Mit der nachfolgenden Checkliste übersehen Sie keinen Punkt:

1. Sind Sie auf die Betriebsprüfung eingerichtet?
   Sind zum geplanten Prüfungstermin alle entscheidenden Personen verfügbar? Sollte z. B. der Geschäftsführer oder Sie selbst verhindert sein, verschieben Sie den Termin.
2. Wo findet die Prüfung statt?
   Sofern sie in Ihren Räumlichkeiten durchgeführt wird, reservieren Sie einen entsprechenden Raum. Der Raum sollte normalen Büroansprüchen genügen. Ein Kellerverlies mit Holzstuhl wird vom Prüfer sicher nicht akzeptiert werden.
3. Prüfungsdauer geklärt?
   Welche Vorstellungen hat der Prüfer vom zeitlichen Umfang? Das hängt natürlich auch von der Größe Ihres Unternehmens ab. In aller Regel ist der Prüfer an 3 bis 8 Werktagen vor Ort. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Terminabsprache.
4. Alle Daten parat?
   In aller Regel wird der elektronische Datenzugriff mittels Datenträger (CD oder USB-Stick) angeordnet. Stellen Sie sicher, dass die Daten zu Prüfungsbeginn vorliegen. Kontrollieren Sie den Datenträger, bevor Sie ihn an den Prüfer aushändigen, damit nur die angeforderten Informationen überreicht werden. Darüber hinaus kann auch der unmittelbare Datenzugriff auf Ihr Buchführungssystem angeordnet werden.
5. Buchungsunterlagen beisammen?
   Lassen Sie die angeforderten Buchhaltungsunterlagen vor Beginn der Prüfung in den reservierten Raum bringen. Sie haben dann ausreichend Zeit, die Unterlagen auf Vollständigkeit zu prüfen.
6. Sonderfall: Elektronische Betriebsprüfung
   Bei einer elektronisch angeordneten Betriebsprüfung können Sie auf den umfangreichen Ausdruck der Konten und Journale verzichten. Der Prüfer erhält diese Daten über Ihren Datenträger. Dann können Sie Punkt 5 außen vor lassen.
7. Alle Verträge beisammen?
   Suchen Sie alle Verträge heraus, die für den Prüfungszeitraum von Bedeutung sind. Prüfen Sie, ob alle Verträge noch so durchgeführt werden, wie sie ursprünglich vereinbart worden sind. Halten Sie sich vor Augen, dass der Prüfer nur die Verträge kennt. Der tatsächliche Ablauf in Ihrem Unternehmen ist ihm noch unklar. Der Finanzbeamte prüft die Verträge anhand der tatsächlichen Gegebenheiten Ihrer Buchführung. Abweichungen werden zu Nachfragen führen. Stellen Sie sich hierauf ein.

Und so wappnen Sie sich für Tag X

Vielleicht kennen Sie den Prüfer bereits. Falls nicht, wird er sich mit seinem Dienstausweis ausweisen. Das ist beim Einführungsgespräch wichtig für Sie Sie werden mit dem Betriebsprüfer ein Einführungsgespräch führen. In diesem Smalltalk sollten Sie bereits auf Besonderheiten im Prüfungszeitraum hinweisen, etwa wenn die Erreichbarkeit wegen einer Baustelle eingeschränkt war, der Krankenstand zeitweilig hoch oder Sie umfangreiche Renovierungsarbeiten haben vornehmen lassen. Falls Sie einen Steuerberater haben, sollte der bei dieser Einführungsrunde dabei sein.
Tipp: Stellen Sie sich auch auf eine Betriebsbesichtigung ein.

So sollten Sie Ihre Mitarbeiter vorbereiten

Legen Sie mit dem Prüfer die Auskunftspersonen fest. Teilen Sie ihm – vor allem aber auch Ihren Mitarbeitern – unmissverständlich mit, dass Sie oder die benannte Person der Gesprächspartner für alle steuerlich relevanten Dinge sind. Legen Sie intern fest, welcher Mitarbeiter für den Prüfer benötigte Unterlagen heraussucht. Weisen Sie diesen darauf hin, dass er ohne Rücksprache keine zusätzlichen Unterlagen an den Prüfer herausgegeben darf.

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Eines ist so sicher wie das Amen in der Kirche: Die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt. Auch wenn Sie ein kleines Unternehmen haben – auch wenn Sie steuerlich ein unbeschriebenes Blatt sind – irgendwann erwischt es jeden … Und dann ist die Frage:

Wird die Prüfung für Sie zu einem Drama mit 10.000 €, 15.000 €, 20.000 € oder mehr an Nachzahlung?

Oder gehen Sie entspannt und sicher durch die Prüfung, während die Prüfer vom Finanzamt immer nervöser werden, weil sie bei Ihnen nicht einmal ein Haar in der Suppe finden?

Gönnen Sie sich diese Sicherheit. Mit diesen Tipps aus dem Erste-Hilfe-Set ie aktuellen Gefahrenpunkte 2011: In welchen Fällen der Betriebsprüfer aktuell am häufigsten vor der Tür steht

• Prüfungsschwerpunkte 2011: Wo die Prüfer ganz besonders genau nachschauen
• Wie Sie sich optimal auf die Prüfung vorbereiten, damit der Prüfer möglichst nichts zu meckern hat
• Wie Sie dem Prüfer Grenzen aufzeigen, wenn er zu neugierig wird

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In aller Regel wird der Prüfer folgende Unterlagen anfordern:

• Lohnsteuerkarten 2010
• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug 2011
• Lohnkonten
• Sozialversicherungsrechtlich zu führende Aufzeichnungen
• Stunden bzw. Tätigkeitsnachweise
• Personalakten Ihrer Mitarbeiter, einschließlich Aushilfen (hier geht es um die Arbeitsverträge und individuellen Vereinbarungen; Beurteilungen oder Krankheitsakten brauchen Sie nicht vorzulegen)
• Ihre gesamte kaufmännische Buchführung, wie sie bei einer „normalen“ Betriebsprüfung angefordert wird

Wozu die kaufmännische Buchführung gut sein soll?

Vielleicht fragen Sie sich, wozu der Betriebsprüfer die kaufmännische Buchführung einsehen will. Im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung wird der Prüfer auch eine Stundenkalkulation durchführen. Er will feststellen, ob der von Ihnen erklärte Umsatz mit den jeweils gemeldeten Stunden erzielt werden kann. Hierfür benötigt er Ihre Unterlagen über die sonstige Buchführung.

Beispiel:
Ihr Unternehmen ist im Gastronomiebereich tätig. Der Prüfer wird nun die von Ihnen erklärten Tagesumsätze mit Ihrem Lohnaufwand in Beziehung setzen. Hohe Umsätze können z. B. in der Außengastronomie nur dann erzielt werden, wenn entsprechendes Personal eingesetzt wird. Ohne Ihre kaufmännische Buchführung wäre dieser Quervergleich nicht möglich.

Dieses Recht auf Information genießen Sie

Der Lohnsteuerprüfer wird Sie nicht sofort über jeden einzelnen Punkt seiner Feststellungen informieren. Wenn Sie ihn aber zwischenzeitlich aufsuchen und sich nach Feststellungen erkundigen, wird er Sie über den Stand der Prüfung informieren.

Prüfpunkte kommen vor der Schlussbesprechung

Es ist ein Gebot der Fairness, dass Ihnen die Finanzverwaltung angemessene Zeit (rund 1-2 Wochen) vor der Schlussbesprechung die Prüfungsfeststellungen mitteilt, sofern es der Prüfer nicht schon vorab im Rahmen seiner Informationspflicht getan hat.

Achtung: Sie können nicht unvorbereitet in ein Gespräch gehen, um sich dann ad hoc verteidigen zu müssen. Werden Sie während der laufenden Prüfung nicht über die Sachverhaltsfeststellungen informiert, lehnen Sie eine Schlussbesprechung ohne schriftliche Zusammenstellung der Besprechungspunkte ab.

Das sollten Sie über die Schlussbesprechung wissen

Ziel der Schlussbesprechung ist es, Einigkeit über alle Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüfung zu erzielen. Teilnehmer der Schlussbesprechung sind:

• Sie als Steuerverantwortlicher,
• Ihr Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung
• oder auch noch Ihr Steuerberater
• und ggf. auch Ihr Geschäftsführer.

Auf Seiten des Finanzamts nehmen teil:

• der Lohnsteuerprüfer und
• sein Sachgebietsleiter.

Tipp: Auch wenn Sie Ihre rechtlichen Gestaltungen vollkommen anders auslegen als der Prüfer, unterlassen Sie persönliche Angriffe. Dafür gibt es den Rechtsweg.

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So verliert die  Betriebsprüfung ihren Schrecken

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Ein paar Zahlen: Nach Angaben der Bundesregierung waren im Jahr 2009 bundesweit 13.332 Betriebsprüfer im Einsatz. Das war zwar ungefähr so viel, wie in den Vorjahren – aber die Prüfer holten allein bei der Umsatzsteuer insgesamt gut eine Milliarde € mehr an Steuernachzahlungen für den Fiskus herein.

Das sollten Sie tun

Am besten checken Sie jetzt schon alle Eingangsrechnungen durch – haben Sie die Steuererklärung erst einmal erledigt, werden Sie bestimmt nicht mehr dran denken – bis zur Betriebsprüfung, und dann stünden Sie dumm da. Kontrollieren Sie also besser schon jetzt, ob einer der folgenden 12 Fälle auf die jeweilige Rechnung zutrifft.

In diesen 12 Fällen kassiert der Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug

1. Das Entgelt wird falsch oder gar nicht angegeben.
2. Der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers fehlen.
3. Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers fehlen.
4. Der Rechnungsaussteller ist nicht identisch mit dem leistenden Unternehmer.
5. Der Steuerbetrag wird falsch aufgeführt.
6. Der Zeitpunkt der Leistung wird nicht angegeben.
7. Die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts ist nicht berücksichtigt.
8. Die Rechnung nennt einen falschen Steuersatz.
9. Die Rechnung nennt keinen Steuersatz.
10. Die Rechnung weist Leistungen bzw. Lieferungen aus, die gar nicht erbracht wurden.
11. Die sich aus einer Berichtigung ergebenden Änderungen werden weder aus der Rechnung noch aus einem Begleitdokument deutlich.
12. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird nicht mitgeteilt.

Entdecken Sie einen der genannten Fehler, sollten Sie die Rechnung umgehend zurückweisen und verlangen, dass Ihr Lieferant Ihnen eine korrekte Rechnung schickt.

Tipp: Achten Sie künftig immer sofort beim Rechnungseingang auf diese Punkte. Begleichen Sie künftig nur noch korrekte Rechnungen – und bitten Sie bei allen anderen zuvor um Korrektur.

Verlangen Sie eine korrekte Rechnung

Eine falsch ausgestellte Rechnung kann nur Ihr Lieferant rechtsverbindlich korrigieren. Die Rechnung Ihres Lieferanten bleibt umsatzsteuerlich trotzdem voll wirksam – auch wenn Sie als Rechnungsempfänger selbst Korrekturen daran vornehmen.

So sollten Sie konkret vorgehen:

Schicken Sie die unkorrekte Rechnung mit handschriftlichen Korrekturen versehen zurück, mit der Bitte um Korrektur. Haben Sie einem Lieferanten gegenüber telefonisch die Bitte geäußert, eine Rechnung zu korrigieren, sollten Sie von dem Telefonat auf jeden Fall eine kurze Notiz fertigen.

Darum sollten Sie Ihre Bitte um Korrektur dokumentieren

Bemängelt der Betriebsprüfer eine Rechnung, für die Sie seinerzeit eine Berichtigung gefordert hatten und für die Ihr Lieferant die Berichtigung schuldhaft verweigert hat, dann können Sie die von Ihnen zu zahlenden Zinsen als Schadensersatz ihm gegenüber geltend machen.

Deshalb sollten Sie die Korrespondenz mit Ihrem Lieferanten über die Berichtigung einer Rechnung immer sehr sorgfältig aufzubewahren. Sicher ist sicher.

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• Pflichtangaben in Rechnungen: So schaffen Sie Klarheit
• Checkliste: Berücksichtigen Sie wirklich alle abziehbaren Vorsteuerbeträge?
• Vorsicht: Fehlender Zeitpunkt der Lieferung in der Eingangsrechnung gefährdet Vorsteuerabzug
• Leistungszeitpunkt in der Rechnung: So machen Sie alles richtig
• Berichtigung einer Rechnung: Wann Sie Schadensersatz verlangen können
• Schnellübersicht: Eingangsrechnungen berichtigen
• Geldwerte Praxis-Tipps: Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Subunternehmern
• Gutschriften als Rechnungen: Diese Besonderheit müssen Sie beachten
• Definition: Was sind handelsübliche Bezeichnungen
• Vorsicht vor doppelter Umsatzsteuer in Einzel- und Gesamtrechnungen
• Angaben zum vereinbarten Entgelt in der Rechnung: Wie Sie Ihren Vorsteuerabzug sicherstellen
• Entgeltminderungen: Wann die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer berichtigt werden muss
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Obwohl die Zahl der Prüfer seit Jahren kaum gestiegen ist, bringen diese den Finanzämtern immer höhere Milliardenbeträge nachgezahlter Steuern ein.

Nicht nur der Fiskus – auch die Sozialversicherung ist klamm

Das Geschäft lohnt sich für den Fiskus. So sehr, dass die Sozialversicherungsträger zuweilen ein wenig aus dem Blick geraten. Doch die sind selbst klamm – und können jeden Cent nachgezahlter Beiträge gebrauchen.

Besonders fies: Die Lohnsteueraußenprüfung

Fies sind Lohnsteueraußenprüfung und auch Umsatzsteuernachschau schon, weil die Finanzämter diese nicht anzukündigen brauchen.

Doch auch so kann eine Lohnsteueraußenprüfung richtig teuer für Sie werden. Denn – Steuergeheimnis hin und her: Der Prüfer kann nach Abschluss der Prüfung die Sozialversicherungsträger über seine Erkenntnisse informieren. Wie weit diese Informationspflichten und -berechtigungen gehen, stellt die Oberfinanzdirektion Niedersachsen in einer aktuellen Verfügung klar (vom 30.7.2010, AZ: S 0131 – 33 – St 142).

Damit kommen schlimmstenfalls also nicht nur Steuernachzahlungen auf Sie zu, sondern womöglich auch noch Beitragsnachzahlungen.

So ist die Rechtslage

Die Finanzämter dürfen nicht nur Daten weitergeben. Nach § 31 Abs. 2 Abgabenordnung (AO) sind sie sogar dazu verpflichtet, den Trägern der gesetzlichen Sozialversicherung, der Bundesagentur für Arbeit und der Künstlersozialkasse Informationen zu überlassen. Voraussetzung ist, dass

• diese Informationen für die Feststellung der Versicherungspflicht oder für die Festsetzung von Beiträgen einschließlich der Künstlersozialabgabe erforderlich sind oder
• der Betroffene einen Antrag auf Mitteilung stellt.

In diesem Fall besteht keine Mitteilungspflicht

Die Mitteilungspflicht besteht nur dann nicht, wenn ihre Erfüllung mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden wäre. Ob dieser unverhältnismäßige Aufwand vorliegt, muss der zuständige Sachbearbeiter anhand des jeweiligen Einzelfalls beurteilen.

Achtung: Auskünfte können sehr weitgehend sein

Die Auskünfte nach § 31 Abs. 2 AO sind nicht auf Besteuerungsgrundlagen beschränkt. Außerdem ist in § 31 Abs. 2 AO der Personenkreis, über den Auskünfte erteilt werden können, nicht umschrieben.

Daher dürfen die Finanzämter zum Beispiel auch Auskünfte über vom Finanzamt bisher nicht erfasste und der Sozialversicherung nicht gemeldete Arbeitnehmer weitergeben.

Pauschal verschicken dürfen Finanzämter Lohnsteuerprüfungsberichte aber nicht

Laut Verfügung kommt es immer wieder vor, dass Rentenversicherungsträger bei den Finanzämtern um Lohnsteueraußenprüfungsberichte bitten. Immerhin: Die Finanzämter dürfen Betriebsprüfungsberichte schon wegen des Steuergeheimnisses nicht einfach versenden, da diese auch eine Vielzahl von Informationen enthalten, die für die Beiträge in der Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung gar nicht relevant sind.

• Vielmehr müssen sie in jedem einzelnen Fall sorgfältig prüfen, ob dem Antrag des Rentenversicherungsträgers entsprochen werden kann.
• Zudem müssen steuerrechtliche Angabe, die für die Feststellung der Versicherungspflicht oder die Festsetzung von Beiträgen nicht erforderlich sind, im Bericht geschwärzt oder daraus entfernt werden.

Diese Daten würde das Finanzamt zurückhalten

• Name des Prüfers/der Prüferin,
• Angaben zur Auskunftsperson/Steuerberater,
• Feststellungen zur Umsatzsteuer für Sachzuwendungen,
• Feststellungen zu Versorgungsbezügen ab dem 65. Lebensjahr,
• Feststellungen, die dem Arbeitgeber für die Zukunft die Erfüllung seiner lohnsteuerlichen Pflichten auferlegen,
• strafrechtliche Vorbehalte.

So geht das Finanzamt mit den Daten freiwillig Versicherter um

• Wenn der freiwillig Versicherte hauptberuflich selbstständig ist: Dann ist eine Weitergabe jeglicher Informationen an die Sozialversicherungsträger ausgeschlossen.
• Wenn der freiwillig Versicherte nicht hauptberuflich selbstständig ist: Bei allen anderen freiwillig Versicherten dürfen die Finanzbehörden den Sozialversicherungsträgern aber durchaus Auskunft geben.

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Stell Dir vor, es ist Betriebsprüfung, doch der Prüfer geht leer aus!

Das können Sie haben! Mit dem neuen Sofort-Download, der JETZT auf Ihren Klick hier wartet. Es ist das 39-teilige Betriebsprüfungspräventionskit. Mit ihm sehen Sie der nächsten Betriebsprüfung ganz gelassen entgegen.

Das 39-teilige Betriebsprüfungspräventionskit, das mit 1 Klick hier per Sofort-Download zu Ihnen kommt, zeigt Ihnen klipp und klar die wichtigsten Fallstricke bei der Betriebsprüfung auf – und nennt Ihnen gleich 16 Prüfpunkte, die Sie noch vor der Prüfung durchgehen und „nachzahlungssicher“ machen können.

Und das Beste:
Das 39-teilige Betriebsprüfungspräventionskit enthält ein wichtiges Zusatz-Tool, mit dem Sie dauerhaft für Sicherheit sorgen. Es heißt: „Betriebsausgaben betriebsprüfungssicher abrechnen: Reisekosten, Dienstwagen, Geschenke und Bewirtungskosten“ – und hilft Ihnen auch hier, stets betriebsprüfungssicher abzurechnen und zu buchen.

Mein Tipp:
Lassen Sie sich das 39-teilige Betriebsprüfungspräventionskit nicht entgehen. Es kommt bequem per Sofort-Download zu Ihnen.

Denn Betriebsprüfer dürfen direkt auf Daten-Management-Systeme zugreifen. Das hat das Finanzgericht Münster entschieden (Urteil vom 1.7.2010, Az. 6 K 357/10 AO, veröffentlicht am 15.9.2010).

So lag der Fall:
Die Betriebsprüfer hatten das Unternehmen aufgefordert, ihnen den direkten Lesezugriff auf alle Eingangsrechnungen zu ermöglichen, die im firmeninternen Daten-Management-System digitalisiert hinterlegt waren.

Das Unternehmen hatte den Zugriff verweigert, weil sämtliche Eingangsrechnungen im Original archiviert seien und auf Anforderung vorgelegt werden konnten; mehr könne die Finanzverwaltung nicht verlangen. Außerdem enthalte das System Unterlagen, die nicht steuerrelevant sind und mitunter zusätzlich dem Datenschutz unterfallen (Zertifizierungen, Aktennotizen, Urlaubsanträge von Mitarbeitern etc.). Eine Trennung nach steuerrelevanten und anderen Unterlagen sei nicht möglich, argumentierte das Unternehmen.

Warum die Finanzrichter diese Argumente nicht gelten ließen:

Übersicht: Die wichtigsten Urteilsgründe im Überblick

Was dieses Urteil für Ihren betrieblichen Alltag bedeutet

Ungeachtet dieses Urteils bleibt es dabei, dass Betriebsprüfer ausschließlich steuerrelevante Daten verwerten dürfen. Dabei sind die Betriebsprüfer allerdings nicht auf Vorgänge beschränkt, die Gegenstand der Betriebsprüfung sind. Auch Zufallsfunde dürfen sie verwerten. Wenn Sie also in Ihrem Unternehmen mit einem Daten-Management-System arbeiten: Überprüfen Sie, ob eindeutige, unmissverständliche und vor allem auch funktionierende Zugriffsregelungen bestehen, aufgrund derer es ausgeschlossen ist, dass Betriebsprüfer auf andere als steuerrelevante Daten zugreifen können.

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So ist die Rechtslage:

Die BuStra entscheidet, ob und wann ein Strafverfahren wegen des Verdachts der Steuerhinterziehung oder Steuerverkürzung gegen die Steuerverantwortlichen eingeleitet wird. Darüber informiert ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 31.8.2009 über die Änderung des § 10 Abs. 1 der geänderten Betriebsprüfungsordnung (BpO), die diese Frage regelt.

Nach Ansicht des BMF besteht für den Prüfer immer dann eine Pflicht, die BuStra zu unterrichten, wenn Anhaltspunkte für die auch nur mögliche Durchführung eines Strafverfahrens vorliegen.

Konkret: In diesen 8 Fällen meldet der Betriebsprüfer einen Verdacht

1. Nach einer durchgeführten Kalkulation oder einer Bargeldverkehrsrechnung verbleiben ungeklärte Differenzen mit einigem Gewicht, z. B. Vermögenszuwachs wird mit unplausiblen Geldzuflüssen, wie Verwandtendarlehen, Auslandsdarlehen oder Spielbankgewinnen erklärt.
2. Ungebundene Privatentnahmen (Barabhebungen) reichen zur Bestreitung des Lebensunterhalts offensichtlich nicht aus.
3. Bei Feststellung schwerwiegender Buchführungsmängel, insbesondere auffälliges Fehlen von sonst allgemein üblichen Belegen.
4. Bei Hinweisen auf verschwiegene oder irreführend bezeichnete Bankkonten (Konten auf fingierten oder fremden Namen).
5. Bei in der Bilanz wesentlich zu niedrig bewerteten Aktiv-Beständen sowie erheblich zu hoch bewerteten passiven Beständen des Betriebsvermögens.
6. Die sich aus Kontrollmitteilungen ergebenden Einnahmen sind in der Buchführung nicht erfasst.
7. Es liegt eine Selbstanzeige durch das Unternehmen vor, egal in welchem Verfahrensstadium.
8. Es gibt konkrete Verdachtsmomente, dass Belege manipuliert/gefälscht wurden.

So geht es nach der Einleitung eines Strafverfahrens weiter

Ob ein Unternehmen tatsächlich Steuern hinterzogen oder verkürzt hat, ist aus der reinen Einleitung eines Strafverfahrens natürlich noch nicht ersichtlich. Hier muss die Finanzverwaltung ermitteln und entsprechende Beweise vorlegen.

Tipp: Sollte an den Vorwürfen des Prüfers etwas dran sein, sollten Sie die tatsächlichen Verhältnisse vollständig offen legen. Gerade am Anfang des Verfahrens können Betroffene durch aktive Mitwirkung die Folgen Ihres Fehlverhaltens positiv beeinflussen.

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Gratis: Die 15 meist genutzten Checklisten im Datenschutz

Seit der Bundesdatenschutz-Novelle vom 1.9.2009 herrscht in vielen Unternehmen Unsicherheit:  Einerseits droht der Staat mit hohen Geldstrafen, wenn Sie als Arbeitgeber beim Thema „Datenschutz“ Fehler machen – andererseits legt er die Anforderungen nicht deutlich dar.

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Denn diese 15 Checklisten sind Bestandteil des insgesamt 99-teiligen Präventionskit zur BDSG-Novelle. Und wenn Sie jetzt hier klicken, bekommen Sie gleich das ganze Paket voll mit Arbeitshilfen, dem Gesetz, Arbeitsanweisungen, Vorlagen für Datenschutzerklärungen der Mitarbeiter inklusive der  47 anwaltsgeprüften Vorlagen zum Datenschutz. : Dazu gehören Muster-Verträge, Verpflichtungserklärung, Verschwiegenheitserklärung, Geheimhaltungsvereinbarung, Betriebsvereinbarungen, Mitarbeiterinfos etc. ebenfalls GRATIS per sofort-Download. Deshalb:

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Noch vor einigen Jahren galt die Faustregel, dass Sie als „normaler“ Selbstständiger und Kleinunternehmer im Durchschnitt alle 25 Jahre mit einer Außenprüfung des Finanzamts rechnen mussten. Nach Einschätzung von Steuerexperten ist die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen.

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Nie wieder schlaflose Nächte, wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht

Irgendwann in Ihrer Tätigkeit als Steuerverantwortlicher meldet sich bei Ihnen ein  Betriebsprüfer, der mit Ihnen den Beginn der Betriebsprüfung abstimmen möchte. Je näher der Prüfungsbeginn rückt, desto unruhiger werden viele von Ihnen schlafen. Warum eigentlich?

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• Dem Spezial-Tipp: Was tun, wenn der Steuerfahnder klingelt? (Seite 2)
• Dem Expertenrat: So gehen Sie bestens vorbereitet in die Schlussbesprechung (Seite 3)
• Der Übersicht: „Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Antwort auf die häufigsten Fragen“ (Seite 6)
• Der Zusammenstellung: „Die gefährlichsten Fallstricke bei Lohnsteuer-Außenprüfungen“ (Seite
• Und, und, und

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Der Beleg: Die Einnahmen, die das Bundesfinanzministerium durch Betriebsprüfungen erzielt, nehmen von Jahr zu Jahr zu. Im Jahr 2007 haben annähernd 13.600 Betriebsprüfer über 210.000 Betriebe geprüft und damit nach für die öffentlichen Haushalte ein Mehrergebnis von 16,6 Mrd. € erzielt.

Hintergrund dieser Entwicklung

In den Finanzämtern geht die Zahl der Sachbearbeiter zwar zurück, das Personal bei den Amtsbetriebsprüfungsstellen wird jedoch schon seit Jahren aufgestockt. Diese Stellen sind für die Überprüfung der kleinen örtlichen Betriebe und Freiberufler zuständig. Das hat wichtige Konsequenzen für Ihren Umgang mit dem Finanzamt: Der Sachbearbeiter, der für Sie zuständig ist, hat immer weniger Zeit, Ihre Steuererklärungen zu überprüfen, weil er immer mehr Fälle bearbeiten muss. Deshalb kann er Ihre eingereichten Unterlagen oft nur noch überfliegen und auf die Schnelle abhaken. Stimmt auf den ersten Blick etwas nicht oder zeigen Steuererklärungen typische Auffälligkeiten, dann wandert die Akte jetzt schnell zur Amtsbetriebsprüfungsstelle.

Ihre Konsequenz: Möglichst unauffällig bleiben!

Versuchen Sie deshalb heute umso mehr, steuerlich unauffällig zu bleiben. Achten Sie dabei auch besonders auf Formalitäten, wie beispielsweise die Einhaltung der Steuertermine und das Erscheinungsbild Ihrer eingereichten Unterlagen. So bleiben Sie ein Fall, den der gestresste Sachbearbeiter gern und schnell abhakt. Nutzen Sie dazu die Praxisübersicht zum Umgang mit dem Finanzamt. In der folgenden Übersicht sehen Sie, wann die Gefahr einer Betriebsprüfung besonders groß ist.

In diesen Fällen ist die Gefahr einer Betriebsprüfung besonders groß

Es gibt bestimmte Anzeichen, bei denen das Finanzamt besonders hellhörig ist und schnell eine Betriebsprüfung vornimmt. Treffen eine oder mehrere der folgenden Aussagen auf Sie zu, besteht die Gefahr, dass sich das Finanzamt bei Ihnen meldet:

• Sie weisen von Jahr zu Jahr stark schwankende Gewinne aus.
• Sie erzielen hohe Umsätze, es bleiben jedoch keine oder nur niedrige Gewinne übrig.
• Sie haben größere Geschäfte mit Immobilien gemacht.
• Ungereimtheiten in der Umsatzsteuer: Sie haben eine größere Nachzahlung bei der Umsatzsteuererklärung.
• Sie haben Pacht-, Miet-, Darlehens- oder Arbeitsverträge mit Familienangehörigen neu abgeschlossen.
• Sie hatten bereits einmal eine Betriebsprüfung, die zu Nachzahlungen geführt hat

Praxisübersicht: So bleiben Sie für Ihr Finanzamt „unauffällig“

Der erste Eindruck zählt, auch bei Ihren Steuererklärungen: Ihre Steuererklärung, die Sie beim Finanzamt einreichen, kann zwar vollständig sein, aber wenn sie unordentlich, durcheinander und mit losen Blättern beim Sachbearbeiter auf dem Schreibtisch landet, ist das ein Ärgernis für den gestressten Finanzbeamten, der mehr Akten auf dem Schreibtisch hat, als ihm lieb ist. Dieser Ärger kann leicht dazu führen, dass sich der Beamte Ihre Unterlagen besonders genau anschaut und das Haar in der Suppe findet. Das heißt für Sie: Geben Sie die Unterlagen sauber und ordentlich mit einem Heftstreifen gebunden ab.

Mit den Umsatzsteuervoranmeldungen besonders ordentlich sein. Achten Sie während des Jahres besonders auf eine rechtzeitige und möglichst korrekte Abgabe Ihrer Umsatzsteuervoranmeldungen. Grund: Kommt es bei der abschließenden Umsatzsteuererklärung zu großen Abweichungen, schließen die Finanzbeamten schnell darauf, dass es Ungereimtheiten geben könnte, die durch eine Betriebsprüfung ans Tageslicht kommen sollen.

Nicht zu viele und nicht zu wenige Infos geben: Geben Sie mit Ihrer Steuererklärung immer nur die Unterlagen ab, die gefordert sind – nicht mehr und nicht weniger. Wenn Sie Unterlagen abgeben, die gar nicht gefragt sind, besteht die Gefahr, dass Sie die Beamten zu weiteren Nachfragen und Untersuchungen erst animieren. Geben Sie dagegen zu wenig ab, muss der Beamte nachhaken.

Vornehme Distanz wahren: Klar ist, dass Sie mit Ihren Ansprechpartnern im Finanzamt keinen Streit anfangen, auch wenn Sie sich über einen Bescheid ärgern. Aber auf der anderen Seite sollten Sie auch höfliche Distanz wahren und jedes Privatgespräch vermeiden. Beispiel: Erzählen Sie am Telefon, dass Sie gerade mit dem Auto aus dem Urlaub zurück sind, dann könnte der Beamte einmal überprüfen wollen, ob diese Privatfahrt auch in Ihrem Fahrtenbuch verzeichnet ist.

Doch ganz so einfach, wie manch Prüfer denkt, geht es dann doch nicht – zumindest, wenn Sie betriebliche und private Einnahmen und Ausgaben sauber in verschiedenen Konten verwalten.

Kontenbereiche trennen

Eine Entscheidung des Saarländischen Finanzgerichts (Urteil vom 30. 6. 2005,Az.1 K 141/1) stärkt der Finanzverwaltung den Rücken. Die Richter verdonnerten einen Unternehmer dazu, alle Kontoauszüge lückenlos vorzulegen. Allerdings fehlte es in diesem Fall des Saarländischen Finanzgerichts an einer Trennung. Damit wurde das gemischte Konto (betriebliche und private Ein- und Ausgaben) zu einem betrieblichen Konto.

Tipp: Sie sollten die betrieblichen und privaten Vorgänge über zwei verschiedene Konten abwickeln. Dann müssen Sie dem Prüfer nicht sofort alle privaten Ausgaben offenbaren.

Personengesellschaften müssen aufpassen

Vielfach nehmen es gerade Personengesellschaften mit der Kontentrennung nicht so genau. Wer hier nicht aufpasst und von vornherein trennt, ermöglicht der Finanzverwaltung einen tiefen Einblick in die privaten Finanzen der Gesellschafter. Dadurch verschaffen Sie dem Prüfer ungeahnte Möglichkeiten, die oftmals zu hohen Mehrergebnissen führen. Wären die betrieblichen und privaten Kontobewegungen getrennt worden, wäre dies so nicht möglich gewesen. Daher mein Rat: Trennen Sie immer betriebliche und private Kontobewegungen!

GmbH hat keinen Privatbereich

Kraft Gesetzes hat die Kapitalgesellschaft keinen Privatbereich. Die Kontoauszüge des Gesellschafter-Geschäftsführers sollten daher für den Fiskus tabu sein. Dies ändert sich aber in den Fällen, in denen Unregelmäßigkeiten im betrieblichen Bereich festgestellt werden. Jetzt hat der Fiskus ein großes Interesse, die Privatkonten anzufordern.

Einblick nun auch ohne Strafverfahren

Früher war ein Strafverfahren die Voraussetzung, dass Betriebsprüfer Einblick auch in die privaten Konten nehmen konnten. Leitete der Betriebsprüfer ein Strafverfahren ein, kamen Sie nicht mehr umhin, ihm auf Anforderung Ihre Privatkonten zu zeigen. Auch der Hinweis, sie vernichtet zu haben, führt zu nichts: Die Finanzverwaltung fordert auf Ihre Kosten bei den Banken entsprechende Kopien an.

Ein Strafverfahren ist nun nach einem aktuellen Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) nicht mehr nötig. Die BFH-Richter lockerten nämlich vor kurzem die Schwelle für so genannte Kontrollmitteilungen an die Finanzämter. Eine solche Mitteilung ist nun auch dann zulässig, wenn bereits ausreichende Hinweise auf Fehler bei der Steuererklärung vorliegen – und nicht erst bei einem konkreten Verdacht auf eine Straftat. Allumfassende Kontrollmitteilungen bleiben allerdings weiter verboten.

Auffälligkeiten reichen für eine Kontoprüfung

In dem konkreten Fall, zu dem der BFH im Dezember 2008 das Urteil gesprochen hatte, war ein Betriebsprüfer bei einer Bank auf Bankkunden gestoßen, die hohe Schadenersatzzahlungen für Fehlkäufe von Wertpapieren erhalten hatten. Daraus schloss der Prüfer auf hohe Vermögen, die möglicherweise am Fiskus vorbei geschleust wurden. Diese Verdachtsmomente reichten dem BFH zwar nicht aus und die Richter wiesen daher die beabsichtigten Kontrollmeldungen der Bank als unzulässig zurück – erweiterten aber die Möglichkeiten der Betriebsprüfer.

Nach Ansicht der Richter reicht es durchaus, „wenn das zu prüfende Bankgeschäft Auffälligkeiten aufweist, die es aus dem Kreis der alltäglichen und banküblichen Geschäfte hervorhebt“, heißt in dem Urteil. Dabei geht es um „Geschäftsentwicklung, die dazu verlocken, solche Einkünfte dem Finanzamt zu verschweigen“. Ein Strafverfahren ist also nicht mehr nötig. Nach Ansicht der obersten deutschen Finanzrichter steht dies nicht im Konflikt mit dem gesetzlich garantierten Bankgeheimnis.

Tipp: Hat der Fiskus Unregelmäßigkeiten festgestellt und ein Strafverfahren eingeleitet oder den Verdacht auf mögliche Fehler in der Steuererklärung geäußert, sollten Sie als Betroffener ab sofort mit offenen Karten spielen. Dadurch können Sie die Folgen erheblich mindern.

In den Fällen ging es um den Umfang des Zugriffsrechts der Finanzverwaltung bei einer Betriebsprüfung, wenn das zu überprüfende Unternehmen ein Datenverarbeitungssystem einsetzt und in der Prüfungsanordnung der Datenzugriff mit angeordnet wird.

Finanzamt: Datenzugriff zu unrecht gesperrt

Ein Unternehmen hatte bestimmte Einzelkonten seiner EDV-gestützten Finanzbuchhaltung gegen den Datenzugriff durch die Prüfer des Finanzamts gesperrt. Er begründete dies so, dass eine Einsicht in diese Konten allenfalls zur Festsetzung einer niedrigeren Steuer führen würde.

Außerdem hatte sich die AG geweigert, in elektronischen Formaten gespeicherte Ein- und Ausgangsrechnungen über ihr EDV-System lesbar zu machen, und stattdessen Ausdrucke auf Papier angeboten.

Bei der Betriebsprüfung ist der Datenzugriff zulässig

Der BFH hat sich dieser Auffassung nicht angeschlossen und mit Beschluss vom 26.9.2007 I B 53, 54/07, veröffentlicht am 21.11.2007, den Antrag auf Aussetzung der Vollziehung einer entsprechenden Anordnung des Finanzamts abgelehnt.

Die BFH-Richter vertreten die Auffassung, dass die Regelung des § 147 Abs. 6 AO eindeutig ist: Das Finanzamt hat das Recht, auf sämtliche Konten der Finanzbuchhaltung zuzugreifen.

Dies schließt auch Ihre Verpflichtung mit ein, dass ein Betriebsprüfer auf Ihre Ein- und Ausgangsrechnungen elektronisch zugreifen darf. Entweder gewähren Sie dem Prüfer einen „Nur-Lese“-Zugriff in Ihrer eigenen EDV oder händigen ihm die Ein- und Ausgangsrechnungen auf einem Datenträger (CD, USB-Stick) aus. Auch ist nicht ernstlich zweifelhaft, dass der Steuerpflichtige verpflichtet ist, den Prüfern, die in elektronischen Formaten gespeicherten Ein- und Ausgangsrechnungen mit Hilfe seines EDV-Systems über Bildschirm lesbar zu machen.

Konsequenz für die Praxis

Erhalten Sie eine Prüfungsanordnung Ihres Finanzamts, in der auch der Datenzugriff angeordnet wird, müssen Sie die notwendigen Zugriffsrechte einräumen. Hier zu mauern, um die Prüfung in die Länge zu ziehen, wird Ihnen nichts als Unannehmlichkeiten bringen. Sparen Sie sich Ihre Energie lieber für inhaltliche/sachliche Auseinandersetzungen mit dem Prüfer.

Tipp für DATEV-Nutzer

Viele Unternehmer setzen auch in ihren Unternehmen die Software der steuerberatenden Berufe, kurz DATEV, ein. Lassen Sie eine Daten-CD bzw. DVD über die Genossenschaft in Nürnberg erstellen, ist dies relativ teuer. Vollkommen kostenlos können Sie dagegen die Daten selbst auf einem USB-Stick speichern und dem Prüfer aushändigen.

Tarifvertrag begründet Ansprüche

Das Bundessozialgericht bestätigte diesen Grundsatz für die Einzelhandelsbranche:

In einem Einzelhandelsgeschäft waren Verkäuferinnen beschäftigt. Der Geschäftsinhaber ging davon aus, dass die Beschäftigungen sozialversicherungsfrei wären, da die laufenden monatlichen Arbeitsentgelte unter der Geringfügigkeitsgrenze lagen. Urlaubsgeld oder eine Sondervergütung wurde nicht gezahlt. Aufgrund eines im Einzelhandel geltenden Tarifvertrags hatten die Verkäuferinnen allerdings durchaus Anspruch auf die Einmalzahlungen. Der Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung berechnete daraufhin die Sozialabgaben nach.

Das bedeutet, dass nach geleisteter Arbeit der Entgeltanspruch Ihrer Mitarbeiter besteht. Die Voraussetzungen erfüllen Mitarbeiter auch, wenn ihnen ein Tarifvertrag Entgeltansprüche zugesteht. Lassen Sie einen möglicherweise geltenden Tarifvertrag nicht außer acht – sonst müssen Sie womöglich Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen. Denn: Gleichzeitig mit dem entstandenen Entgeltanspruch machen die Sozialversicherungsträger ihre Beitragsansprüche geltend.

Der Arbeitgeber trägt das doppelte Risiko

Achten Sie deshalb unbedingt darauf, dass sich die Berechnung der Sozialabgaben anders als im Steuerrecht nach den zu beanspruchenden und nicht nur nach den tatsächlich ausgezahlten Arbeitsentgelten richtet. Insbesondere bei einer Betriebsprüfung müssen Sie sonst bei falscher Beurteilung mit Nachberechnungen in erheblichem Umfang rechnen.

Dabei haben Sie als Arbeitgeber ein mindestens doppeltes Risiko. Denn: Hat der Betriebsprüfer einen Fehler festgestellt, zahlen Sie nicht nur Ihre Arbeitgeberbeitragsanteile. Sie haften auch für die Arbeitnehmerbeitragsanteile. Und das inklusive des eigentlich vom Arbeitnehmer allein zu zahlenden Zusatzbeitrags für Kinderlose in der Pflegeversicherung in Höhe von 0,25 % und des Sonderbeitrags in der Krankenversicherung in Höhe von 0,9 % des Arbeitsentgelts.

Tipp: Prüfen Sie, ob für Ihren Betrieb eine Tarifvertrag für allgemeinverbindlich erklärt wurde. Wenn Ihr Unternehmen vor kurzem aus einem Tarifvertrag ausgestiegen ist, klären Sie, welche Ansprüche aus dem Tarifvertrag noch bestehen – bis zum Auslaufen des Tarifvertrags oder aufgrund individueller Arbeitsverträge womöglich auch darüber hinaus.