Lohnsteuer kann nachträglich steigen

Auch nachträglich eingebaute Extras erhöhen nach den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 LStR 2008) den Bruttolistenpreis des Dienstwagens und damit den zu versteuernden geldwerten Vorteil.

Der Bundesfinanzhof legte vor ein paar Jahren (Urteil vom 16.2.2005, AZ: VI R 37/04) fest, unter welchen 2 Voraussetzungen die Lohnsteuer des Dienstwagenfahrers steigt:

1. Die Sonderausstattung muss fest im Firmenwagen eingebaut sein und
2. zwischen Ausstattung und Wagen muss ein einheitlicher Nutzungs- und Funktionszusammenhang bestehen.

Navigationsgerät wirkt sich aus

Nur der Wert von Sonderausstattung, die untrennbar mit der Art und Weise der Fahrzeugnutzung verbunden ist, erhöht den Bruttolistenpreis. Das gilt beispielsweise für Ihr Navigationsgerät. Denn: „Die Verwendung des Geräts während der Fahrt dient allein dem bestimmungs­gemäßen Gebrauch des Firmenwagens selbst und erfüllt keinen von diesem Gebrauch ablösbaren, eigenständigen Zweck“, argumentierte der BFH in seiner Urteilsbegründung.

Autotelefon dagegen bleibt außen vor

Gegenstände, die Sie oder Ihr Mitarbeiter dagegen unabhängig vom Dienstwagen nutzen können, lassen Sie bei der Besteuerung außer Betracht – wie beispielsweise Ihr neues Autotelefon.

So besteuern Sie nachträgliche Sonderausstattung korrekt

Lassen Sie die Sonderausstattung nachträglich in das Firmenfahrzeug Ihres Unternehmens einbauen, müssen Sie sie auch erst ab diesem Zeitpunkt steuerlich berücksichtigen – und zwar von Beginn des Monats an, in dem Sie das Extra haben einbauen lassen.

Achtung: Lassen Sie das Extra im Laufe oder gar erst am Ende eines Monats einbauen, dürfen Sie aber nicht anteilig kürzen. Der steuerlich für die Berechnung der 1-%-Pauschale maßgebliche Bruttolistenpreis erhöht sich mit Beginn des Monats.

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2009 entschied der oberste Finanzgerichtshof zugunsten von Angestellten bei Autoherstellern, die Werkswagen günstiger erstehen können, dass sich ihr geldwerter Vorteil am tatsächlichen Verkaufspreis bemessen muss (Az.: VIR18/07).

Das ist die Frage in dem laufenden Verfahren

Und mit dieser Preisfrage beschäftigt sich in dem derzeit laufenden Verfahren (Az.: 9 K 394/10) nun auch das Finanzgericht Niedersachsen – analog mit Blick auf die Besteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung eines Firmenwagens.

Das sollten Sie tun

Wenn Sie schon jetzt von einem steuerzahlerfreundlichen Ausgang des Verfahrens profitieren wollen, müssen Sie

• rechtzeitig – also binnen vier Wochen nach Erlass des Steuerbescheids – Einspruch gegen die Ermittlung des geldwerten Vorteils für Ihren Dienstwagen einlegen oder
• ein bereits laufendes Einspruchsverfahren für einen noch offenen Steuerbescheid um einen Einspruch in diesem Punkt ergänzen.

Verweisen Sie dabei auf das laufende Verfahren und beantragen Sie zusätzlich bis zum Richterspruch ein Ruhen Ihres Einspruchsverfahrens.

Tipp: Auch ein Hinweis auf den bereits vom BFH beurteilten Fall schadet sicher nicht.

Was, wenn das Finanzamt sich querlegt?

Achtung: Einen Rechtsanspruch darauf, dass das Finanzamt Ihr Einspruchsverfahren tatsächlich ruhen lässt, haben Sie nicht. Aber gute Argumente.

Lehnt das Finanzamt das Ruhen des Verfahrens ab, weil der Streitfall zur 1%-Regelung für Dienstwagen erst beim Finanzgericht und nicht beim Bundesfinanzhof anhängig ist, dann bitten Sie um Einschaltung der übergeordneten Finanzbehörde und

1. weisen Sie auf Seite 12 des Koalitionsvertrags zwischen CDU und FDP hin. Immerhin steht dort schwarz auf weiß, dass die 1%-Regelung auf ihre Angemessenheit hin zu überprüfen ist.
2. außerdem – falls noch nicht geschehen –, weisen Sie spätestens jetzt auf das BFH-Urteil hin.

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Darauf sollten Sie achten: Ihr Mitarbeiter erzielt durch die günstigeren als marktüblichen Zinsen einen Vorteil. Und den muss er als geldwerten Vorteil versteuern. Diesen zu berechnen, ist natürlich Ihre Aufgabe als Arbeitgeber. Um den geldwerten Vorteil zu berechnen, müssen Sie den von Ihnen angebotenen Zinssatz mit sonstigen Zinssätzen der Bundesbank vergleichen.

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Hier finden Sie den Vergleichszins

Dafür hat es das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 1. 10. 2008, Az. IV C 5 – S 2334/07/0009 aus Vereinfachungsgründen zugelassen, bei einer Bewertung nach § 8 Abs. 2 Einkommensteuergesetz für die Feststellung des Maßstabszinssatzes die bei Vertragsabschluss von der Deutschen Bundesbank zuletzt veröffentlichten Effektivzinssätze – also die gewichteten Durchschnittszinssätze – zum Vergleich heranzuziehen.

So gehen Sie konkret vor:

1. Sie suchen sich die Vergleichszinsen bei der Bundesbank heraus. Diese finden Sie unter der Rubrik „EWUZinsstatistik [Bestände, Neugeschäft].“ Maßgeblich sind die Effektivzinssätze unter „Neugeschäft“: www.bundesbank.de/statistik/statistik_zinsen_tabellen.php.

2. Von dem sich danach ergebenden Effektivzinssatz können Sie einen Abschlag von 4 % abziehen. Aus der Differenz zwischen diesem Maßstabszinssatz und dem Zinssatz, der im konkreten Einzelfall vereinbart ist, ermitteln Sie die Zinsverbilligung und den geldwerten Vorteil. 
Tipp: Dabei ist es gleichgültig ob die Zinszahlung monatlich oder jährlich erfolgt. Sie unterscheiden lediglich zwischen den einzelnen Kreditarten (z. B. Wohnungsbaukredit, Konsumentenkredit/Ratenkredit, Überziehungskredit).

3. Den geldwerten Vorteil berechnen Sie bei Tilgung des Arbeitgeberdarlehens für die jeweilige Restschuld neu.

Tipp: Bleibt der geldwerte Vorteil unter der monatlichen 44-Euro-Freigrenze, bleibt er steuerfrei.

Ein Beispiel: Ihr Mitarbeiter erhält im Februar 2009 von Ihrem Unternehmen ein Arbeitgeberdarlehen von 20.000 € zu einem Effektivzinssatz von 5 % jährlich (Laufzeit 4 Jahre mit monatlicher Tilgung und monatlicher Fälligkeit der Zinsen). Der bei Vertragsabschluss im Februar 2009 von der Deutschen Bundesbank für Konsumentenkredite mit anfänglicher Zinsbindung von über einem Jahr bis 5 Jahre veröffentlichte Effektivzinssatz (Erhebungszeitraum Dezember 2008) beträgt 5,47 %. Nach Abzug eines Betrags von 4 % ergibt sich ein Maßstabszinssatz von 5,25 %. Die Zinsverbilligung beträgt somit 0,25% (5,25 % abzüglich5 %). Danach ergibt sich im Februar 2009 ein geldwerter Vorteil von 4,17 € (0,25 % von 20.000 € x 1/12). Da die 44-€-Freigrenze nicht überschritten ist, fällt keine Lohnsteuer an.

Der Grund: Fällt die Verpflegung zu hoch aus, wird das Beschäftigungsverhältnis versicherungspflichtig. Für die Bewertung von Mahlzeiten auf Schulungen haben Sie jetzt nach einem ganz aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums (vom 13.7.2009, AZ: IV C 5 – S 2334/08/10013) zwei Möglichkeiten. Suchen Sie sich jeweils die für den konkreten Fall günstigere heraus.

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Vergangenen Herbst entschied der Bundesfinanzhof (Urteil vom 19.11.2008, AZ: VI R 80/06): Erhalten Mitarbeiter unentgeltlich Verpflegung, setzen Sie für den daraus resultierenden geldwerten Vorteil grundsätzlich die amtlichen Sachbezugswerte an. Erhalten die Beschäftigten allerdings auf Schulungen kostenlose Mahlzeiten, gelten die amtlichen Werte nicht. Weil dies zu einer gewissen Rechtsunsicherheit führte, räumt die Verwaltung nun ein Wahlrecht für Arbeitgeber ein. So haben Sie in Zukunft zwar erhöhten Prüfungsaufwand, können aber für mehr Begünstigung Ihrer Mitarbeiter sorgen. Das verbessert die Stimmung.

Konkret haben Sie ab sofort die Wahl zwischen

1. amtliche Sachbezugswerte, wenn der Wert der Mahlzeit 40 € nicht übersteigt.

In Höhe der Sachbezugswerte fällt steuerpflichtiges Arbeitsentgelt an:

* für Frühstück pro Tag 1,53 €
* für Mittagessen und Abendessen pro Tag je 2,73 €

Wann lohnt sich diese Variante?
Diese Variante lohnt sich, wenn die Mahlzeit einen wesentlich höheren Wert hat (z. B. 20 €), denn auch dann bleibt es bei den Sachbezugswerten. Eine Freigrenze können Sie hier aber nicht ansetzen (s. u.);

2. Ansatz der tatsächlichen Werte.

Hier können Sie zunächst die Verpflegungspauschalen auszahlen:

* 24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
* 12 € bei einer Abwesenheit von mindestens 14 Stunden
* 6 € bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden

Diese Pauschalen bleiben beitrags- und steuerfrei.

Übersteigt der Wert der Mahlzeiten die Pauschalen, gilt zusätzlich die Freigrenze des § 8 Abs. 2 Satz 9 Einkommensteuergesetz. Das bedeutet: Übersteigt der (die Pauschale übersteigende) Wert der Mahlzeiten in diesem Fall die Grenze von 44 € monatlich nicht, bleibt der geldwerte Vorteil steuer- und beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Wann lohnt sich diese Variante?
Diese Variante lohnt sich vor allem dann, wenn Sie die Sachbezugsgrenze in Höhe von 44 € nicht bereits für andere Sachbezüge ausschöpfen.

Dementsprechend kann ein vom Arbeitgeber finanziertes Fahrsicherheitstraining oder analog beispielsweise auch ein Angebot zur Gewaltprävention durchaus eine steuer- und sozialversicherungsfreie Leistung sein. Voraussetzung ist, falls bei den ausgewählten Mitarbeitern ein besonders starker Bezug zur beruflichen Tätigkeit besteht, also etwa häufige Fahrdienste oder etwa Nachtschichten in einem für Gewalt besonders gefährdeten Beruf.

Das sollten Sie bei einem geldwerten Vorteil prüfen

Bei allen anderen Beschäftigten müssen Sie von einem lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen geldwerten Vorteil ausgehen. Es handelt sich dann um eine Einmalzahlung, die nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt zählt. Diese müssen sie als lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt abrechnen und Folgendes beachten:

1. Es handelt sich um laufendes Arbeitsentgelt, das Sie dem oder den Monaten zuordnen, in dem das Training stattgefunden hat.
2. Es handelt sich um regelmäßiges Arbeitsentgelt, das Sie berücksichtigen müssen bei der Beurteilung, ob

– ein Mitarbeiter mit seinem Arbeitsentgelt die Jahresarbeitsentgeltgrenze überschreitet und dadurch nicht mehr krankenversicherungspflichtig ist;

– das Arbeitsentgelt eines Mitarbeiters die Geringfügigkeitsgrenze von 400 Euro übersteigt;

– bei einem Mitarbeiter die Gleitzonenregelung noch anzuwenden ist (was bei einem Entgelt zwischen 400,01 und 800 Euro der Fall ist).

Ihre Mitarbeiter können die Fortbildung auch selbst absetzen

Ihre Mitarbeiter können die Fortbildungskosten auch selbst von der Steuer absetzen. Zwei Entscheidungen des Bundesfinanzhofs, leitende Angestellte betreffend (BFH, Az. VI R 35/05 und Az. VI R 44/05), erleichtern das nun.

Im ersten Fall nach ein: Controlling-Profi an einem Supervisionskurs bei einem Fachanbieter für Persönlichkeitsentwicklung teil, im zweiten Fall hatte eine Kommunikations-Chefin einen Kurs zum Neuro-Linguistischen Programmieren (NLP) gebucht. Beide Trainings sollten die Kommunikationsfähigkeit der Teilnehmer verbessern. In beiden Fällen hatte sich das Finanzamt geweigert, die Kosten anzuerkennen.

BFH-Richter zeigen Verständnis für die heutigen Anforderungen

Die Begründung lautete: Es handele sich um nicht abziehbare Kosten der privaten Lebensführung. Das sahen die BFH-Richter jetzt ganz anders und zeigten dabei sehr viel Verständnis für die heutigen Anforderungen an leitende Angestellte:

Die BFH-Richter erkannten an: Die Supervisionskurse und NLP-Kurse dienen der Sicherung und Verbesserung der Qualität beruflicher Arbeit. Und: Die angestrebte Kommunikationsfähigkeit etwa stelle als Bestandteil der Sozialkompetenz („soft skills“) eine Schlüsselqualifikation dar, die bei der Wahrnehmung von Führungsaufgaben im Wirtschaftsleben erforderlich sind.

Tipp: Wenn Sie den Kurs zur Betriebsveranstaltung erklären, tun Sie Ihrem Mitarbeiter einen Gefallen.

So geht’s: Ist die Rechnung des Veranstalters auf das Unternehmen ausgestellt, ist das Unternehmen berechtigt, die in der Rechnung enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer abzuziehen. Das würde dem Mitarbeiter zumindest einen Teil der Kosten sparen.

Wann auch Sachbezüge lohnsteuerpflichtig sind

Für Lohneinkünfte sind bei der Besteuerung nicht Ansprüche maßgeblich, sondern der Zufluss. Was Sie Ihrem Mitarbeiter zahlen, muss er versteuern. Sachbezüge sind steuerfrei – es sei denn, Ihr Mitarbeiter hat lediglich Barlohn in einen Sachbezug umgewandelt. Das wertet das Finanzamt nämlich als Zufluss.

Beispiel: Von einem steuerpflichtigen Zufluss geht das Finanzamt aus, wenn der der geschuldete Barlohn nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird, sondern auf seine Weisung hin anderweitig verwendet – wenn also der Mitarbeiter etwa statt des Urlaubsgeldes den Warengutschein wählt. Eine solche Lohnverwendung erweist sich nur als Abkürzung des Zahlungswegs. Der Charakter als Barlohn bleibt bei diesem Sachbezug also unberührt.

Tipp: Übrigens lohnt es sich gerade für für Ihre Teilzeitkräfte und Minijobber ganz besonders, Ihnen statt des Barlohns Sachbezüge zu gewähren. Denn auch für sie gilt unabhängig von Gehalt oder Wochenstundenzahl die 44-Euro-Grenze.

Dies hat das Bundesfinanzministerium (BMF) mit Schreiben vom 1. 10. 2008, Aktenzeichen IV C 5 – S 2334/07/0009, bekannt gegeben.

Ebenfalls kein Darlehen liegt vor bei

• Reisekostenvorschüssen,
• einem Auslagenersatz, den Sie vorschießen.

Ein Arbeitgeberdarlehen müsste Ihr Mitarbeiter wegen des für ihn günstigeren Zinssatzes ab bei der Lohnsteuer als geldwerten Vorteil versteuern. Die Grundsätze hierfür haben sich 2009 rückwirkend für 2008 wieder geändert. Informationen hierzu finden Sie im Praxishandbuch Personal.

Wichtig: Die besondere Rabattbesteuerung setzt voraus, dass der Arbeitgeber Waren oder Dienstleistungen aus der Produktpalette seines Arbeitgebers erhält. Diese Sonderbewertung gilt nur für Sachbezüge. Barlohn bedarf keiner gesonderten Bewertung. Sie erfassen ihn nach dem Nominalwertprinzip mit dem Nennwert.

Statt Urlaubsgeld ausgegebene Warengutscheine sind lohnsteuerpflichtig

Für Lohneinkünfte sind dabei grundsätzlich nicht Ansprüche, sondern Zuflüsse für die Besteuerung maßgebend. Doch Achtung: Ein Zufluss kann auch darin liegen, dass der geschuldete Barlohn nicht an den Arbeitnehmer ausgezahlt, sondern auf seine Weisung hin anderweitig verwendet wird – dass er also etwa statt des Urlaubsgeldes den Warengutschein wählt. Eine solche Lohnverwendung erweist sich nur als Abkürzung des Zahlungswegs. Der Charakter als Barlohn bleibt unberührt.

Tipp: Sie können – etwa per Betriebsvereinbarung – Ihrem Mitarbeiter auch die Entscheidung überlassen, ob er sein Urlaubsgeld lieber als Barlohn oder in Form eines Warengutscheins erhalten möchte.

Hintergrund: Zahlung von Urlaubsgeld ist freiwillig

Das Urlaubsgeld stellt eine zusätzliche freiwillige Leistung zum Urlaubsentgelt dar.

Urlaubsgeld müssen Sie Ihren Mitarbeitern also nur zahlen, wenn Sie sich vertraglich dazu verpflichtet haben oder wenn der für Ihr Unternehmen einschlägige Tarifvertrag dies vorsieht.

Tipp: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ein Urlaubsgeld zahlen wollen, dann stellen Sie Ihre Zusage immer unter einen Freiwilligkeitsvorbehalt. Etwa so: Das Urlaubsgeld stellt eine freiwillige Leistung dar, auf die der Arbeitnehmer auch nach wiederholter Zahlung keinerlei Rechtsanspruch hat.

Da ist die Versuchung groß, zu behaupten und vertraglich festzulegen, der Wagen werde ausschließlich dienstlich genutzt. Um dann doch heimlich privat damit herumzukurven. Diese Lösung kursiert unter Gesellschaftern denn auch als eine Art Geheimtipp. Der schlaue Gedanke: Wo kein privater Anteil, da auch kein geldwerter Vorteil und da auch keine Besteuerung desselben.

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Den Tipp hat wahrscheinlich der Finanzminister selbst in Umlauf gebracht. Denn die Gefahr, dass die Privatnutzung und das Umgehen des geldwerten Vorteils beim Finanzamt auffliegt, ist groß. Hierfür reichen schon Quittungen, die zeigen, dass das Auto am Wochenende auswärts betankt wurde. Die Strafe ist hoch.

Traumhafte Möglichkeiten – für das Finanzamt

Verstoßen Gesellschafter mit Dienstwagen gegen die selbstauferlegte Verpflichtung, den Wagen ausschließlich geschäftlich zu nutzen, kann das Ihr Unternehmen richtig teuer zu stehen kommen. In so einem Fall schlägt der Fiskus gleich richtig zu – und geht nicht nur von einem geldwerten Vorteil, sondern gleich von verdeckten Gewinnen aus.

Das gibt den Finanzbeamten einem Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) (Az.: I R 8/06) zufolge Möglichkeiten, von denen sie sonst träumen. Die verdeckten Gewinne werden nicht nur höher als nach der 1-Prozent-Regelung für den geldwerten Vorteil besteuert.

Der Fiskus darf auch noch anhand von Durchschnittswerten die Nutzungsüberlassung schätzen und einen Gewinnaufschlag obendrauf packen. Zusätzlich zur saftigen Einkommensteuernachforderung an Ihren Gesellschafter fordert er von Ihrem Unternehmen hohe Nachzahlungen für Körperschafts- und Gewerbesteuern. Und kommt damit noch höchstrichterlich abgesegnet durch.

Vertrauen ist gut – einschließen ist besser

Als Verantwortlicher für die Rechnungslegung sollten Sie Ihren Gesellschaftern ins Gewissen reden, nicht mit dieser vermeintlichen Lösung die Besteuerung des geldwerten Vorteils zu umgehen. Notfalls sollten Sie das auch kontrollieren. Denn gegebenenfalls werden Sie dem Finanzamt nachweisen müssen, dass der Wagen privat nicht genutzt wird, am besten: nicht genutzt werden kann. Vertrauen ist in dem Fall also gut, auf dem Parkplatz einschließen aber eindeutig besser!

Tipp: Vereinbaren Sie mit dem betreffenden Mitarbeiter, dass der Firmenwagen außerhalb von Geschäftsreisen auf dem Betriebsgelände abgestellt werden muss. Kontrollieren Sie stichprobenartig, ob er sich auch an die Vereinbarung hält. Wichtig: Das Ergebnis Ihrer Kontrollen halten Sie jedes Mal in einer Aktennotiz fest.

oder

Tipp: Machen Sie das Fahrtenbuch zur Pflicht. Damit Finanzamt und Finanzgericht das später auch anerkennen, verpflichten Sie den Mitarbeiter, das Fahrtenbuch exakt, zeitnah und lückenlos zu führen. Am besten, Sie verwenden ein elektronisches Fahrtenbuch.

So gehen Sie beim Firmenwagen für einen Gesellschafter auf Nummer sicher:

Mit folgender Formulierung lässt sich diese Steuerfalle leicht umgehen:

Musterformulierung: “Gutschein für Herrn/Frau __ über 30 Liter Super-Benzin, einzulösen bei der Tankstelle __.”

Achtung: Der geldwerte Vorteil aus dem Benzin-Gutschein, der bei einem Dritten (z.B. Tankstelle oder Verbrauchermarkt mit angeschlossener Tankstelle) einzulösen ist, fließt dem Mitarbeiter in dem Moment zu, in dem er den Gutschein von Ihnen erhält (R 104a Abs. 3 Satz 1 LStR).

Das bedeutet konkret: Maßgebend für die Prüfung der 44-€-Freigrenze ist somit der Literpreis am Tag der Übergabe des Gutscheins. Spätere Preisänderungen sind unerheblich. Dokumentieren Sie deshalb den aktuellen Tagespreis im Lohnkonto (z.B. durch eine schriftliche Bestätigung Ihrer Tankstelle).

Nehmen Sie außerdem auch Kopien der ausgehändigten Benzin-Gutscheine zu Ihren Lohnunterlagen.