Sie haben aber auch die Möglichkeit, Ihre Minijobber individuell zu besteuern – auf Lohnsteuerkarte, ganz normal.

Sie dürfen entscheiden

Die Entscheidung, ob Sie pauschalieren oder individuell besteuern, liegt ganz in Ihrem Ermessen.

Das spricht für eine individuelle Besteuerung

Verdient Ihr Mitarbeiter jährlich insgesamt nicht mehr als den Grundfreibetrag, kann die Besteuerung nach den Merkmalen der Lohnsteuerkarte für ihn günstiger sein.

Der Grund:
Er kann sich die für ihn abgeführte Steuer dann mit einem Lohnsteuerjahresausgleich vollständig zurückholen. Zahlen Sie für ihn dagegen die pauschalierte Lohnsteuer, ist eine Erstattung nicht möglich.

Das spricht für die Pauschalierung

Für die Pauschalierung spricht vor allem der für Sie geringere Arbeitsaufwand. Daher sollten Sie in allen anderen Fällen stets alle Pauschalierungsmöglichkeiten nutzen.

In diesen 2 Fällen haben Sie keinen Entscheidungsspielraum

1. Haben Sie sich Ihrem Mitarbeiter bereits – beispielsweise im Arbeitsvertrag – zur Pauschalierung verpflichtet, haben Sie keinen Spielraum mehr. Dann müssen Sie ihn pauschal versteuern.

2. Umgekehrt müssen Sie natürlich alle Teilzeitkräfte nach individuellen Lohnsteuermerkmalen versteuern, die regelmäßig mehr als 400 € monatlich verdienen.

Vorsicht: Bis hierhin und nicht weiter

Das gilt nur dann nicht, wenn es sich um kurzfristig beschäftigte Aushilfen handelt. Für kurzfristig beschäftigte Aushilfen müssen Sie dann die Steuern nach individuellen Besteuerungsmerkmalen abführen, wenn diese die Grenzen der lohnsteuerrechtlichen „Kurzfristigkeit“ überschreiten.

Zur Erinnerung: Das ist der Fall, wenn Ihre Aushilfe

• mehr als 18 Tage am Stück arbeitet und/oder

• mehr als 62 € am Tag verdient und/oder

• mehr als 12 € pro Stunde.

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So finden Sie heraus, ob Sie müssen

Beschäftigen Sie am 31.12.2010 mindestens 10 Arbeitnehmer, sind Sie zum Lohnsteuer-Jahresausgleich verpflichtet.

So zählen Sie Ihre Mitarbeiter zusammen

Zählen dürfen Sie aber nur Arbeitnehmer mit Steuerkarte, das heißt auch Minijobber, für die Sie die Lohnsteuer individuell nach Lohnsteuerkarte ermitteln. Ihre pauschal besteuerten Mitarbeiter, also Ihre Minijobber, für die Sie beispielsweise die Pauschalsteuer von 2 % abführen, zählen dagegen nicht.

Der Stichtag gilt

Arbeiten in Ihrem Unternehmen zum Stichtag weniger als 10 Mitarbeiter, müssen Sie den Jahresausgleich nicht durchführen. Sie können dies aber tun. Das ist in der Regel im Interesse Ihrer Mitarbeiter, denn unter Umständen wird ihnen dadurch zu viel gezahlte Lohnsteuer bereits mit der Dezemberabrechnung zurückerstattet.

Für diese Mitarbeiter fertigen Sie keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich an

Ausgeschlossen vom Ausgleich sind Mitarbeiter,

• die nicht während des gesamten Ausgleichsjahres ihren Wohnsitz bzw. gewöhnlichen Aufenthalt im Inland hatten,
• die als Grenzpendler arbeiten,
• deren aktuelle Lohnsteuerkarte Ihnen nicht vorliegt,
• für die Ihnen bei einem Arbeitgeberwechsel keine oder nicht alle Lohnsteuerbescheinigungen aus früheren Dienstverhältnissen vorliegen,
• deren Lohnsteuerbescheinigung Fehlzeiten aufweist, die also nicht das ganze Jahr über bei Ihnen beschäftigt waren,
• für die nur für einen Teil des Jahres 2010 das Entgelt nach der Steuerklasse II, III oder IV berechnet wurde bzw. die für einen Teil des Jahres 2010 oder das ganze Jahr nach der Steuerklasse V oder VI zu besteuern waren,
• die im Jahr 2010 Lohnersatzleistungen bezogen haben (z. B. Krankengeld),
• deren Besteuerung 2010 unter Berücksichtigung der gekürzten oder ungekürzten Vorsorgepauschale erfolgte,
• bei denen ein Frei- oder Hinzurechnungsbetrag eingetragen ist.

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In aller Regel wird der Prüfer folgende Unterlagen anfordern:

• Lohnsteuerkarten 2010
• Bescheinigung über den Lohnsteuerabzug 2011
• Lohnkonten
• Sozialversicherungsrechtlich zu führende Aufzeichnungen
• Stunden bzw. Tätigkeitsnachweise
• Personalakten Ihrer Mitarbeiter, einschließlich Aushilfen (hier geht es um die Arbeitsverträge und individuellen Vereinbarungen; Beurteilungen oder Krankheitsakten brauchen Sie nicht vorzulegen)
• Ihre gesamte kaufmännische Buchführung, wie sie bei einer „normalen“ Betriebsprüfung angefordert wird

Wozu die kaufmännische Buchführung gut sein soll?

Vielleicht fragen Sie sich, wozu der Betriebsprüfer die kaufmännische Buchführung einsehen will. Im Rahmen der Lohnsteuer-Außenprüfung wird der Prüfer auch eine Stundenkalkulation durchführen. Er will feststellen, ob der von Ihnen erklärte Umsatz mit den jeweils gemeldeten Stunden erzielt werden kann. Hierfür benötigt er Ihre Unterlagen über die sonstige Buchführung.

Beispiel:
Ihr Unternehmen ist im Gastronomiebereich tätig. Der Prüfer wird nun die von Ihnen erklärten Tagesumsätze mit Ihrem Lohnaufwand in Beziehung setzen. Hohe Umsätze können z. B. in der Außengastronomie nur dann erzielt werden, wenn entsprechendes Personal eingesetzt wird. Ohne Ihre kaufmännische Buchführung wäre dieser Quervergleich nicht möglich.

Dieses Recht auf Information genießen Sie

Der Lohnsteuerprüfer wird Sie nicht sofort über jeden einzelnen Punkt seiner Feststellungen informieren. Wenn Sie ihn aber zwischenzeitlich aufsuchen und sich nach Feststellungen erkundigen, wird er Sie über den Stand der Prüfung informieren.

Prüfpunkte kommen vor der Schlussbesprechung

Es ist ein Gebot der Fairness, dass Ihnen die Finanzverwaltung angemessene Zeit (rund 1-2 Wochen) vor der Schlussbesprechung die Prüfungsfeststellungen mitteilt, sofern es der Prüfer nicht schon vorab im Rahmen seiner Informationspflicht getan hat.

Achtung: Sie können nicht unvorbereitet in ein Gespräch gehen, um sich dann ad hoc verteidigen zu müssen. Werden Sie während der laufenden Prüfung nicht über die Sachverhaltsfeststellungen informiert, lehnen Sie eine Schlussbesprechung ohne schriftliche Zusammenstellung der Besprechungspunkte ab.

Das sollten Sie über die Schlussbesprechung wissen

Ziel der Schlussbesprechung ist es, Einigkeit über alle Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüfung zu erzielen. Teilnehmer der Schlussbesprechung sind:

• Sie als Steuerverantwortlicher,
• Ihr Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung
• oder auch noch Ihr Steuerberater
• und ggf. auch Ihr Geschäftsführer.

Auf Seiten des Finanzamts nehmen teil:

• der Lohnsteuerprüfer und
• sein Sachgebietsleiter.

Tipp: Auch wenn Sie Ihre rechtlichen Gestaltungen vollkommen anders auslegen als der Prüfer, unterlassen Sie persönliche Angriffe. Dafür gibt es den Rechtsweg.

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So verliert die  Betriebsprüfung ihren Schrecken

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Lohnsteuer kann nachträglich steigen

Auch nachträglich eingebaute Extras erhöhen nach den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 LStR 2008) den Bruttolistenpreis des Dienstwagens und damit den zu versteuernden geldwerten Vorteil.

Der Bundesfinanzhof legte vor ein paar Jahren (Urteil vom 16.2.2005, AZ: VI R 37/04) fest, unter welchen 2 Voraussetzungen die Lohnsteuer des Dienstwagenfahrers steigt:

1. Die Sonderausstattung muss fest im Firmenwagen eingebaut sein und
2. zwischen Ausstattung und Wagen muss ein einheitlicher Nutzungs- und Funktionszusammenhang bestehen.

Navigationsgerät wirkt sich aus

Nur der Wert von Sonderausstattung, die untrennbar mit der Art und Weise der Fahrzeugnutzung verbunden ist, erhöht den Bruttolistenpreis. Das gilt beispielsweise für Ihr Navigationsgerät. Denn: „Die Verwendung des Geräts während der Fahrt dient allein dem bestimmungs­gemäßen Gebrauch des Firmenwagens selbst und erfüllt keinen von diesem Gebrauch ablösbaren, eigenständigen Zweck“, argumentierte der BFH in seiner Urteilsbegründung.

Autotelefon dagegen bleibt außen vor

Gegenstände, die Sie oder Ihr Mitarbeiter dagegen unabhängig vom Dienstwagen nutzen können, lassen Sie bei der Besteuerung außer Betracht – wie beispielsweise Ihr neues Autotelefon.

So besteuern Sie nachträgliche Sonderausstattung korrekt

Lassen Sie die Sonderausstattung nachträglich in das Firmenfahrzeug Ihres Unternehmens einbauen, müssen Sie sie auch erst ab diesem Zeitpunkt steuerlich berücksichtigen – und zwar von Beginn des Monats an, in dem Sie das Extra haben einbauen lassen.

Achtung: Lassen Sie das Extra im Laufe oder gar erst am Ende eines Monats einbauen, dürfen Sie aber nicht anteilig kürzen. Der steuerlich für die Berechnung der 1-%-Pauschale maßgebliche Bruttolistenpreis erhöht sich mit Beginn des Monats.

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Dienstwagen 2011: Jetzt rechnen Sie kostensparend wie nie die Privatnutzung ab

Auf vielfachen Wunsch steuergeplagter Dienstwagenfahrer und abrechnungsgeplagter Entgeltabrechner haben wir für Sie ganz neu den Ratgeber „Dienstwagen 2011 – Der Arbeitgeber-Leitfaden“ zum kostenlosen Download bereitgestellt. Damit sparen Sie leicht mehrere hundert Euro im Jahr – zum Beispiel mit dem einfachen, aber wirkungsvollen 4-Wochen-Trick. Denn wussten Sie, dass die geschickte Urlaubsplanung Ihnen einen ganzen Monat Steuerfreiheit bringt – ohne, dass Sie auf irgendetwas verzichten?

Doch warum lange darüber reden?

Der neue Ratgeber „Dienstwagen 2011 – Der Arbeitgeberleitfaden“ kommt GRATIS und bequem per Sofort-Download zu Ihnen – wenn Sie jetzt hier klicken!

Ihr Vorteil:
Nur hier erfahren Sie unter anderem:

• So vermeiden Sie teure Fehler bei Ihrer Abrechnung!
• Wie Sie den Listenpreis korrekt ermitteln
• So beteiligen Sie Ihren Mitarbeiter an den Kosten
• So berechnen Sie rechtssicher die Gesamtkosten des Fahrzeugs
• Hier dürfen Sie die 0,03%-Pauschale anwenden
• Das gilt, wenn Ihr Mitarbeiter nur selten in den Betrieb fährt

Lassen Sie sich diese geldwerten Experten-Tipps rund um den Dienstwagen nicht entgehen. Klicken Sie gleich hier!

• Wenn Sie Fragen zur korrekten Abführung der Lohnsteuer für einen Minijobber haben
• Wenn Sie klären wollen, ob eine bei Ihnen beschäftigte Person selbstständig (Unternehmer) oder unselbstständig (Arbeitnehmer) tätig wird
• Wenn Sie unsicher sind, ob Sie eine bestimme Zahlung an Ihre Mitarbeiter steuerpflichtig oder steuerfrei behandeln müssen
• Wenn Sie Fragen zur Berechnung der Lohnsteuer haben – insbesondere, wenn Sie z. B. Arbeitslohn für mehrere Jahre auszahlen
• Wenn Sie klären lassen wollen, ob ein bei Ihnen beschäftigter Arbeitnehmer unbeschränkt oder beschränkt steuerpflichtig ist
• Wenn Sie Fragen im Zusammenhang mit der Doppelbesteuerung von Arbeitslohn haben, weil Sie ausländische Arbeitnehmer beschäftigen

Der Vorteil für Sie

Mit der daraufhin erteilten Antwort erhalten Sie Rechtssicherheit: Denn die Auskunft darf vom Finanzamt zumindest nicht ohne weiteres wieder aufgehoben werden. Dies bestätigte zuletzt der Bundesfinanzhof (BFH) (Urteil vom 2.9.2010, AZ: VI R 3/09).

Darum ging es in dem Fall

In dem Streitfall hatte eine Arbeitgeberin für Mitarbeiter pauschale und individuelle Steuern für eine Ausgleichszahlung an eine Zusatzversorgungskasse abgeführt.

Nachdem sich die Rechtslage durch ein BFH-Urteil geändert hatte, plante die Arbeitgeberin eine Stornierung der zu Unrecht versteuerten geldwerten Vorteile. Sie beantragte eine Anrufungsauskunft und wollte wissen, ob die von ihr beabsichtigte Rückabwicklung rechtmäßig sei.

Das Finanzamt erteilte der Arbeitgeberin die Anrufungsauskunft und gab grünes Licht für deren Plan. Knapp 3 Monate später jedoch widerrief es seine Anrufungsauskunft und damit die Zustimmung zu der von der Arbeitgeberin geplanten Vorgehensweise. Diese klagte und bekam vom BFH Recht:

Das gilt für den Wiederruf der Anrufungsauskunft

Fazit: Auch Finanzbeamte sind Menschen und können sich irren. Daher können sie auch eine bereits erteilte Anrufungsauskunft aufheben oder ändern – aber nur mit zukünftiger Wirkung.

Und dabei müssen die Finanzbeamten das Interesse des Steuerpflichtigen, der auf die Anrufungsauskunft vertraut hat, gegen die Interessen der Verwaltung abwägen, legten die BFH-Richter fest. Und diese Erwägungen müssen für den Steuerpflichtigen aus der Entscheidung auch erkennbar sein – daher muss das Finanzamt sie begründen. In dem Fall hatten die Finanzbeamten jedoch keine Begründung geliefert und keine erkennbare Abwägung vorgenommen.

Das sollten Sie tun

Grundsätzlich sollten Sie stets jede Entscheidung einer Behörde prüfen. Fällt Sie zu Ihren Ungunsten aus und kommt Ihnen das merkwürdig oder ungereimt vor, kann es sich für Sie lohnen, sich zu wehren.

Das richtige Rechtsmittel gegen eine Anrufungsauskunft und die Rücknahme einer Anrufungsauskunft ist ein Einspruch.

Darauf sollten Sie bei Ihrem Einspruch achten

Legen Sie innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe der Entscheidung einen schriftlichen Einspruch ein. Machen Sie darin deutlich, dass es sich um einen Rechtsbehelf handelt und wogegen sich dieser Rechtsbehelf richtet.

Tipp: Eine Begründung benötigen Sie nicht. Allerdings ist sie sinnvoll, weil sich so Ihre Chancen erhöhen, dass Ihrem Einspruch stattgegeben wird.

Achtung: Förmlichen Rechtsbehelf gibt es erst nach formalem Bescheid

Einen förmlichen Rechtsbehelf – in Form des Einspruchs oder einer Klage vor dem Finanzgericht – haben Sie aber erst, wenn das Finanzamt einen Nachforderungs- oder Haftungsbescheid gegen Sie erlässt, weil Sie sich nicht nach der Auskunft gerichtet haben.

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Neu:
Mit diesen Verträgen beschäftigen Sie Ihre Aushilfen und Mini-Jobber so rechtssicher wie noch nie!

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Achtung: Dann sollten Sie aufpassen, wenn Sie Ihrem Dienstwagen zusätzliche Extras gönnen – das könnte das Auto steuerlich verteuern.

Auch bei der 1-%-Besteuerung kann die zu zahlende Lohnsteuer steigen

Auch nachträglich eingebaute Extras erhöhen nach den Lohnsteuer-Richtlinien (R 8.1 Abs. 9 LStR 2008) den Bruttolistenpreis des Dienstwagens und damit den zu versteuernden geldwerten Vorteil.

Der Bundesfinanzhof legte vor ein paar Jahren (vom 16.2.2005, AZ: VI R 37/04) fest, unter welchen 2 Voraussetzungen die Lohnsteuer des Dienstwagenfahrers steigt:

1. Die Sonderausstattung muss fest im Firmenwagen eingebaut sein und
2. zwischen Ausstattung und Wagen muss ein einheitlicher Nutzungs- und Funktionszusammenhang bestehen.

Bei einem neuen Navigationsgerät steigt die Lohnsteuer

Nur der Wert von Sonderausstattung, die untrennbar mit der Art und Weise der Fahrzeugnutzung verbunden ist, erhöht den Bruttolistenpreis. Das gilt beispielsweise für Ihr Navigationsgerät. Denn: „Die Verwendung des Geräts während der Fahrt dient allein dem bestimmungsgemäßen Gebrauch des Firmenwagens selbst und erfüllt keinen von diesem Gebrauch ablösbaren, eigenständigen Zweck“, argumentierte der BFH in seiner Urteilsbegründung.

Ein Autotelefon bleibt bei der Steuer dagegen außen vor

Gegenstände, die Sie oder Ihr Mitarbeiter dagegen unabhängig vom Dienstwagen nutzen können, lassen Sie bei der Besteuerung außer Betracht – wie beispielsweise Ihr neues Autotelefon.

So besteuern Sie nachträgliche Sonderausstattung korrekt

Lassen Sie die Sonderausstattung nachträglich in das Firmenfahrzeug Ihres Unternehmens einbauen, müssen Sie sie auch erst ab diesem Zeitpunkt steuerlich berücksichtigen – und zwar von Beginn des Monats an, in dem Sie das Extra haben einbauen lassen.

Achtung: Lassen Sie das Extra im Laufe oder gar erst am Ende eines Monats einbauen, dürfen Sie aber nicht anteilig kürzen. Der steuerlich für die Berechnung der 1-%-Pauschale maßgebliche Bruttolistenpreis erhöht sich mit Beginn des Monats.

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Damit Dienstwagen & Co. für Sie keine Affäre mehr sind!

In „Lohn & Gehalt aktuell“ steht alles drin, was Sie über die Dienstwagenbesteuerung wissen müssen:

• Wie Sie den Listenpreis korrekt ermitteln
• Wie Sie Ihren Mitarbeiter an den Kosten beteiligen
• Wann Sie die 0,03%-Pauschale anwenden dürfen
• Was gilt, wenn Ihr Mitarbeiter nur selten in den Betrieb fährt
• Wie Sie rechtssicher die Gesamtkosten des Fahrzeugs berechnen
• Welche Anforderungen an das Fahrtenbuch gelten
• … und vieles mehr!

Doch nicht nur das: Sie erfahren auch alles Wichtige über Dienstreisen, Aushilfskräfte, Kurzarbeit, Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht, Urlaubsgeld und Urlaubsrecht, Altersteilzeit und, und, und …

Ganz einfach und ohne viel Aufwand für Sie. Diese Vorzüge bietet „Lohn & Gehalt aktuell“ Ihnen für Sie und Ihre Tätigkeit im Lohnbüro konkret:

• Wichtige Urteile machen Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung unangreifbar. Außerdem können Sie gegenüber Prüfern, Vorgesetzten, Behörden und Sozialversicherungsträgern jederzeit beweisen, dass Sie die Rechtslage genau kennen.
• Sie sind rechtzeitig über neue Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht informiert. Und können damit frühzeitig reagieren, statt hinterher hastig agieren zu müssen.
• Sie können Ihrem Vorgesetzten gegenüber demonstrieren, dass Sie sich in Ihrer Materie bestens auskennen. Und können ihn sogar noch auf neue Gesetzesänderungen oder Sparmöglichkeiten aufmerksam machen.
• Wenn Mitarbeiter mit kniffligen Fragen zu Ihnen ins Lohnbüro kommen, können Sie sofort eine kompetente Antwort geben. Und meist auch gleich ein Urteil präsentieren, mit dem Sie sich lange Diskussionen ersparen.
• Sie ersparen sich eine Menge Ärger in Betriebsprüfungen und möglicherweise hohe Nachzahlungen, weil Sie mit „Lohn & Gehalt aktuell“ eine Arbeitshilfe an der Hand haben, mit der Sie Fehler von vornherein weitgehend ausschließen.
• Sie nutzen häufig übersehene Möglichkeiten, wie Sie Ihren Mitarbeitern steuer- und sozialabgabenfrei den Lohn erhöhen.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen, mit denen Sie selbst heikle Sonderfälle wie Einmalzahlungen oder Gehaltspfändungen rechtssicher abrechnen.
• Kein Fachchinesisch. Keine ausschweifenden, juristischen Abhandlungen.
• Viele Praxis-Checklisten, Übersichten und Beispiele, die Sie sofort in Ihren Arbeitsalltag übernehmen können. Damit ist ein Fall schnell abgehakt — und Sie haben trotzdem alles richtig gemacht!

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Toll für Sie: Wenn Sie JETZT bestellen, gibt es für Sie GRATIS dazu: den Sozialversicherungs- und Lohnsteuer-Check 2010 – die praktische Übersicht mit allen wichtigen Kennzahlen, Daten und Fakten rund um das Thema Sozialversicherung und Lohnsteuern 2010

• Sozialversicherungswerte
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• Service 1
  Online-Informationen: Alle wichtigen Musterformulierungen, Tabellen und Checklisten ergänzend zu „Lohn & Gehalt aktuell“ GRATIS downloaden. Dazu: tagesaktuelle Meldungen. Damit Sie immer auf dem Laufenden sind.
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  Wöchentliches E-Mail-Update: Alle höchstaktuellen Änderungen für Ihre Entgeltabrechnung erhalten Sie ganz bequem und schnell per E-Mail. Kurz & kompakt informiere ich Sie darüber, was aktuell für Sie als Arbeitgeber von Bedeutung ist.
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• Service 4
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Klicken Sie gleich hier für Ihre kostenlose Testausgabe!

Vielleicht wollen Sie ja auch einen Studenten beschäftigen. Und fragen sich, ob Sie ihn lieber als Praktikant oder als Werkstudent anstellen sollen.

Steuerlich ist es egal, ob Ihr Student ein Praktikum bei Ihnen absolviert oder einen Job übernimmt. Grundsätzlich sind Studenten lohnsteuerpflichtig, wie jeder reguläre Arbeitnehmer.

Auf die Tätigkeit kommt es an

• Wenn das Lernen und Erfahrungsammeln bei seinem Einsatz im Vordergrund steht, dann ist es ein Praktikum – hierfür spricht beispielsweise, wenn der Student mehrere Stationen durchläuft.
• Kommt es Ihnen dagegen eher auf die Leistung an, die Ihr Student abliefert, dann handelt es sich eher um einen regulären Job – und damit den Einsatz als Werkstudent.

Das gilt konkret für die Besteuerung Ihrer Studenten

Je nach Turnus, in dem Sie Ihren Studenten entgelten, müssen Sie für ihn die Lohnsteuer aus der Monats-, Wochen- oder Tageslohnsteuertabelle ermitteln.

Viele Studenten bekommen die Lohnsteuer zurück

Die meisten ordentlichen Studenten werden nicht lohnsteuerpflichtig sein, da in der Regel ihr Jahresverdienst den Grundfreibetrag von derzeit 8.004 € nicht übersteigt.

Achtung: Sie dürfen als Arbeitgeber nun deshalb allerdings nicht auf den Lohnsteuerabzug und die Lohnsteuerkarte verzichten. Aber machen Sie Ihren Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass er einen Antrag auf die Veranlagung stellen muss und dass er dann sehr wahrscheinlich die gesamte Lohnsteuer zurückerhält.

Auch Studenten können Sie pauschal besteuern

Wie bei Ihren übrigen geringfügig entlohnten oder kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern auch, können Sie Ihre Studenten natürlich auch pauschal besteuern.

1. 25-%-Pauschale

Sie dürfen den Arbeitslohn an kurzfristig beschäftigte Aushilfen mit 25 % pauschalieren – auch wenn es sich um Studenten handelt.

Tipp: Dabei ist es unerheblich, ob auch sozialversicherungsrechtlich eine kurzfristige Beschäftigung vorliegt (Beschäftigung von maximal 2 Monaten/50 Arbeitstagen pro Jahr).

Entscheidend ist nur, dass lohnsteuerrechtlich die Voraussetzungen für eine kurzfristige Beschäftigung erfüllt sind. Diese sind:

• Sie dürfen Ihren Mitarbeiter nur gelegentlich, nicht regelmäßig wiederkehrend bei sich beschäftigen.
• Die Dauer der Beschäftigung darf über 18 zusammenhängende Tage nicht hinausgehen.
• Der Arbeitslohn darf pro Arbeitstag 62 € nicht überschreiten. Eine Ausnahme dürfen Sie hiervon machen, wenn es zu unvorhergesehenen Überstunden der Aushilfe kommt.
• Der auf den Stundenlohn umgerechnete Arbeitslohn darf nicht mehr als 12 € pro Stunde betragen.

2. 2-%-Pauschale

Mit 2 % dürfen Sie den Arbeitslohn für Ihren Teilzeitbeschäftigten pauschal besteuern, wenn diese als Minijobber regelmäßig monatlich nicht mehr als 400 € verdienen.

3. 20-%-Pauschale oder reguläre Beiträge

Übt der Student mehrere geringfügige Beschäftigungen aus, zählen am Ende alle Löhne dieser Arbeitsverhältnisse zusammen.

Liegt der Gesamtlohn über der 400-€-Grenze, fallen keine pauschalen Beiträge zur Rentenversicherung an, sondern die regulären Beiträge.

Achtung: Damit ist auch die Möglichkeit der pauschalen Lohnsteuer von 2 % hinfällig.

Tipp: Sie können den Arbeitslohn aber für jedes einzelne Arbeitsverhältnis, bei dem die Entgeltgrenze 400 € nicht übersteigt, mit 20 % pauschalieren.

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Minijobber beschäftigen und abrechnen – Jetzt so einfach wie nie!

Das neue 25-teilige Minijob-Praxispaket enthält alle Vorlagen, Muster, Verträge und Vereinbarungen, mit denen Sie die Mini-Jobber im Unternehmen rechtssicher beschäftigen und fehlerfrei abrechnen. 

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• Arbeitsvertrag für eine unbefristete Teilzeitbeschäftigung – fertig zu übernehmen!
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• Arbeitsvertrag für ein Ehegattenarbeitsverhältnis als unbefristete Teilzeitbeschäftigung
• Arbeitsvertrag für ein Abrufarbeitsverhältnis mit Teilzeitkräften und Aushilfen
• Entgeltnachweis bei Teilzeitbeschäftigung – einfach von Ihrem Minijobber ausfüllen lassen!
• Quittung für pauschal versteuertes Entgelt an Aushilfskräfte
• Mitteilung über die Beschäftigung einer werdenden Mutter nach § 5 des Mutterschutzgesetzes
• Muster-Schreiben: Elternzeit und restlicher Jahresurlaub
• Erklärung für die Elterngeldstelle – einfach von Ihrer Mitarbeiterin ausfüllen lassen!
• Unfallfragebogen – damit Sie als Arbeitgeber Schadensersatzansprüche geltend machen können!
• Unfallfragebogen für einen Verkehrsunfall
• Unfallfragebogen für einen Sportunfall
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• Wie Sie die Voraussetzungen der Pauschalversteuerung einer geringfügigen Beschäftigung prüfen
• Mit diesem Muster-Formular prüfen Sie die Versicherungspflicht bzw. -freiheit bei kurzfristig Beschäftigten
• Wie Sie Versicherungspflicht bzw. -freiheit zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung bei Studenten überprüfen
• Prüfung der Versicherungspflicht bzw. -freiheit bei Schülern
• Erklärung der Erziehungsberechtigten zur Beschäftigung eines Schülers
• Erklärung bei geringfügiger Beschäftigung
• Mitteilung über die Möglichkeit des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit zur Rentenversicherung
• Erklärung über den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit zur Rentenversicherung
• Erklärung des Mitarbeiters über den Verzicht auf die Anwendung der Gleitzonenregelung in der gesetzlichen Rentenversicherung
• Muster-Zeiterfassungsbogen

Mein Tipp:

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So ist die Rechtslage

Ob Kleidergeld oder kostenlos überlassene Ausstattung – beides müssen Ihre Mitarbeiter als geldwerten Vorteil versteuern, wenn es sich bei der Kleidung um bürgerliche Kleidungsstücke handelt. Nur typische Berufskleidung bleibt für Ihre Mitarbeiter steuerfrei. Diese dürfen Sie Ihren Mitarbeitern also auch kostenlos oder verbilligt überlassen, ohne dass ein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil entsteht.

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Dafür sorgt zuverlässig der zweite Gratis-Download für heute. Das Praxispaket „Lohnsteuer-Außenprüfung klipp und klar“! Hier erfahren Sie:

• Wie Sie in einer Prüfung IHRE Rechte wahren
• Was der Prüfer darf – und was nicht
• Welche Prüfungsschwerpunkte 2010 an der Reihe sind – und wie Sie sich perfekt vorbereiten
• Die wichtigsten Urteile, mit denen Sie Ihre Position stärken
• Und, und, und

Mein Tipp: Wenn bei Ihnen demnächst eine Lohnsteuer-Außenprüfung ansteht, können Sie sich jetzt mit dem Praxispaket „Lohnsteuer-Außenprüfung klipp und klar“ perfekt vorbereiten wie nie. Klicken Sie zum kostenlosen Download dieser wichtigen Arbeitshilfe jetzt einfach hier.

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Diese Voraussetzungen muss typische Berufskleidung erfüllen:

1. Sie muss als Arbeitsschutzkleidung auf die jeweils ausgeübte Berufstätigkeit zugeschnitten sein, wie etwa ein „Blaumann“, Kittel oder Arbeitsschuhe) oder
2. nach ihrer Beschaffenheit – also uniformartig oder etwa durch ein aufgesticktes Firmenemblem – objektiv eine berufliche Funktion erfüllen.

Zusatzvoraussetzung: Private Nutzung ausgeschlossen

Doch der Fiskus hat noch eine zusätzliche Hürde eingezogen: Er erkennt Arbeitskleidung nur dann als typische Berufskleidung an, wenn eine private Nutzung der Kleidungsstücke so gut wie ausgeschlossen ist. Konkret bedeutet das, dass die Arbeitsschutzschuhe steuerfrei sein können, nicht jedoch die normalen Schuhe zur Uniform – auch wenn Ihre Mitarbeiter diese tatsächlich nur bei der Arbeit tragen.

Diese Voraussetzungen muss ein Kleidergeld erfüllen

Sie können Ihren Mitarbeitern natürlich auch ein sogenanntes Kleidergeld zahlen, statt Ihnen die Kleidung zu stellen. Steuerfrei ist dass unter der Voraussetzung, dass Ihre Mitarbeiter nach

• Unfallverhütungsvorschriften,
• Tarifvertrag oder
• aufgrund einer Betriebsvereinbarung

typische Berufskleidung tragen müssen.

Bei bürgerlicher Kleidung kennt der Fiskus kein Pardon

Nun könnten Sie ja auf die Idee kommen, dass exakt gleiche Anzüge und Kostüme ja auch eine Uniform darstellen.

Achtung: Steuerlich ist das aber nicht der Fall. Dagegen spricht aus Sicht des Fiskus das Argument, dass Ihre Mitarbeiter den eleganten Anzug ja auch privat tragen können.

Die Folge für Sie und Ihre Mitarbeitern

Überlassen Sie Ihren Mitarbeitern bürgerliche Kleidung kostenlos oder verbilligt, dann ist dies selbst dann als geldwerter Vorteil lohnsteuerpflichtig, wenn Ihre Mitarbeiter die guten Stücke ausschließlich am Arbeitsplatz tragen – sogar dann, wenn sie die Kleidung außerhalb der Arbeitszeit in der Firma einschließen.

Einziger Ausweg: Firmentypische Gestaltung

Für Sie gibt es nur einen Weg, Ihren Mitarbeitern die Kleidung lohnsteuerfrei zu überlassen: indem Sie sie firmentypisch ausstatten.

Tipp: Das gelingt am einfachsten mit aufgestickten oder eingewobenen Firmen- und Namensemblemen.

Vorschüsse sind normales Entgelt

Grundsätzlich werden Sie ihm diesen Gefallen sicher gern tun. Nur, wie gehen Sie bei der Lohnsteuerabrechnung mit der vorgezogenen Auszahlung um?

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So sieht es bei der Lohnsteuer aus

Natürlich sind auch Vorschusszahlungen ganz normale Entgeltzahlungen. Auch für einen Vorschuss werden somit Lohnsteuern und auch Sozialabgaben fällig. Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter einen Gehaltsvorschuss in geringer Höhe auszahlen, also etwa 400 oder 500 € und diesen mit der nächsten regulären Gehaltszahlung verrechnen, brauchen Sie nicht gesondert Lohnsteuer einzubehalten. Sie dürfen beides zusammen besteuern.

Achtung: Sie müssen dann aber unbedingt darauf achten, dass Sie dann die Lohnsteuer vom vollen Gehalt und nicht vom um den Vorschuss gekürzten Betrag berechnen und abführen. Halten Sie das also nach, damit die Summe der Abzüge stimmt.

Beispiel:

Geben Sie einem Mitarbeiter Mitte Juni also einen Vorschuss von 400 € und verrechnen diesen mit dem Julientgelt in Höhe von 2.500 €.

Dann zahlen Sie im Juni die 400 € ohne Lohnsteuerabzug aus.

Das Juligehalt versteuern Sie dafür in voller Höhe und verrechnen nur den bereits gezahlten Nettoauszahlungsbetrag mit den 400 €.

Auch die Sozialversicherungsbeiträge für den Vorschuss führen Sie erst ab, wenn der Mitarbeiter den regulären Lohn erhält.

Das ist die Voraussetzung für dieses Vorgehen

Der Lohnabrechnungszeitraum darf nicht länger als 5 Wochen dauern und die Lohnabrechnung muss dann nach spätestens 3 Wochen erfolgen. Dann dürfen Sie die Vorschüsse als laufenden Arbeitslohn behandeln

Und wenn Sie den Vorschuss etwas längerfristiger gewähren?

Wenn Sie Ihrem Mitarbeiter einen größeren oder auch längerfristigeren Vorschuss gewähren – Achtung: das muss noch kein Darlehen sein –, haben Sie bei der Besteuerung zwei Möglichkeiten:

• Sie besteuern den Vorschuss sofort wie laufende Lohnzahlungen oder
• sie besteuern den Vorschuss als sonstigen Bezug.

Tipp: Wenn Sie den Vorschuss als sonstigen Bezug besteuern, dürfen Sie die Vereinfachungsregelung der R 118 Abs. 4 Satz 2 der Lohnsteuerrichtlinien anwenden.

Wann Sie die Vereinfachungsregelung nutzen dürfen

Voraussetzung hierfür ist nur, dass Ihr Mitarbeiter dieser Regelung nicht widerspricht. Ein Betriebsprüfer muss dieses Vorgehen später jedenfalls gutheißen.

Vielleicht hat Ihr Unternehmen ja für Sie selbst eine solche D&O-Versicherung abgeschlossen. Oder Sie erledigen die Lohnsteuer für Ihre Geschäftsführer und stehen dort vor der Frage, wie Sie die Versicherungsprämien steuerlich behandeln.

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So sind die Regeln

Auch bei den Ausgaben für eine solche D&O-Versicherung zählt, ob Ihr Unternehmen sie im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse getätigt hat. Dann ist der für die Police gezahlte Betrag lohnsteuerfrei.

Diese 3 Vorgaben müssen dafür erfüllt sein:

1. Es muss sich um eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung handeln, die in erster Linie Ihr Unternehmen oder den Unternehmenswert gegen Schadensersatzforderungen Dritter absichert, die ihren Grund in dem Tätigwerden oder Untätigbleiben der für das Unternehmen verantwortlich handelnden und entscheidenden Organe bzw. Leitungsverantwortlichen haben.
2. Klauseln im Versicherungsvertrag für die D&O-Police müssen vorsehen, dass im Schadensfall Ihrem Unternehmen die Entschädigung zusteht.
3. Basis der Prämienkalkulation sind nicht individuelle Merkmale der versicherten Personen, sondern ausschließlich die Betriebsdaten des Unternehmens.