Das Finanzamt dürfen Sie nicht unterschätzen. Für schludrige oder unvollständige Unterlagen haben die Beamten kein Verständnis. Fehlen bei Ihrer Jahressteuererklärung einzelne Formulare, wird der Finanzbeamte sich ganz sicher mit einer Nachfrage an Sie wenden. Schließlich darf er Ihre Unterlagen erst bearbeiten, wenn sie vollständig sind. Dann wird er sie sich in einem solchen Fall sicher doppelt genau anschauen.

Das sollten Sie wissen: Klar, auch in den Finanzämtern herrscht akuter Personalmangel. Durchgewunken wird aber nur, was auf den ersten Blick schon ordentlich und schlüssig aussieht. Nur mit solchen Unterlagen haben Sie eine Chance, nicht genauer überprüft zu werden.

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So machen Sie es richtig: Überprüfen Sie bei jeder Steuererklärung, ob Ihre Unterlagen vollständig sind. Achten Sie auch auf ein schlichtes, sauberes äußeres Erscheinungsbild. Das heißt: Ordnen Sie alle Formulare in der richtigen Reihenfolge in einen Schnellhefter ein. Es darf nichts heraushängen oder -fallen.

Fehler 2: Alle Belege einreichen

Viel hilft viel – nach diesem Grundsatz scheinen gerade Existenzgründer oft zu verfahren. Und reichen zusammen mit den Einkommensteuerformularen akkurat geordnet alle Belege gleich mit ein. Natürlich mit bestem Vorsatz, alles richtig zu machen. Und heißt es nicht auch: Keine Buchung ohne Beleg? Doch deshalb sofort alle mit einzureichen ist ein Fehler – aus 2 Gründen:

1. Sie machen dem zuständigen Sachbearbeiter zusätzliche Arbeit: Statt einer schmalen Mappe mit den nötigen Formularen hat er einen ganzen Stapel von Papieren oder einen ganzen Ordner auf dem Schreibtisch, durch den er sich durchwühlen muss. Das könnte Unmut erzeugen, den Sie nicht auf sich ziehen wollen.
2. Der Finanzbeamte könnte auf den Gedanken kommen, sich die Belege genau durchzuschauen. Die Folge: Ein Haar in der Suppe findet garantiert jeder Beamte, auch wenn Sie Ihre Unterlagen tadellos geführt haben. Unangenehme und lästige Nachfragen sind die Folge.

So machen Sie richtig:

• Reichen Sie bei Ihren Voranmeldungen und Steuererklärungen nur die gesetzlich geforderten Formulare und Unterlagen ein.
• Halten Sie Belege und Aufzeichnungen für den Fall der Nachfrage gut geordnet bereit.
• Nur in Ausnahmefällen sollten Sie von sich aus zusätzliche Unterlagen ans Finanzamt schicken. Etwa, wenn Sie wahrscheinlichen Nachfragen direkt vorbeugen wollen, beispielsweise weil Sie eine große Investition getätigt, gleichzeitig weniger Einnahmen und dadurch bei einer Umsatzsteuer-Voranmeldung einen Vorsteuer-Erstattungsbetrag zu verzeichnen haben. Dann kann es sinnvoll sein, Kaufbelege (in Kopie) ans Finanzamt zu senden, um einer Nachfrage vorzubeugen.

Fehler 3: Bemühen um einen menschlich guten Kontakt

Es kann und wird gelegentlich vorkommen, dass ein Sachbearbeiter aus dem Finanzamt mit einer Nachfrage bei Ihnen anruft.

Die Gefahr: Sie könnten in der Hektik und ohne Vorbereitung eine Antwort geben, die anderen Angaben in Ihrer Steuererklärung widerspricht. Was Sie nicht sehen: Der Sachbearbeiter macht eine Aktennotiz über Ihre telefonische Aussage – und schon haben Sie einen schriftlich dokumentierten Widerspruch in Ihren Unterlagen, der womöglich schwer wieder aus der Welt zu schaffen ist.

So machen Sie es richtig:

• Machen Sie gegenüber dem Finanzamt grundsätzlich keine Aussagen zur Sache am Telefon.
• Sollte ein Sachbearbeiter mit Nachfragen bei Ihnen anrufen, bedanken Sie sich höflich für den Anruf. Aber bitten Sie den Sachbearbeiter, die Frage kurz schriftlich zu formulieren und an Sie zu schicken. So haben Sie mehr Zeit, Ihre Antwort zu überprüfen, und vermeiden die Gefahr, etwas Falsches zu Protokoll zu geben.
• Da Ihnen das Finanzamt bei solchen Nachfragen auch immer eine Frist zur Antwort einräumt, können Sie in komplizierteren Fällen auch noch gut einen Steuerberater hinzuziehen.

Fehler 4: Vorauszahlungen mit falschen Angaben senken wollen

Wenn Sie Ihren Steuerbescheid erhalten, wird in vielen Fällen auch die aktuelle Vorauszahlung angepasst. Haben Sie etwa in Ihrer Steuererklärung 2008 gegenüber dem Vorjahr einen erhöhten Gewinn ausgewiesen haben und mussten Einkommensteuer nachzahlen, passt das Finanzamt die laufenden Einkommensteuer-Vorauszahlungen 2009 und 2010 in der Regel sofort entsprechend an. Die Nachzahlung zusammen mit der erhöhten Vorauszahlung führt dann mitunter schnell zu einer starken Liquiditätsbelastung, wenn Sie nicht genügend Geld zurückgelegt haben oder wegen Umsatzeinbrüchen Ihre Rücklagen teilweise oder ganz aufgezehrt haben.

In dieser Situation bitten manche Selbstständige das Finanzamt um eine Herabsetzung der aktuellen Vorauszahlung wegen angeblich zurückgehender Umsätze und Gewinne. Dieser Bitte kommen die Finanzämter oft ohne weitere Prüfung nach. Doch spätestens bei der nächsten Steuererklärung kann das böse Erwachen kommen, wenn sich dann herausstellt, dass Umsätze und Gewinne überhaupt nicht zurückgegangen sind. Das Finanzamt wertet die ungerechtfertigte Herabsetzung dann als Steuerhinterziehung.

Achtung: Das kann sogar eine Anzeige zur Folge haben.

So machen Sie es richtig: Bleiben Sie immer möglichst nah an Ihren tatsächlichen Erwartungen, wenn es um die Festsetzung der Vorauszahlung geht. Bitten Sie nur dann um Anpassung, wenn das Finanzamt tatsächlich von zu hohen Gewinnen ausgeht.

Fehler 1: Alle Belege einreichen

Dieser Fehler ist besonders beliebt bei Existenzgründern, die zum 1. Mal ihre Steuererklärung oder -voranmeldung abgeben: Zusammen mit den Formularen reichen Sie fleißig geordnet gleich sämtliche Belege mit ein. Die meisten wollen damit vielleicht ihr besonderes Bemühen um Transparenz dokumentieren. Und heißt es nicht schließlich auch „Keine Buchung ohne Beleg“? Warum es trotzdem ein Fehler ist, alle Belege einzureichen:

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1. Sie bereiten dem zuständigen Sachbearbeiter damit zusätzliche Arbeit: Statt einer schmalen Mappe mit den nötigen Formularen hat er einen ganzen Stapel von Papieren oder einen ganzen Ordner auf dem Schreibtisch, durch den er sich durchwühlen muss. Das könnte Unmut erzeugen – den wollen Sie nicht auf sich ziehen.

2. Der Finanzbeamte könnte auf den Gedanken kommen, sich die Belege genau durchzuschauen. Die Folge: Auch wenn Sie Ihre Unterlagen noch so tadellos geführt haben, findet jeder Beamte garantiert ein Haar in der Suppe. Unangenehme und lästige Nachfragen sind die Folge.

So sollten Sie vorgehen: Liefern Sie nur die für Ihre Voranmeldungen und Steuererklärungen gesetzlich geforderten Formulare und Unterlagen beim Finanzamt ab. Halten Sie Belege und Aufzeichnungen für den Fall der Nachfrage aber schon mal gut geordnet bereit.

Zusätzliche Unterlagen nur im Ausnahmefall

Zusätzliche Unterlagen gleich mit ans Finanzamt zu schicken, kann ausnahmsweise sinnvoll sein, wenn Sie so wahrscheinlichen Nachfragen vorbeugen können.

Beispiel: Sie haben eine große Investition getätigt, gleichzeitig weniger Einnahmen verzeichnet und dadurch bei einer Umsatzsteuer-Voranmeldung einen Vorsteuer-Erstattungsbetrag. In so einem Fall kann es sinnvoll sein, Kopien der Kaufbelege ans Finanzamt zu senden, um einer Nachfrage vorzubeugen.

Fehler 2: Unvollständige Unterlagen

Umgekehrt sollten Sie darauf achten, stets vollständige Unterlagen zu liefern. Fehlen bei Ihrer Jahressteuererklärung einzelne Formulare, können Sie ganz sicher mit einer Nachfrage des Finanzamts rechnen. Denn der Finanzbeamte darf Ihre Unterlagen erst bearbeiten darf, wenn sie vollständig sind.

Die Folge: Mit Sicherheit wird er Ihre Steuerunterlagen dann auch genauer prüfen als sonst. Was dagegen ordentlich und schlüssig aussieht, das wird er dagegen nicht genauer durchleuchten – schon aus Zeitmangel, denn das Personal in den Finanzämtern ist überlastet.

Das sollten Sie tun: Überprüfen Sie bei jeder Steuererklärung, ob Ihre Unterlagen vollständig sind. Achten Sie aber auch auf ein schlichtes sauberes äußeres Erscheinungsbild – indem Sie alle Formulare in der richtigen Reihenfolge in einen Schnellhefter einordnen.

Fehler 3: Auskunftsfreude am Telefon

Klar, auch Finanzbeamte sind Menschen. Mit ihnen kann man in aller Regel über alles reden. Aber wenn mal ein Sachbearbeiter aus dem Finanzamt wegen einer Nachfrage bei Ihnen anruft, um die Sache schnell telefonisch zu klären, sollten Sie aufpassen.

Der Grund: Rasch passiert es Ihnen, dass Sie unvorbereitet eine Antwort geben, die vielleicht anderen Angaben in Ihrer Steuererklärung widerspricht. Schon haben Sie einen Widerspruch in Ihren Unterlagen, den Sie mitunter schwer aus der Welt schaffen können. Denn der Sachbearbeiter macht natürlich eine Aktennotiz über Ihre telefonische Aussage.

Das sollten Sie tun: Ruft ein Sachbearbeiter bei Ihnen wegen einer Nachfrage an, bedanken Sie sich höflich für den Anruf. Bitten Sie den Sachbearbeiter, seine Frage kurz schriftlich zu formulieren und an Sie zu schicken. So haben Sie mehr Zeit für Ihre Antwort und können in komplizierteren Fällen auch noch einen Steuerberater hinzuziehen.

Fehler 4: Falsche Angaben zu Vorauszahlungen

Es ist so typisch: Wenn Sie einmal in Ihrer Steuererklärung einen gegenüber dem Vorjahr erhöhten Gewinn ausgewiesen haben und Einkommensteuer dafür nachzahlen müssen, passt das Finanzamt automatisch gleich die laufenden Einkommensteuer-Vorauszahlungen für das Folgejahr entsprechend an. Das belastet natürlich Ihre Liquidität, vor allem wenn Sie nicht genügend Geld zurückgelegt haben. Manche Selbstständige bitten in der Situation das Finanzamt um eine Herabsetzung der aktuellen Vorauszahlung. Das sollten Sie nur tun, wenn Ihre Umsätze und Gewinne auch tatsächlich zurückgehen. Dann wird Ihr Finanzbeamter Ihrem Anliegen in der Regel auch ohne weitere Prüfung nachkommen.

Achtung: Stellt sich allerdings bei der nächsten Steuererklärung heraus, dass Umsätze und Gewinne überhaupt nicht zurückgegangen sind, wertet das Finanzamt die ungerechtfertigte Herabsetzung womöglich als Steuerhinterziehung. Das kann sogar eine Anzeige nach sich ziehen.

Das sollten Sie tun: Wenn das Finanzamt tatsächlich von zu hohen Gewinnen ausgeht, dann bitten Sie ruhig um eine Anpassung. Ansonsten sollten Sie darauf verzichten. Bleiben Sie immer möglichst nah an Ihren tatsächlichen Erwartungen, wenn es um die Festsetzung der Vorauszahlung geht.

Schon Ihr Finanzamtssachbearbeiter behält diesen Punkt im Auge, wenn Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Ihre Umsatzsteuer-Erklärung abgeben. Genauestens untersucht wird er bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung bzw. umfassenden Betriebsprüfung. Genau betrachtet werden, wie die Werte Ihrer Umsatzsteuer-Jahreserklärung mit denen aus Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen zusammenpassen. Erklären Sie nach Jahresende höhere Umsätze als zuvor in den Voranmeldungen, sodass sich eine Umsatzsteuer-Nachzahlung ergibt, wecken Sie sofort das Interesse des Finanzamts.

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Beispiel: Hohe Nachzahlung nach Jahresende

Malermeister Tom Müller hat in seinen Voranmeldungen Januar bis Dezember Netto-Erlöse in Höhe von 50.600 € angegeben. Später findet er noch eine Ausgangsrechnung, die er falsch abgelegt hatte. Diese erfasst er im Rahmen seiner Jahresabschlussarbeiten. Die Netto-Erlöse laut Umsatzsteuer-Jahreserklärung betragen nun 57.300 €, er muss 1.273 € MwSt nachzahlen.

Die meisten Finanzämter werden für eine solche Abweichung eine Erklärung von Ihnen fordern. Vergessene Rechnungen sind zwar eine plausible Erklärung, werfen aber kein gutes Licht auf Ihre unternehmerische Sorgfalt. Ein „Minuspunkt“ in Ihrer Akte ist Ihnen sicher. Bei mehreren „Minuspunkten“ oder wenn Sie keine plausible Erklärung liefern können, müssen Sie mit Konsequenzen rechnen – von der Umsatzsteuer-Sonderprüfung bis hin zur Anzeige wegen Steuerhinterziehung. Möglich ist auch, dass Sie in der Umsatzsteuer-Jahreserklärung weniger Erlöse als in den Voranmeldungen angeben. Das kann nur auf Fehler in Ihrer Buchhaltung zurückzuführen sein, die Sie erklären müssen und denen eventuell durch eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung nachgegangen wird. Da Sie jedoch zu viel Umsatzsteuer an den Staat abgeführt haben, besteht zumindest die Gefahr eines Steuerstrafverfahrens nicht.

TIPP: Achten Sie genau darauf, dass Sie Ihre Umsätze schon in den Voranmeldungen vollständig und richtig erfassen. Dann kann es nicht zu größeren Abweichungen in der Jahreserklärung kommen. Wenn doch, legen Sie der Jahreserklärung von sich aus ein Schreiben bei, in dem Sie die Abweichungen plausibel erklären.

Diese Auffälligkeiten sollten Sie sich lieber nicht erlauben

Es gibt ein paar Auffälligkeiten, die Ihren Finanzbeamten hellhörig werden lassen. Dann steigt die Betriebsprüfungsgefahr. Und zwar:

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1. Ihre Steuererklärung ist nicht plausibel:

Besonders misstrauisch wird das Finanzamt, wenn Ihre Steuererklärung und besonders die Angaben in Ihrem EÜR-Formular offensichtliche Ungereimtheiten enthalten, wenn Sie beispielsweise andauernde Verluste ausweisen oder einen deutlich niedrigeren Gewinn als vergleichbare Unternehmen erwirtschaftet haben.

2. Ihre Verhältnisse sind unübersichtlich:

Wenn die Besitzverhältnisse nicht eindeutig sind, in Ihrem Unternehmen verschachtelte Gesellschaftskonstruktionen oder mehrere Umstrukturierungen innerhalb eines Jahres vorliegen oder auch eine Betriebsübergabe (z. B. an Ihre Kinder) stattgefunden hat, kann dies Grund für eine Betriebsprüfung sein.

3. Hohe Vorsteuer-Überschüsse:

Machen Sie hohe Vorsteuer-Überschüsse geltend (bekommen also nach Ihren Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder -Erklärungen immer wieder Geld vom Finanzamt zurück), so müssen Sie mit einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung rechnen. Hierbei prüft der Finanzbeamte, ob Sie tatsächlich ordentliche Rechnungen vorlegen können, die die entsprechenden Umsatzsteuersummen ausweisen.

4. Stark schwankende Gewinne:

Wenn Ihre Gewinne von Jahr zu Jahr stark schwanken, glaubt das Finanzamt schnell, dass etwas nicht mit rechten Dingen zugeht.

5. Unbegründetes Herabsetzen der Vorauszahlungen:

Lassen Sie Ihre Vorauszahlung nur dann herabsetzen, wenn echte Gründe dafür sprechen. Stellen Sie Ihre Zahlen schlechter dar, als sie tatsächlich sind, drohen ernst hafte Konsequenzen: Die falschen Angaben können als versuchte Steuerhinterziehung gewertet werden! Dann werden Hinterziehungszinsen fällig, und Sie können ziemlich sicher sein, dass sich das Finanzamt ab sofort genauer mit Ihnen und Ihren Zahlen beschäftigt.

6. Sehr geringe Einnahmen:

Die erklärten Einnahmen/Entnahmen reichen kaum zur Deckung Ihres täglichen Lebensbedarfs.

7. Einlagen:

Es werden regelmäßig Einlagen getätigt, deren Herkunft ungeklärt ist. Das Finanzamt will dann schnell überprüfen, ob es sich eventuell um Schwarzgeld handelt.

8. Immobiliengeschäfte:

Sie tätigen größere Anschaffungen oder Verkäufe im Immobilienbereich.

9. Angehörigen-Verträge:

Sie schließen Pacht-, Miet- oder Arbeitsverträge mit nahen Angehörigen neu ab oder verändern sie.

10. Steuernachzahlungen aus früherer Prüfung:

Wiegen Sie sich nicht in Sicherheit, wenn der Steuerprüfer gerade erst in Ihrer Firma war. Gerade wenn der Finanzbeamte fündig wurde und Sie Steuern nachzahlen mussten, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass das Finanzamt bald erneut ins Haus kommt: zu einer so genannten Anschlussprüfung.

11. Verspätete Steuerzahlungen:

Nehmen Sie es mit Fristen für Ihre Voranmeldungen, Steuererklärungen und Zahlungen an das Finanzamt sehr genau.

Tipp: Richten Sie eine Abbuchungserlaubnis für die fälligen Steuerbeträge ein. So versäumen Sie keine Zahlungstermine. Und sollte das Finanzamt einmal unberechtigt Beträge abbuchen, können Sie die Abbuchung bei Ihrer Bank problemlos innerhalb von 6 Wochen rückgängig machen.

Achtung: Sie sollten in dem Fall sicher sein, dass Ihr Konto immer über ausreichende Deckung verfügt.

Es gebe nur wenig Luft für Steuersenkungen … so klingt es mittlerweile aus Berlin. Ich vermute: Wer auf schnelle Entlastung gehofft hat, wird ein bittere Enttäuschung erleben. Wenn Sie Ihre Steuerlast spürbar senken wollen, bleibt da nur Eigeninitiative. Zum Beispiel mit dieser Strategie:

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Dienstwagen/Firmenwagen:

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Diese Strategie wirkt sofort – schon bei Ihrer ersten Einkommensteuervorauszahlung, die Sie als Selbstständiger bekanntlich im Dezember 2009 leisten. Die Höhe dieser vierteljährlichen Vorauszahlungen wird nach der Höhe Ihres letzten Steuerbescheids bemessen. Der letzte Steuerbescheid, den Sie bekommen haben, ist wahrscheinlich von 2008. Das Finanzamt geht davon aus, dass Sie 2009 so viel Steuern bezahlen müssen wie 2008 und setzt die Vorauszahlung entsprechend fest. Doch Sie können auch selbst aktiv werden und Ihre vierteljährliche Zahlung sofort herabsetzen, um mehr Geld in der Kasse zu behalten:

Ein einfacher Brief reicht

Wenn Sie davon ausgehen, dass sich Ihre Gewinnsituation 2009 verschlechtert hat, schreiben Sie einfach einen Brief ans Finanzamt. Etwa mit dem folgenden Text:

Sehr geehrte Damen und Herren,

2009 habe ich einige wichtige Kunden und Aufträge verloren. Durch die damit verbundenen Umsatzrückgänge rechne ich 2009 mit einem Rückgang meines Gewinns um … €. Ich bitte Sie, die Einkommensteuervorauszahlungen entsprechend neu festzusetzen.

Vorsicht: Nutzen Sie eine solche Herabsetzung der Vorauszahlung niemals ohne tatsächlich vorhandene Gründe! Denn: Stellt sich später heraus, dass die Herabsetzung unbegründet war, weil die angeführten Gründe nicht der Realität entsprachen, droht ein unangenehmes Verfahren wegen Steuerhinterziehung.

Doch was, wenn Sie – was ich Ihnen von Herzen wünsche! – 2009 trotz Wirtschaftskrise gar nicht mehr zurückgehenden Umsätzen und Gewinnen kämpfen? Dann nutzen Sie einfach den folgenden Tipp.

Weniger Steuern– auch wenn Ihr Gewinn konstant bleibt

So funktioniert es: Sie bilden Anfang jetzt einen Investitionsabzugsbetrag für 2009, der Ihren voraussichtlichen Gewinn für dieses Jahr herabsetzt. Das teilen Sie dem Finanzamt mit – zusammen mit der Bitte, die Vorauszahlung der Gewinnerwartung anzupassen. Hier ein Mustertext:

Sehr geehrte Damen und Herren,

innerhalb der nächsten 3 Jahre plane ich, die folgenden Investitionen zu tätigen:

• neuer Firmenwagen, geplante Investitionssumme: 25.500 €

• neue PC-Workstation, geplante Investitionssumme: 4.200 €

Gesamt: 29.700 €

Im Jahresabschluss 2009 werde ich für diese Investitionssumme einen Investitionsabzugsbetrag in Höhe von 11.880 Euro bilden. Mein Gewinn 2009 wird sich also um den Betrag von 11.880 Euro verringern. Bitte setzen Sie die Einkommensteuer-Vorauszahlungen entsprechend herab!

Nutzen Sie solche Möglichkeiten, um sofort mehr Geld in der Kasse zu behalten – egal, was die Politiker machen.

1. Fehler: Auf Zugeständnisse des Gegenübers vertrauen

Viele Verhandlungs-„Anfänger“ verfolgen die so genannte Fifty-Fifty-Strategie: Wenn Sie zum Beispiel in einer Preisverhandlung Ihrem Gegenüber auf halber Strecke entgegenkommen, vertrauen Sie darauf, dass auch Ihr Gegenüber so fair ist und den gleichen Schritt tut. Doch das ist oft ein Fehler! Haben Sie einen Profi gegenüber, wird er sofort wittern, dass Sie schnell Eingeständnisse machen. Er wird sofort versuchen noch mehr herauszuholen, bevor er selbst kleine Schritte durch ein Mini-Zugeständnis auf Sie zu macht.

Das heißt für Sie: Verschießen Sie Ihr Pulver nicht direkt am Anfang. Machen Sie selbst nur kleinere Zugeständnisse, signalisieren Sie dabei aber, dass schon diese Zuge­ständnisse ein großer Schritt sind.

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2. Fehler: Einwände des Verhandlungspartners ignorieren

Bei schwierigen Einwänden des Gegenübers, ist es am einfachsten sie zu ignorieren. Die Gefahr: Ein schnelles negatives Ende der Verhandlung droht, weil unbeantwortete Einwände das ganze Gespräch belasten.

Das heißt für Sie: Bereiten Sie sich auf möglichst alle Einwände vor, die Ihr Gesprächspartner haben kann. Versetzen Sie sich in die Situation Ihres Gegenübers und erstellen Sie eine Liste der möglichen Einwände, die er haben kann. Arbeiten Sie die Liste durch und entwickeln Sie Lösungsmöglichkeiten, Vorschläge oder Strategien für alle Einwände und Probleme Ihres Verhandlungspartners.

3. Fehler: Keine klaren Ziele

Viele Verhandlungen laufen unbefriedigend, weil die Teilnehmer kein klares Ziel vor Augen haben. Die Dis­kussion schweift ab und führt zu keinem greifbaren Ziel.

Das heißt für Sie: Formulieren Sie Ihre Ziele für sich klar und eindeutig. Arbeiten Sie dabei mit dem Max-Midi-Mini-System. Das heißt: Setzen Sie sich ein Maximal-Ziel, das Sie erreichen wollen, wenn alles bestens läuft; ein Midi-Ziel, mit dem Sie gut leben können; und ein Minimal-Ziel, das Sie auf jeden Fall erreichen wollen.

Beispiel: Sie gehen in ein Gespräch zu einem Kunden und wollen eine Preiserhöhung durchsetzen. Ihre Ziele könnten dann so aussehen:

• Maxi-Ziel: Erhöhung aller Presie um 10%.

• Midi-Ziel: Erhöhung aller Preise um 5%.

• Mini-Ziel: Verzicht des Kunden auf Zusatzleistungen, die Sie bisher erbracht haben.

Der Bund der Steuerzahler weist seit Jahren eindringlich darauf hin, dass nach seinen Schätzungen jeder dritte Steuerbescheid falsch ist – und zwar zu Ungunsten des Steuerzahlers. Mit dem folgenden Prüfschema kommen Sie jedem Fehler innerhalb von Minuten auf die Spur. Der Steuerbescheid ist relativ einfach in 3 Teile gegliedert:

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So ist der Steuerbescheid aufgebaut

1. Der Festsetzungsteil: Das ist die Tabelle am Anfang, in der die Steuerbeträge genannt und ggf. Termine für Nachzahlungen gesetzt werden.
2. Der Berechnungsteil: Das ist die genaue Berechnung, die zeigt, wie das Finanzamt zu den festgesetzten Beträgen kommt. Dies ist natürlich der entscheidende Teil, da hier die Fehler bzw. Abweichungen lauern.
3. Der Erläuterungsteil: Hier gibt Ihnen das Finanzamt Erläuterungen, wie es zu den festgesetzten Beträgen kommt und ob Teile ggf. vorläufig festgesetzt worden sind.

Haben Sie sich so einen Überblick über den Aufbau Ihres Steuerbescheids verschafft, machen Sie sich in einem weiteren kurzen Vorbereitungsschritt klar, welche Fehler überhaupt in Steuerbescheiden vorkommen können. Hier die Schnellübersicht:

Die 4 häufigsten Fehlerquellen in Steuerbescheiden

1. Der Steuerbescheid ist nicht in vorgeschriebenen Punkten vorläufig.

2. Sie selbst haben einen Fehler beim Ausfüllen der Steuererklärung gemacht.

3. Das Finanzamt hat einen Fehler bei der Bearbeitung gemacht (Zahlendreher, Übernahme falscher Zahlen etc.). Das kommt häufig vor, weil Sie Ihre Steuererklärung auf Papier abgeben und die Daten im Finanzamt von Hand übernommen werden.

4. Das Finanzamt weicht bewusst von Ihrer Steuererklärung ab und setzt die Steuer anders fest.

So gerüstet machen Sie sich an die eigentliche Prüfung mit Hilfe des 5-Schritte-Prüf-Schemas:

Das 5-Schritte-Prüf-Schema für Ihren Steuerbescheid 2008

Schritt 1: Ist der Bescheid in allen vorgeschriebenen Punkten vorläufig?

Hintergrund: Seit 1.1.2009 können Steuerbescheide nicht nur dann vorläufig erlassen werden, wenn Regelungen gegen EU-Recht verstoßen oder verfassungsrechtlich bedenklich sind, sondern auch dann, wenn Verfahren zur Klärung des geltenden Rechts beim BFH anhängig sind. Gibt es Abweichungen in den Punkten, in denen der Steuerbescheid gemäß § 165 Abgabenordnung (AO) vorläufig ist, brauchen Sie hier keinen Einspruch einzulegen.

• So gehen Sie vor: Unter der Überschrift Festsetzung steht, dass der Steuerbescheid teilweise vorläufig ist.
• In welchen Punkten, das steht am Ende unter den Erläuterungen.

Prüfen Sie, ob die Liste der offenen Punkte vollständig ist. In diesen 12 Punkten müssen Steuerbescheide vorläufig ergehen, legt das BMF-Schreiben vom 1.4.2009, Az. IV A 3 – S 0338/07/10010 (DOK 2009/ 0158373) fest:

1. Nichtabziehbarkeit der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b und § 9 Abs. 5 EStG)

2. Nichtabziehbarkeit privater Steuerberatungskosten als Sonderausgaben (für Zeiträume ab 2006)

3. Beschränkte Abziehbarkeit von Vorsorgeaufwendungen für Jahre ab 2005 (§ 10 Abs. 3, 4, 4a EStG); in diesem Punkt sollte Ihr Steuerbescheid in jedem Fall vorläufig sein.

4. Nichtabziehbarkeit von Beiträgen zur Rentenversicherung als vorweggenommene Werbungskosten bei den sonstigen Einkünften im Sinne des § 22 Nr. 1 EStG

5. Besteuerung der Einkünfte aus Leibrenten i. S. d. § 22 Nr. 1 Satz 3 Buchst. a Doppelbuchstabe aa EStG für Zeiträume ab 2005

6. Anwendung des § 24b EStG (Entlastungsbetrag für Alleinerziehende) für Jahre ab 2004. Hier geht es ausschließlich darum, ob Ehepaare mit Kindern schlechter gestellt sind als Alleinstehende. Der Vermerk steht also nicht im Steuerbescheid von Alleinstehenden, sondern von Verheirateten mit Kindern.

7. Höhe der kindbezogenen Freibeträge gemäß § 32 Abs. 6 EStG

8. Anwendung des § 32 Abs. 7 EStG (Haushaltsfreibetrag) für die Jahre 2002 und 2003. Betroffen sind der stufenmäßige Abbau und die Frage, ob Ehepaare mit Kindern schlechter gestellt sind als Alleinstehende.

9. Höhe des Grundfreibetrags (§ 32a Abs. 1 Nr. 1 EStG)

10. Höhe des Freibetrags zur Abgeltung des Sonderbedarfs eines sich in Berufsausbildung befindenden, auswärts untergebrachten volljährigen Kindes (§ 33a Abs. 2 EStG)

11. Nichtberücksichtigung pauschaler Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben in Höhe der steuerfreien Aufwandsentschädigungen nach § 12 Gesetz über die Rechtsverhältnisse der Mitglieder des Deutschen Bundestages (dieser Hinweis sollte in keinem Steuerbescheid fehlen)

12. Verfassungsmäßiges Zustandekommen des Haushaltsbegleitgesetzes 2004 vom 29.12.2003.

Frage: Sind alle Punkte, die für Sie wichtig sein könnten, berücksichtigt?

Wenn ja: Weiter zu Schritt 2.

Wenn nein: Legen Sie Einspruch ein, und beantragen Sie, dass das Finanzamt Ihren Einspruch entweder ruhen lässt oder Ihnen einen korrigierten Bescheid mit einem entsprechenden Vorläufigkeitsvermerk schickt.

Schritt 2: Stimmen die Zahlen mit den Ihrigen überein?

Hintergrund: Sie haben Ihre Steuererklärung wahrscheinlich mithilfe einer Software erstellt. Deshalb können Sie nun auf einen Blick feststellen, ob das Finanzamt abgewichen ist.

So gehen Sie vor: Drucken Sie sich den Muster-Steuerbescheid aus, den Ihre Software automatisch erstellt. Da mit können Sie die Angaben einfach vergleichen. Denn der Be scheid ist genau so aufgebaut wie der vom Finanzamt.

Frage: Gibt es hier Abweichungen zwischen den Zahlen, die Sie bzw. Ihre Software errechnet haben, und dem Bescheid?

Wenn ja: Weiter zu Schritt 3.

Wenn nein: Ihr Steuerbescheid ist in Ordnung, Sie können die Prüfung beenden.

Schritt 3: Sind die Abweichungen erläutert?

Hintergrund: Weicht der Bescheid von Ihrer Steuererklärung ab, schauen Sie sich zunächst den Erläuterungsteil am Schluss des Bescheids an. Hier sollte stehen, in welchen Punkten das Finanzamt anderer Meinung ist als Sie (nach § 91 AO).

Frage: Ist die Abweichung erläutert?

Wenn ja: Sie entscheiden, wie Sie reagieren. Weiter zu Schritt 5.

Wenn nein: Sie suchen genauer. Weiter zu Schritt 4.

Schritt 4: Wo und wie ist die Abweichung begründet?

So gehen Sie vor: In diesem Schritt gehen Sie den Berechnungsteil des Steuerbescheids durch: Sie prüfen also Schritt für Schritt, ob die einzelnen Einkünfte, Ausgaben, Freibeträge etc. mit Ihren Zahlen aus dem Muster-Steuerbescheid Ihres Steuerprogramms übereinstimmen.

Frage: Finden Sie hier die Abweichung?

Dann können 3 Fälle vorliegen:

Fall 1: Abweichung berechtigt, z.B. weil Sie selbst einen Fehler in Ihren Angaben gemacht haben, der dem Sachbearbeiter aufgefallen ist. Prüfung beendet!

Fall 2: Offensichtlicher Fehler. Beispiel: Der Sachbearbeiter hat versehentlich eine falsche Zahl übernommen oder hat sich schlicht vertippt. Weiter zu Schritt 5.

Fall 3: Das Finanzamt ist anderer Meinung als Sie. In den meisten Fällen gibt es eine Abweichung beim Gesamtbetrag der Einkünfte. Dieser Betrag setzt sich aus den einzelnen Einkunftspositionen zusammen. Vergleichen Sie die Zahlen im Steuerbescheid mit Ihren Eintragungen in den Anlagen zu Ihrer Steuererklärung (Anlage GSE – Einkünfte aus Gewerbebetrieb/selbstständiger Arbeit, Anlage N – Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit, Anlage KAP – Einkünfte aus Kapitalvermögen, Anlage V – Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung), um einzugrenzen, wo die Abweichung liegen könnte. Bei Selbstständigen ist der häufigste Fall, dass Betriebsausgaben nicht anerkannt werden. Weiter zu Schritt 5.

Schritt 5: Entscheiden Sie, wie Sie vorgehen

Nun wissen Sie, in welchen Punkten Ihr Steuerbescheid nicht korrekt ist. Je nachdem, ob es sich um eine Kleinigkeit handelt oder um eine ernstzunehmende Meinungsverschiedenheit, gehen Sie so vor:

Schlichte Änderung: Stoßen Sie in Ihrem Steuerbescheid auf einen offensichtlichen Fehler, können Sie ihn mit einer so genannten schlichten Änderung korrigieren lassen. Das heißt: Sie schreiben einen Brief, in dem Sie auf den Fehler hinweisen und darum bitten, den Bescheid entsprechend in diesem Punkt zu korrigieren. Das ist sogar telefonisch möglich.

Vorteil gegenüber einem Einspruch: Der Steuerbescheid wird nur in den Punkten überprüft, für die Sie Ihren Änderungsantrag stellen. Bei einem förmlichen Einspruch kann dagegen noch einmal der gesamte Bescheid unter die Lupe genommen werden.

Einspruch: Wenn eine schlichte Änderung nicht ausreicht und Sie sich dennoch im Recht fühlen, sollten Sie gegen den Steuerbescheid förmlich Einspruch einlegen.

Sinnvoll ist das vor allem in folgenden Fällen:

1. Das Finanzamt hat Ihrer Meinung nach zu hohe Nachzahlungen oder zu niedrige Steuererstattungen festgelegt.
2. Sie haben vergessen, Betriebsausgaben oder Freibeträge anzugeben, und wollen das nachholen.

Klage: Haben Sie mit Ihrem Einspruch keinen Erfolg, besprechen Sie mit einem Steuerberater die Erfolgsaussichten einer Klage.