand zeitweilig hoch oder Sie umfangreiche Renovierungsarbeiten haben vornehmen lassen. Falls Sie einen Steuerberater haben, sollte der bei dieser Einführungsrunde dabei sein.
Tipp: Stellen Sie sich auch auf eine Betriebsbesichtigung ein.

So sollten Sie Ihre Mitarbeiter vorbereiten

Legen Sie mit dem Prüfer die Auskunftspersonen fest. Teilen Sie ihm – vor allem aber auch Ihren Mitarbeitern – unmissverständlich mit, dass Sie oder die benannte Person der Gesprächspartner für alle steuerlich relevanten Dinge sind. Legen Sie intern fest, welcher Mitarbeiter für den Prüfer benötigte Unterlagen heraussucht. Weisen Sie diesen darauf hin, dass er ohne Rücksprache keine zusätzlichen Unterlagen an den Prüfer herausgegeben darf.

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Gönnen Sie sich ein Stück Sicherheit

Sind Sie für eine Betriebsprüfung gewappnet?

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Eines ist so sicher wie das Amen in der Kirche: Die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt. Auch wenn Sie ein kleines Unternehmen haben – auch wenn Sie steuerlich ein unbeschriebenes Blatt sind – irgendwann erwischt es jeden … Und dann ist die Frage:

Wird die Prüfung für Sie zu einem Drama mit 10.000 €, 15.000 €, 20.000 € oder mehr an Nachzahlung?

Oder gehen Sie entspannt und sicher durch die Prüfung, während die Prüfer vom Finanzamt immer nervöser werden, weil sie bei Ihnen nicht einmal ein Haar in der Suppe finden?

Gönnen Sie sich diese Sicherheit. Mit diesen Tipps aus dem Erste-Hilfe-Set ie aktuellen Gefahrenpunkte 2011: In welchen Fällen der Betriebsprüfer aktuell am häufigsten vor der Tür steht

• Prüfungsschwerpunkte 2011: Wo die Prüfer ganz besonders genau nachschauen
• Wie Sie sich optimal auf die Prüfung vorbereiten, damit der Prüfer möglichst nichts zu meckern hat
• Wie Sie dem Prüfer Grenzen aufzeigen, wenn er zu neugierig wird

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So ist die Lage

Das Bundesfinanzministerium hat Vordrucke zur Anordnung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung und den Bericht der Umsatzsteuer-Sonderprüfung den aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen angepasst (BMF-Schreiben vom 17.6.2011, Az. IV D 3 – S 7420/07/ 10023, Dok 2011/0480702).

Diese 8 Punkte sollten Sie prüfen

1. Richtiges Finanzamt?
Ist die Anordnung Ihrer Umsatzsteuer-Sonderprüfung vom zuständigen Finanzamt erlassen worden? Dies ist Ihr Betriebsstättenfinanzamt, also das Finanzamt, in dessen Bezirk Ihr Betrieb liegt.

2. Datum enthalten?
Die Prüfungsanordnung muss ein Datum enthalten. Denn davon ausgehend berechnet sich die Frist, innerhalb der Sie gegen die Anordnung einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung Einspruch einlegen können.
Das gilt: Die Frist beträgt einen Monat. Die Prüfungsanordnung gilt mit Ablauf des 3. Tages nach Aufgabe zur Post (Datum der Prüfungsanordnung) als bekannt gegeben.

3. Steuernummer korrekt?
Stimmt die in der Prüfungsanordnung angegebene Steuernummer mit der Steuernummer überein, unter der Sie Ihre monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen?

4. Korrekte Firmierung?
Ist der Name Ihres Unternehmens zutreffend angegeben? Stimmt die Rechtsform mit der im Handelsregister eingetragenen überein? Kommt es hier zu Abweichungen, ist die Prüfungsanordnung nichtig und entfaltet keinerlei Wirkung.

5. Prüfungszeitraum eingegrenzt?
Ist der zu prüfende Zeitraum angegeben? Das Finanzamt kann sowohl die Umsatzsteuer-Voranmeldungen als auch die Umsatzsteuer-Jahreserklärungen vollumfänglich überprüfen. Der Fiskus hat aber auch die Möglichkeit, die Prüfung von vornherein auf bestimmte Sachverhalte zu beschränken. Diese werden Ihnen bereits in der Prüfungsanordnung mitgeteilt.
Tipp: Weitere Unterlagen für andere Zeiträume können dann, während der laufenden Prüfung, nicht nachgefordert werden.

6. Prüfungsbeginn und -ort genannt?
Sind Beginn und der Ort der Prüfung angegeben? Grundsätzlich soll die Prüfung in Ihrem Betrieb erfolgen. Sollten Sie dort über keine geeigneten Räumlichkeiten verfügen, kann die Prüfung im Finanzamt durchgeführt werden. Ist dies auch dort nicht möglich, findet die Prüfung bei Ihrem Steuerberater statt. Sofern eine Prüfung in den Räumlichkeiten Ihres Unternehmens nicht möglich sein sollte, setzen Sie sich bitte frühzeitig mit dem Finanzamt in Verbindung. Dies gilt auch für die Fälle, in denen Sie aus betrieblichen Gründen die Prüfung verschieben müssen. Ein solcher Grund liegt z. B. dann vor, wenn der verantwortliche Mitarbeiter während der Prüfung im Urlaub ist oder zeitgleich bereits eine Prüfung der Sozialversicherung in Ihrem Unternehmen stattfindet.
Tipp: Sie sollten dem Prüfer einen ganz normalen Büroraum zuweisen können. Haben Sie nur Platz im Keller, sollten Sie auf Amt oder Steuerberater ausweichen.

7. Prüfer genannt?
Ist der Name des Prüfers angegeben? Nur der in der Prüfungsanordnung angegebene  Prüfer ist vom Finanzamt beauftragt worden, Ihr Unternehmen zu prüfen. Wird vom Finanzamt ein anderer Prüfer eingesetzt, so muss Ihnen dies vor Prüfungsbeginn mitgeteilt werden.

8. Rechtlicher Hinweis für den Verdachtsfall
Die Erläuterungen zur Prüfungsanordnung enthalten bereits den Hinweis, wie sich das Finanzamt verhalten muss, sollte sich im Verlauf der Außenprüfung der Verdacht einer Steuerstraftat ergeben. In diesem Fall darf der Prüfer den Sachverhalt erst dann weiter ermitteln, wenn beispielsweise der Geschäftsführer oder der Steuerverantwortliche des Unternehmens über die Einleitung eines Steuerstraf- und Bußgeldverfahrens informiert worden ist.

Fehler gefunden? Und nun?

Grundsätzlich haben Sie 2 Möglichkeiten:
1. Stellen Sie fest, dass ein Punkt in Ihrer Prüfungsanordnung nicht korrekt ist, können Sie den Sachbearbeiter, der in der Anordnung angegeben ist, anrufen und auf den Fehler hinweisen. Sie erhalten dann eine neue Prüfungsanordnung.
2. Oder Sie warten auf das Erscheinen des Prüfers und teilen ihm dann mit, dass es die von ihm zu prüfende Firma nicht gibt. Er müsste Ihr Unternehmen dann wieder verlassen und eine neue Prüfungsanordnung erlassen.

Sie können es sich schon denken: Besser, Sie verhalten sich kooperativ – und wählen die erste Variante.

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Wird die Prüfung für Sie zu einem Drama mit 10.000 €, 15.000 €, 20.000 € oder mehr an Nachzahlung?

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Aber:

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Das ist der Grund
Immer mehr Selbstständige, die Fahrtenbuch führen, beobachten bei Finanzbeamten und Betriebsprüfern folgendes Vorgehen: Sie errechnen aus den im Fahrtenbuch verzeichneten Kilometern und den Tankquittungen, die Sie geltend machen, einen durchschnittlichen Spritverbrauch Ihres Firmenwagens.

Was der Prüfer mit der Information anfängt?

Ganz einfach: Liegt der aus Fahrtenbuch und Tankquittungen errechnete Verbrauch über den Angaben des Fahrzeugherstellers, gehen die Finanzbeamten davon aus, dass Sie auch Tankquittungen von einem privaten Auto oder Quittungen von Freunden und Bekannten steuerlich geltend machen.

Beispiel:
1.    In seinem Fahrtenbuch verzeichnet ein Selbstständiger 10.000 Kilometer.
2.    Für den betreffenden Zeitraum finden die Betriebsprüfer in seinen Belegen Tankquittungen über 700 Liter Benzin.
3.    Das ergibt einen Durchschnittsverbrauch von knapp 14 Litern auf 100 km.
4.    Dann vergleicht der schlaue Prüfer den errechneten Wert mit den Angaben des Herstellers.

Die Folge:
Der Finanzbeamte oder Betriebsprüfer könnte Ihr Fahrtenbuch komplett verwerfen.
Das bedeutet für Sie:
•    Bei einem nicht ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch wird der Fiskus die private Nutzung bei mindestens 50-prozentiger betrieblicher Nutzung nach der Ein-Prozent-Regelung ermitteln.
•    In allen anderen Fällen schätzt er den Privatanteil.

So sorgen Sie vor
Überprüfen Sie Ihr Fahrtenbuch regelmäßig selbst mit dieser Methode. Prüfen Sie, ob die errechneten Werte im Bereich der Herstellerangaben liegen.

Gut für Sie dabei:
Bekanntermaßen sind die Angaben der Autohersteller zum Verbrauch meist zu optimistisch. In der Realität verbrauchen Autos meist spürbar mehr, als von den Herstellern versprochen.

Tipp: Der ADAC liefert auf seinen Internetseiten realistischere Angaben zu allen Fahrzeugtypen.

Diese Gründe könnten Ihren Mehrverbrauch rechtfertigen.

Doch vielleicht liegt Ihr Verbrauch ja sogar noch darüber.
Dann sollten Sie sich Ihr Fahrverhalten anschauen:
•    Transportieren Sie häufiger schwere Gegenständen oder Waren?
•    Ziehen Sie mit Ihrem Firmenwagen häufig einen Anhänger?
Beides kann den Spritverbrauch deutlich nach oben treiben. Weisen Sie einen kritischen Prüfer auf solche Faktoren hin!
Trifft auch das nicht zu, überprüfen Sie alle Tankquittungen, ob sich versehentlich private Quittungen eingeschmuggelt haben. Ist das der Fall, sollten Sie diese jetzt rechtzeitig aussortieren.

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Benzinpreise explodieren: So sparen Sie jetzt wenigstens bei der Steuer

Beim Firmenwagen zahlen viele Selbstständige zu viel Geld ans Finanzamt. Zusammen mit den stetig steigenden Spritpreisen müssen Sie beim Firmenwagen so gleich doppelt tief in die Tasche greifen.

Mit dem Spezialreport „Firmenwagen“ zeigen wir Ihnen, wie Sie wenigstens die Steuerlast bei Ihrem PKW senken können. Prüfen Sie damit selbst, ob Sie zu viel zahlen – und wo Sie sparen können.

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So lag der Fall

Das Finanzamt hatte bei der Betriebsprüfung einer Schank- und Speisewirtschaft mit einem Zeitreihenvergleich erhebliche Schwankungen beim Rohgewinnaufschlag festgestellt. Mithilfe eines EDV-Programms ermittelte der Prüfer den wöchentlichen Wareneinkauf und setzte ihn ins Verhältnis zum Umsatz.

Wegen einiger Mängel bei der Kassenführung erklärte der Prüfer die Buchführung für nicht ordnungsgemäß und schätzte den Gewinn, indem er den Rohgewinnaufschlag aus einem begrenzten Zeitraum seines Zeitreihenvergleichs zugrunde legte.

BFH-Richter untersagen die willkürliche Schätzung

Der Kläger hält die Schätzung des Finanzamts, die zu einer Steuernachforderung von 89.000 € führte, für nicht zutreffend.

Das Finanzgericht gab der Klage des Gastwirts in vollem Umfang statt.

Die Begründung der Richter

Die Finanzrichter gelangten zu der Überzeugung, dass die Buchführung des Gastwirts formell ordnungsgemäß ist. Sie stuften es als nicht zulässig ein, dass das Finanzamt wegen kleinerer Beanstandungen bei der Kassenführung die gesamte Buchführung als nicht ordnungsgemäß einstuft.

Den Fall ließen die Richter zur Revision vor dem Bundesfinanzhof (BFH) zu.

Das bedeutet das Urteil für Sie

1. Bei einer ordnungsgemäßen Buchführung ist grundsätzlich davon auszugehen, dass der Gewinn richtig ausgewiesen wurde.
2. Das Finanzamt darf den Gewinn nur dann schätzen, wenn es diese Vermutung widerlegen kann.
3. Das Finanzamt darf allein die Schwankungen beim Rohgewinnaufschlag, die es bei einem Zeitreihenvergleich ermittelt hat, nicht nutzen, um den Gewinn zu schätzen.
4. Es ist außerdem willkürlich, wenn das Finanzamt sich einen Zeitraum herausgreift und diesen für repräsentativ erklärt.

Kein Verdacht auf Manipulation: Chi-Quadrat-Test schlug nicht an

In dem Fall kam hinzu, dass der Chi-Quadrat-Test keine Auffälligkeiten zeigte. Mit diesem Test wird bei großen Zahlenmengen (hier: bei den Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen in 3 Jahren) die Verteilung der Ziffern 0 bis 9 geprüft und festgestellt, ob das Ergebnis mathematisch-statistisch signifikant ist. Das ist der Fall, wenn Aufzeichnungen manipuliert werden, weil unbewusst persönliche Lieblingszahlen häufiger verwendet werden.

Hintergrund: Das sollten Sie über den Rohgewinnaufschlag wissen

Betriebsprüfer werden bei einer Betriebsprüfung Ihre Buchführungsdaten nutzen, um mit ihrem EDV-Programm (IDEA) Zeitreihenvergleiche zu erstellen. Der Rohgewinnaufschlag lässt sich anhand der Jahreswerte ermitteln.

Schwankungen beim Rohgewinnaufschlag, die sich im Laufe eines Jahres ergeben, können mit einem Zeitreihenvergleich ermittelt werden. Stellt der Betriebsprüfer mit seinem Zeitreihenvergleich fest, dass Ihre Aufschlagsätze im Laufe eines Jahres unterschiedlich hoch sind, bedeutet dies nicht, dass Sie nicht alle Erlöse erfasst haben.

Die Zeiten in einem Zeitreihenvergleich sind oft nicht miteinander vergleichbar. Abweichungen können auftreten, weil

• auch bei einem Gastronomiebetrieb der Wareneinkauf nicht gleichbleibend ist, sondern ein Teil der Produkte auf Vorrat gekauft wird und
• der Einkaufspreis von Waren derselben Art und Güte (insbesondere bei frischen Produkten) saisonbedingt größeren Schwankungen unterliegen kann.

Darauf sollten Sie achten

Das Urteil des Finanzgerichts Köln zeigt, dass eine formell ordnungsgemäße Buchführung kein Selbstzweck ist.
Achten Sie peinlich genau darauf, dass Sie Ihre Geschäfte stets korrekt verbuchen. Ohne formelle Mängel oder bei nur geringfügigen Mängeln, wie sie fast immer auftreten, muss Ihnen das Finanzamt dann nämlich im Einzelnen nachweisen, dass Sie Einnahmen nicht erfasst haben.

Fazit: Eine ordnungsgemäße Buchführung schützt Sie somit vor Umsatz- und Gewinnschätzungen durch das Finanzamt.

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In aller Regel wird der Prüfer folgende Unterlagen anfordern:

• Lohnsteuerkarten 2010
• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug 2011
• Lohnkonten
• Sozialversicherungsrechtlich zu führende Aufzeichnungen
• Stunden bzw. Tätigkeitsnachweise
• Personalakten Ihrer Mitarbeiter, einschließlich Aushilfen (hier geht es um die Arbeitsverträge und individuellen Vereinbarungen; Beurteilungen oder Krankheitsakten brauchen Sie nicht vorzulegen)
• Ihre gesamte kaufmännische Buchführung, wie sie bei einer „normalen“ Betriebsprüfung angefordert wird

Wozu die kaufmännische Buchführung gut sein soll?

Vielleicht fragen Sie sich, wozu der Betriebsprüfer die kaufmännische Buchführung einsehen will. Im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung wird der Prüfer auch eine Stundenkalkulation durchführen. Er will feststellen, ob der von Ihnen erklärte Umsatz mit den jeweils gemeldeten Stunden erzielt werden kann. Hierfür benötigt er Ihre Unterlagen über die sonstige Buchführung.

Beispiel:
Ihr Unternehmen ist im Gastronomiebereich tätig. Der Prüfer wird nun die von Ihnen erklärten Tagesumsätze mit Ihrem Lohnaufwand in Beziehung setzen. Hohe Umsätze können z. B. in der Außengastronomie nur dann erzielt werden, wenn entsprechendes Personal eingesetzt wird. Ohne Ihre kaufmännische Buchführung wäre dieser Quervergleich nicht möglich.

Dieses Recht auf Information genießen Sie

Der Lohnsteuerprüfer wird Sie nicht sofort über jeden einzelnen Punkt seiner Feststellungen informieren. Wenn Sie ihn aber zwischenzeitlich aufsuchen und sich nach Feststellungen erkundigen, wird er Sie über den Stand der Prüfung informieren.

Prüfpunkte kommen vor der Schlussbesprechung

Es ist ein Gebot der Fairness, dass Ihnen die Finanzverwaltung angemessene Zeit (rund 1-2 Wochen) vor der Schlussbesprechung die Prüfungsfeststellungen mitteilt, sofern es der Prüfer nicht schon vorab im Rahmen seiner Informationspflicht getan hat.

Achtung: Sie können nicht unvorbereitet in ein Gespräch gehen, um sich dann ad hoc verteidigen zu müssen. Werden Sie während der laufenden Prüfung nicht über die Sachverhaltsfeststellungen informiert, lehnen Sie eine Schlussbesprechung ohne schriftliche Zusammenstellung der Besprechungspunkte ab.

Das sollten Sie über die Schlussbesprechung wissen

Ziel der Schlussbesprechung ist es, Einigkeit über alle Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüfung zu erzielen. Teilnehmer der Schlussbesprechung sind:

• Sie als Steuerverantwortlicher,
• Ihr Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung
• oder auch noch Ihr Steuerberater
• und ggf. auch Ihr Geschäftsführer.

Auf Seiten des Finanzamts nehmen teil:

• der Lohnsteuerprüfer und
• sein Sachgebietsleiter.

Tipp: Auch wenn Sie Ihre rechtlichen Gestaltungen vollkommen anders auslegen als der Prüfer, unterlassen Sie persönliche Angriffe. Dafür gibt es den Rechtsweg.

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