Ihr Vorteil besteht also darin, dass Sie Ihre Aufwendungen sofort Steuer mindernd abziehen und nicht verteilt über die jeweilige Nutzungsdauer abschreiben. Büromöbel z. B. müssten Sie ansonsten abhängig von der Höhe der Anschaffungskosten entweder als Sammelposten über fünf Jahre oder nach der amtlichen Abschreibungstabelle über 13 Jahre abschreiben.

Anschaffungskosten werden immer ohne Umsatzsteuer gerechnet

Die Anschaffungs- und Herstellungskosten dürfen netto ohne Umsatzsteuer nicht über 150 € liegen. Es ist immer der Nettobetrag maßgebend, und zwar unabhängig davon, ob Sie die Umsatzsteuer in vollem Umfang, teilweise oder überhaupt nicht als Vorsteuer abziehen können.

Beispiel:

Als Arzt führen Sie ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze aus, die den Vorsteuerabzug ausschließen. Sie haben 2009 eine Standleuchte gekauft für 148,00 € zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 28,12 € Rechnungsbetrag = Anschaffungskosten 176,12 €

Konsequenz: Da es auf den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer ankommt, überschreiten Sie nicht den Grenzwert von 150 €. Sie schreiben somit den Betrag sofort zu 100 % ab, obwohl die Anschaffungskosten wegen des fehlenden Vorsteuerabzugs 176,12 € betragen.

So dokumentieren Sie die Anschaffungskosten richtig

Wenn Sie verschiedene Gegenstände kaufen, sollten Sie immer darauf achten, eine detaillierte Rechnung zu erhalten, weil Sie nur so dokumentieren können, welcher Gegenstand den Grenzwert nicht überschreitet.

Tipp: Sollte es Ihnen nicht möglich sein, eine detaillierte Rechnung zu erhalten, können Sie den Gesamtbetrag für die Anschaffungskosten auch nach Verkaufsunterlagen (z. B. Prospekten mit Preisangaben) aufteilen. Diese Unterlagen müssen Sie dann aber zusammen mit der Rechnung abheften.

Kaufpreis allein ist nicht entscheidend

Bei der Beurteilung, ob Sie mit Ihrer Anschaffung den Grenzwert überschreiten, ist nicht allein der Kaufpreis maßgebend. Zu den Anschaffungskosten gehören nämlich alle Aufwendungen, die Sie leisten,

• um den Gegenstand zu erwerben und
• in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen.

Zu den Anschaffungsnebenkosten gehören somit Transport-, Verpackungs- und Montagekosten. Nicht dazu gehören Kosten, die im Zusammenhang mit der Zahlung stehen, z. B. Nachnahme- oder Mahngebühren. Bestellen Sie mehrere Wirtschaftsgüter und zahlen Sie einen pauschalen Betrag für Transport und Verpackung, dann müssen Sie diesen anteilmäßig auf alle Wirtschaftsgüter verteilen. Es ist also wichtig, auch die Nebenkosten in die Berechnung einzubeziehen.

Tipp: Skonti und Rabatte mindern Ihre Anschaffungskosten, sodass der geminderte Betrag für die Beurteilung maßgebend ist.

Vorsicht! Schaffen Sie das Wirtschaftsgut vor dem Jahreswechsel an und zahlen Sie erst im neuen Jahr unter Abzug eines Skontobetrags, wirkt sich diese Kaufpreisreduzierung nicht mehr im abgelaufenen Jahr aus. Schaffen Sie z. B. ein Wirtschaftsgut Ende Dezember 2009 für netto 152 € an und zahlen Sie erst nach dem 31.12.2009 unter Abzug von 2 % Skonto (= 3,04 €), dann ist im Jahr 2009 der Betrag von 152 € maßgebend.

Es handelt sich dann nicht um ein sofort abschreibbares geringwertiges Wirtschaftsgut. Sie müssen es in den Sammelposten 2009 einstellen. Die Anschaffungskosten mindern sich erst im Zeitpunkt der Zahlung, d. h. im neuen Jahr. Das neue Jahr ist jedoch nicht mehr das Jahr der Anschaffung. Das Wirtschaftsgut bleibt im Sammelposten des Jahres 2009.

Sie sind bis zu einer Grenze von 44 Euro pro Monat steuerfrei. Diese Grenze gilt unabhängig vom Einkommen. Daher lohnen sich auch für Ihre Minijobber und Teilzeitkräfte die Sachzuwendungen besonders. Für sie gilt diese Grenze unabhängig vom Einkommen oder der Wochenstundenzahl.

Tipp: Gerade Ihren Minijobbern sollten Sie daher Sachzuwendungen gewähren. Sie fallen bei ihnen mit den maximal 400 Euro monatlichem Einkommen schließlich besonders stark ins Gewicht.

Doch das muss nicht sein: Sie können das Urlaubsgeld auch als so genannte Erholungsbeihilfe auszahlen (§ 40 Abs. 2 Nr. 3 Einkommensteuergesetz).

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Erholungsbeihilfe ist sozialabgabenfrei und steuerlich günstiger

Für eine Erholungsbeihilfe wird nur eine Pauschalsteuer von 25 % plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls noch Kirchensteuer fällig. Sozialabgaben zahlen weder Sie noch Ihre Mitarbeiter.

Die Beihilfe können Sie auch an mitarbeitende Angehörige zahlen!

So viel dürfen Sie zahlen

Für die pauschal versteuerte Beihilfe gibt es Höchstbeträge pro Jahr:

• 156 € für jeden Mitarbeiter
• 104 € für den Ehepartner
• 52 € für jedes Kind

Ein verheirateter Mitarbeiter mit 2 Kindern kann also 364 € netto als Urlaubsbeihilfe bekommen. Für Sie als Arbeitgeber fallen insgesamt Kosten von 460 € (ohne Kirchensteuer) an, die Sie vollständig als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen können.

Diese Regeln sollten Sie bei der Auszahlung beachten:

• Die Urlaubsbeihilfe muss im zeitlichen Zusammenhang mit dem Urlaub gezahlt werden, das heißt 3 Monate vorher oder nachher.
• Sie dürfen mehrmals im Jahr Urlaubsbeihilfen zahlen. Die oben genannten Beträge dürfen aber insgesamt nicht überschritten werden.
• Sie müssen die Beihilfe zusätzlich zum regulären Gehalt zahlen.
• Die Pauschalsteuer dürfen Sie nicht auf den Mitarbeiter abwälzen

Ihre Kosten müssen die Werbungskostenpauschale übersteigen

Achtung: Beachten Sie dabei bitte, dass der Fiskus erst dann einen Freibetrag auf Ihrer Lohnsteuerkarte einträgt, wenn der Betrag für die Werbungskostenpauschale von 920 € tatsächlich überschritten ist – diese Grenze sollten Sie beachten.

Betragen Ihre gesamten Werbungskosten weniger als 920 €, wird automatisch immer der Pauschbetrag berücksichtigt. Dieser ist bereits bei den jeweiligen Steuerklassen eingearbeitet.

Tipp: Denken Sie langfristig – schon jetzt an Weihnachten. Besonders effektiv können Sie nämlich mit Ihrem neuen Freibetrag sparen, wenn Sie sich den für das Jahr 2009 erst im Verlauf des Novembers auf Ihrer Lohnsteuerkarte eintragen lassen. Dann wird der Freibetrag, der die Werbungskostenpauschale ersetzt, nämlich nicht mehr auf die einzelnen Monate aufgeteilt, sondern steht Ihnen in einer Summe zur Verfügung. Die Steuerersparnis im Dezember 2009 ist dann natürlich wesentlich höher.