Welche Angaben auch 2012 in Ihre Rechnungen gehören, steht in §§ 14 Abs. 4, 14a Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie §§ 33 und 34 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV).

Diese Mindestangaben sollten Ihre Rechnung enthalten

1. Name und Anschrift
Geben Sie den Namen und die Adresse Ihres Vertragspartners stets vollständig an. Damit sind Sie auf der sicheren Seite.

2. Steuernummer oder USt-ID
Verfügen Sie noch nicht über eine Umsatzsteuer-Identitätsnummer, dürfen Sie nur die vom Finanzamt erteilte Steuernummer verwenden. Verlagern Sie Ihren Unternehmenssitz, müssen Sie Ihren Kunden als leistender Unternehmer Ihre neue Steuernummer mitteilen und dürfen künftig nur noch diese verwenden.

3. Ausstellungsdatum
Als Rechnungsdatum geben Sie den Tag der Ausstellung der Rechnung an.

4. Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer
Sie dürfen sich aussuchen, nach welchem Muster Sie Ihre Rechnungsnummer gestalten. Das kann eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen sein, die Sie zeitlich, geografisch oder organisatorisch nach Belieben variieren dürfen. Hauptsache ist, die jeweilige Rechnungsnummer wird nur einmal vergeben und ist dem jeweiligen Nummernkreis leicht zuzuordnen.

Beispiel: HH-2012-16491 (16.491. Rechnung des Jahres 2012 der Niederlassung Hamburg).

5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
Als handelsüblich gelten z.B. Markenartikelbezeichnungen, aber auch handelsübliche Sammelbezeichnungen, wie etwa

• Baubeschläge,
• Büromöbel,
• Kurzwaren,
• Schnittblumen,
• Waschmittel etc.

Achtung: Allgemeine Umschreibungen wie etwa „Geschenkartikel“ reichen nicht.

6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Üblicherweise geben Sie den Liefertermin an. Achtung: Dabei reicht längst nicht mehr der Hinweis, dass Liefer- und Rechnungsdatum identisch sind. Sie müssen beides hinschreiben. Haben Sie über einen längeren Zeitraum geliefert, etwa bei einem Wartungsvertrag, reicht es, wenn sich dieser Zeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergibt.

7. Vereinbartes Entgelt
Hier geben Sie den Nettobetrag an, also das Entgelt ohne Umsatzsteuer.

Tipp: Bei einer Skontovereinbarung müssen Sie das Skonto nicht betragsmäßig ausweisen – weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer.

Beispiel: „… 2 % Skonto bei Zahlung bis …“

8. Steuersatz und Steuerbetrag
Diese Angabe ist unverzichtbar. Sie müssen sowohl den korrekten Steuersatz in %, als auch den absoluten Steuerbetrag in der Rechnung nennen.

Tipp: Bei steuerfreien Lieferungen oder sonstigen Leistungen müssen Sie auf die Steuerbefreiung hinweisen.

9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
Soweit Sie eine grundstücksbezogene Leistung für einen Nichtunternehmer erbringen, sind Sie verpflichtet, Ihren Kunden in der Rechnung auf seine Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Dabei genügt ein allgemeiner Hinweis.

Beispiel: „Sofern Sie Nichtunternehmer sind, sind Sie gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre lang aufzubewahren.“

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Die Frage dabei: In solchen Fällen fragt es sich, ob es (umsatz)steuerlich zulässig ist, dass dem Kunden in ein und derselben Rechnung die neue Maschine in Rechnung gestellt und für die in Zahlung genommene Maschine eine Gutschrift erteilt wird.

Gutschrift muss vor der Lieferung vereinbart werden

Die Erteilung der Gutschrift ist nur zulässig, wenn sie vor der Lieferung vereinbart wurde (§ Abs. 2 Satz 2 Umsatzsteuergesetz). Es genügt zwar, dass die Erteilung der Gutschrift mündlich, ggf. auch telefonisch vereinbart wird. Aus Beweisgründen empfiehlt sich jedoch dringend die Schriftform. So kann die Erteilung der Gutschrift etwa in der Auftragsbestätigung festgehalten werden.

Warum Sie die Vereinbarung schriftlich schließen sollten

Bedenken Sie, dass Sie im Streitfall nachweisen müssen, dass die Vereinbarung zustande gekommen ist. Wie Sie bei einer Gutschrift korrekt abrechnen, zeigt das Beispiel unten.

Tipp: Gutschriften können nach den gleichen Grundsätzen berichtigt werden wie Rechnungen. Das bedeutet also: Die Gutschrift können nur Sie als Aussteller berichtigen, nicht Ihr Geschäftspartner.

Beispiel:

Der Kaufpreis für eine neue Produktionsmaschine beträgt 70.000 € netto und die gebrauchte Maschine wird für 15.000 € netto in Zahlung genommen. Dann kann die Gutschrift wie folgt mit der Rechnung kombiniert werden:

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• Wie Sie bei den Pflichtangaben in Rechnungen alle gesetzlichen Vorgaben korrekt erfüllen
• Welche Angaben Rechnungen zum Lieferzeitpunkt enthalten müssen
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• Erlauben korrigierte Rechnungen rückwirkenden Vorsteuerabzug?
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Und nun die schlechte Nachricht: Als Vorsteuer dürfen Sie nur den in dem überhöhten Steuerbetrag enthaltenen – „gesetzlich geschuldeten“ – Betrag abziehen.

Das bedeutet für Sie

Abziehen dürfen Sie somit dann also nur 7 und nicht 19 % des in der Rechnung ausgewiesenen Nettobetrags.

Das können Sie tun

Es steht Ihnen als Leistungsempfänger aber generell frei, eine berichtigte Rechnung zu verlangen, in der die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen ist.

Das gilt auch für Gutschriften

Die Regelung des § 14c Abs. 1 UStG ist auch auf Gutschriften anzuwenden, wenn also der Leistungsempfänger und nicht der leistende Unternehmer die Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet. Vorausgesetzt, diese beiden Vorgaben sind erfüllt:

• Die Abrechnung per Gutschrift wurde vorher vereinbart und
• der leistende Unternehmer als Empfänger der Gutschrift widerspricht nicht dem zu hohen Steuerbetrag.

Was, wenn Sie selbst die falsche Rechnung ausgestellt haben?

Wenn Sie als leistender Unternehmer oder ein von Ihnen beauftragter Dritter in einer Rechnung einen höheren Steuerbetrag ausweisen, als Sie nach dem Umsatzsteuergesetz schulden, dann schulden Sie zusätzlich zur richtigen Umsatzsteuer auch den zu Unrecht ausgewiesenen Mehrbetrag schulden (§ 14c Abs. 1 Umsatzsteuergesetz).

Vergessen Sie die Schuldfrage

Warum im konkreten Einzelfall z. B. 19 statt 7 % Umsatzsteuer berechnet wurden, ist unerheblich. Auch die Frage des Verschuldens spielt grundsätzlich keine Rolle. Die Regelung gilt für alle Unternehmer, die

• zum gesonderten Steuerausweis berechtigt sind und
• für eine Lieferung oder sonstige Leistung einen Steuerbetrag in der Rechnung gesondert ausgewiesen haben,
• obwohl sie für diesen Umsatz keine oder eine niedrigere Steuer schulden.

Und zwar unabhängig davon, ob die Rechnung alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthält oder nicht. Unverzichtbar ist allerdings die Angabe des Entgelts als Grundlage der gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer.

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Tipp: Dann sollten Sie bei der Umsatzsteuer nicht zu konkret werden.

Hintergrund:
Weist ein Unternehmer auf einem Kostenvoranschlag Umsatzsteuer aus, muss er diese auch dann an das Finanzamt abtreten, wenn der Auftrag nicht erteilt wird. Zu diesem Urteil kam der Bundesfinanzhof (Az.: V R 39/09).

So begründeten die Richter ihr Urteil

Alles, was wie eine Rechnung aussieht, kann der Empfänger möglicherweise nutzen, um einen Vorsteuerabzug geltend zu machen. Zahle der Aussteller dann keine Umsatzsteuer, drohe ein Ungleichgewicht zwischen einbehaltenen und gezahlten Steuern.

Die Folge für Sie:
Darum kann das Finanzamt auch in einem Kostenvoranschlag enthaltene Umsatzsteuer bei Ihnen kassieren – selbst wenn darin Fehler enthalten sind oder die Pflichtangaben fehlen.

Das gilt auch bei Fehlern in der Rechnung

In dem Fall war es sogar um eine vermeintliche Rechnung über geplante Leistungen gegangen, die weder Lieferzeitpunkt noch Rechnungsnummer enthielt. Die BFH-Richter hatten jedoch kein Erbarmen, das Unternehmen musste die Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen.

Das sollten Sie tun

Um diesem Schicksal zu entgehen, sollten Sie keinesfalls die Umsatzsteuer in einem Kostenvoranschlag auflisten.

• Weisen Sie lediglich darauf hin, dass sich beispielsweise der Preis zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer versteht.
• Besteht der Kunde darauf, einen Kostenvoranschlag mit ausgewiesener Umsatzsteuer zu erhalten, sollten Sie unbedingt gut deutlich sichtbar einen Vermerk aufdrucken, dass es sich nur um einen Kostenvoranschlag handelt.

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Eine wichtige Unterscheidung vorab:

Rechnungen, die Sie von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Telefax senden, gelten künftig als Papierrechnungen.

Elektronische Rechnungen sind dagegen Rechnungen, die Sie in einem elektronischen Format ausstellen und empfangen, also auf folgenden Wegen:

• per E-Mail mit PDF- oder Textdateianhang,
• per Computer-Telefax oder Fax-Server,
• per Web-Download,
• im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) oder
• per DE-Mail oder E-Postbrief.

Interne Kontrolle ersetzt elektronische Signatur

Wie schon erwähnt: Eine Signatur elektronischer Rechnungen ist künftig nicht mehr vorgeschrieben. Stattdessen sieht der Gesetzentwurf vor, dass Sie die elektronische Signatur gleichwohl auch weiterhin verwenden dürfen. Die meisten werden aber wohl darauf verzichten, die Signatur zu verwenden.

Wie Sie kontrollieren, entscheiden Sie nun selbst

Sie müssen dann eben durch ein eigenes Kontrollverfahren sicherstellen, dass klar ist, woher die Rechnung stammt, der Inhalt unversehrt und die Rechnung auf Dauer lesbar ist. Wie, das „legt jeder Unternehmer selbst fest“, heißt es hierzu im Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Gleiche Vorgaben wie für die Papierrechnung

Auch eine elektronische Rechnung muss alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Alle Angaben, die bisher schon gemäß §§ 14 Abs. 4, 14a UStG für Rechnungen erforderlich sind, müssen also auch Ihre elektronischen Rechnungen – und die Ihrer Lieferanten – enthalten.

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• Wie Sie bei den Pflichtangaben in Rechnungen alle gesetzlichen Vorgaben korrekt erfüllen
• Welche Angaben Rechnungen zum Lieferzeitpunkt enthalten müssen
• Welche Pflichtangaben Sie in Rechnungen bis 150 € beachten müssen
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So ist die Lage

Der Gesetzgeber hat die Vorschriften des Umsatzsteuer-Gesetzes (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) schon Anfang 2004 mit dem Steueränderungsgesetz 2003 drastisch verschärft.

Hintergrund waren damals die Vorgaben der so genannten EU-Rechnungsrichtlinie (Az. 2001/115/EG). Spätestens seither ist der Vorsteuerabzug in jedem Fall futsch, wenn Ihnen oder Ihrem Lieferanten hierbei ein Fehler passiert.

Achtung: Betriebsprüfer widmen diesem Punkt besondere Aufmerksamkeit.

Warum Sie sofort auch ältere Rechnungen bald checken sollten

Auch wenn die Versuchung groß ist: Schieben Sie den Checkup vor allem Ihrer Eingangsrechnungen nicht auf die lange Bank. Aus 2 Gründen:

1. Fällt bei einer Betriebsprüfung ein Fehler auf, droht Ihnen nicht nur die Aberkennung des Vorsteuerabzugs, sondern auch noch Strafzinsen. Diese wird Ihnen das Finanzamt auch dann nicht erlassen, wenn Sie später eine berichtigte Rechnung vorlegen.
2. Außerdem: Eine Mängelbeseitigung in einer Rechnung setzt voraus, dass der Rechnungssteller noch am Markt tätig ist. Kann eine fehlerhafte Rechnung nicht berichtigt werden, etwa weil das Unternehmen insolvent gegangen ist, ist der Vorsteuerabzug für Ihr Unternehmen endgültig verloren.

Das gilt auch bei Barzahlung und sofortiger Rechnungsstellung

Auch wenn die Lieferung oder Leistung gegen Barzahlung erfolgt, gelten die Vorschriften über die Pflichtangaben in einer Rechnung ohne Wenn und Aber.

Und: Stimmt bei einer Rechnung der Zeitpunkt der Leistung mit dem Zeitpunkt der Rechnungsausstellung überein, müssen Sie trotzdem auch bei einer Barzahlung, beide Daten – Rechnungs- und Lieferdatum – gesondert nennen.

Achten Sie auf diese 4 Sonderfälle beim Lieferdatum

1. Versenden Sie Waren an Kunden, gilt als Lieferdatum der Tag, an dem Sie den Gegenstand der Post, einem Paketdienst oder einer Spedition übergeben haben.
2. Bei sonstigen Leistungen, z. B. umfangreichen und zeitaufwendigen Bau- und Montagearbeiten, geben Sie als Lieferdatum den Zeitpunkt der Vollendung an. Ausnahme: Sie haben Teilleistungen vereinbart.
3. Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung. Darin ist die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
4. Die Angabe des Leistungszeitpunkts gilt selbst für Barrechnungen oberhalb der Kleinbetragsgrenze von 100 € (so z. B. bei Übernachtungs- oder Bewirtungsrechnungen).

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Ein paar Zahlen: Nach Angaben der Bundesregierung waren im Jahr 2009 bundesweit 13.332 Betriebsprüfer im Einsatz. Das war zwar ungefähr so viel, wie in den Vorjahren – aber die Prüfer holten allein bei der Umsatzsteuer insgesamt gut eine Milliarde € mehr an Steuernachzahlungen für den Fiskus herein.

Das sollten Sie tun

Am besten checken Sie jetzt schon alle Eingangsrechnungen durch – haben Sie die Steuererklärung erst einmal erledigt, werden Sie bestimmt nicht mehr dran denken – bis zur Betriebsprüfung, und dann stünden Sie dumm da. Kontrollieren Sie also besser schon jetzt, ob einer der folgenden 12 Fälle auf die jeweilige Rechnung zutrifft.

In diesen 12 Fällen kassiert der Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug

1. Das Entgelt wird falsch oder gar nicht angegeben.
2. Der Name und die Anschrift des Rechnungsempfängers fehlen.
3. Der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers fehlen.
4. Der Rechnungsaussteller ist nicht identisch mit dem leistenden Unternehmer.
5. Der Steuerbetrag wird falsch aufgeführt.
6. Der Zeitpunkt der Leistung wird nicht angegeben.
7. Die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts ist nicht berücksichtigt.
8. Die Rechnung nennt einen falschen Steuersatz.
9. Die Rechnung nennt keinen Steuersatz.
10. Die Rechnung weist Leistungen bzw. Lieferungen aus, die gar nicht erbracht wurden.
11. Die sich aus einer Berichtigung ergebenden Änderungen werden weder aus der Rechnung noch aus einem Begleitdokument deutlich.
12. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) wird nicht mitgeteilt.

Entdecken Sie einen der genannten Fehler, sollten Sie die Rechnung umgehend zurückweisen und verlangen, dass Ihr Lieferant Ihnen eine korrekte Rechnung schickt.

Tipp: Achten Sie künftig immer sofort beim Rechnungseingang auf diese Punkte. Begleichen Sie künftig nur noch korrekte Rechnungen – und bitten Sie bei allen anderen zuvor um Korrektur.

Verlangen Sie eine korrekte Rechnung

Eine falsch ausgestellte Rechnung kann nur Ihr Lieferant rechtsverbindlich korrigieren. Die Rechnung Ihres Lieferanten bleibt umsatzsteuerlich trotzdem voll wirksam – auch wenn Sie als Rechnungsempfänger selbst Korrekturen daran vornehmen.

So sollten Sie konkret vorgehen:

Schicken Sie die unkorrekte Rechnung mit handschriftlichen Korrekturen versehen zurück, mit der Bitte um Korrektur. Haben Sie einem Lieferanten gegenüber telefonisch die Bitte geäußert, eine Rechnung zu korrigieren, sollten Sie von dem Telefonat auf jeden Fall eine kurze Notiz fertigen.

Darum sollten Sie Ihre Bitte um Korrektur dokumentieren

Bemängelt der Betriebsprüfer eine Rechnung, für die Sie seinerzeit eine Berichtigung gefordert hatten und für die Ihr Lieferant die Berichtigung schuldhaft verweigert hat, dann können Sie die von Ihnen zu zahlenden Zinsen als Schadensersatz ihm gegenüber geltend machen.

Deshalb sollten Sie die Korrespondenz mit Ihrem Lieferanten über die Berichtigung einer Rechnung immer sehr sorgfältig aufzubewahren. Sicher ist sicher.

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• Pflichtangaben in Rechnungen: Wie Sie alle gesetzlichen Vorgaben korrekt erfüllen
• Pflichtangaben in Rechnungen: So schaffen Sie Klarheit
• Checkliste: Berücksichtigen Sie wirklich alle abziehbaren Vorsteuerbeträge?
• Vorsicht: Fehlender Zeitpunkt der Lieferung in der Eingangsrechnung gefährdet Vorsteuerabzug
• Leistungszeitpunkt in der Rechnung: So machen Sie alles richtig
• Berichtigung einer Rechnung: Wann Sie Schadensersatz verlangen können
• Schnellübersicht: Eingangsrechnungen berichtigen
• Geldwerte Praxis-Tipps: Vorsteuerabzug aus Rechnungen von Subunternehmern
• Gutschriften als Rechnungen: Diese Besonderheit müssen Sie beachten
• Definition: Was sind handelsübliche Bezeichnungen
• Vorsicht vor doppelter Umsatzsteuer in Einzel- und Gesamtrechnungen
• Angaben zum vereinbarten Entgelt in der Rechnung: Wie Sie Ihren Vorsteuerabzug sicherstellen
• Entgeltminderungen: Wann die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer berichtigt werden muss
• Praxis-Fälle: Wann Sie bei der Erteilung von Rechnungen zusätzliche Vorgaben einhalten müssen
• Welche Angaben Rechnungen zum Lieferzeitpunkt enthalten müssen

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Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie alle Ihre Eingangsrechnungen scharf kontrollieren. Bestimmte Pflichtangaben dürfen laut § 14 Abs. 4 Nr. 1– 9 UStG nicht fehlen.

Tipp: Das betrifft nicht Kleinbetragsrechnungen über 150 €. Für die sind die Anforderungen niedriger gesteckt.

Diese Mindestangaben gehören rein

1. Vollständige Namen und Adresse

Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie darauf achten, dass Name und Anschrift Ihres Unternehmens und auch des Kunden vollständig in der Rechnung enthalten sind.

Tipp: Verfügt Ihr Kunde über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, genügt es, wenn Sie diese Daten anstelle der Anschrift angeben.

2. Steuernummer oder USt-IdNr.

Verfügen Sie noch nicht über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und erteilt Ihnen das Finanzamt beispielsweise nach einer Verlagerung des Unternehmenssitzes eine neue Steuernummer, dürfen Sie nur noch diese verwenden.

3. Ausstellungsdatum der Rechnung oder Gutschrift

Den Tag, an dem die Rechnung ausgestellt wurde, geben Sie als Rechnungsdatum an.

4. Lieferdatum

Wenn in einem Vertrag wie etwa einem Wartungsvertrag der Zeitraum, über den sich die Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben ist, reicht es, wenn sich dieser Zeitraum aus den einzelnen Zahlungsbelegen ergibt.

5. Einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer soll sicherstellen, dass die jeweilige Rechnung einmalig ist.

Tipp: Sie brauchen Ihre Rechnungen nun aber nicht durchzunummerieren, sondern Sie können auch Nummernkreise vergeben. Wie viele solcher Nummernkreise – also eine Kombination von Buchstaben und Zahlen – Sie schaffen, bleibt Ihnen überlassen. Entscheidend ist allein, dass Sie in einem Nummernkreis eine Rechnungsnummer nur einmal vergeben und diese dem jeweiligen Nummernkreis leicht und eindeutig zugeordnet werden kann.

Ausnahme: In Verträgen über Dauerleistungen wie beispielsweise Miete, Pacht oder Leasing darf nur dann eine fortlaufende Nummer fehlen, wenn sie vor dem 1.1.2004 zustande gekommen sind. Bei derartigen Verträgen, die ab dem 1.1.2004 geschlossen wurden oder werden, ist dagegen eine fortlaufende Nummer zwingend erforderlich.

6. Liefermenge oder Leistungsumfang

Die Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung müssen ebenfalls in jeder Rechnung enthalten sein.

Vorsicht: Allgemeine Umschreibungen, wie etwa Geschenkartikel, reichen generell nicht aus. Stattdessen müssen es Markenartikelbezeichnungen oder zumindest handelsübliche Sammelbezeichnungen sein, wie etwa Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Schnittblumen, Spirituosen, Tabakwaren oder Waschmittel. Hauptsache, anhand der Angaben lässt sich eindeutig feststellen, welcher Steuersatz anzuwenden ist

7. Vereinbartes Entgelt

Maßgeblich ist das Entgelt ohne Umsatzsteuer, das heißt der Nettobetrag. Entgelte für mehrere Leistungen mit demselben Steuersatz dürfen zusammengefasst werden.

Bei einer Entgeltminderung reicht es, wenn die Rechnung auf das bei Ihnen und Ihrem Kunden vorliegende Dokument hinweist, aus dem sich die Vereinbarung der Entgeltminderung ergibt.

Tipp: Achten Sie darauf, dass diese Dokumente (z. B. Schriftwechsel, Ergänzung eines Vertrags) leicht und eindeutig nachprüfbar sind.

Bei einer Skontovereinbarung muss das Skonto nicht betragsmäßig ausgewiesen sein – weder mit dem Bruttobetrag noch mit dem Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer. Es genügt eine Angabe wie etwa die folgende: Formulierungsbeispiel: „… 2 % Skonto bei Zahlung bis …“

8. Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerfreiheit

Angaben zum Umsatzsteuersatz und zum Umsatzsteuerbetrag sind unverzichtbar. Bei steuerfreien Lieferungen oder sonstigen Leistungen müssen Sie auf die Steuerbefreiung hinweisen.

Tipp: Dabei ist es nicht nötig, die entsprechende Vorschrift des UStG oder der 6. EG-Richtlinie zu nennen. Ein Hinweis in umgangssprachlicher Form reicht, etwa auf Ausfuhr, innergemeinschaftliche Lieferung oder steuerfreie Vermietung.

9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers

Soweit Sie eine grundstücksbezogene Leistung für einen Nichtunternehmer erbringen, sind Sie verpflichtet, Ihren Kunden in der Rechnung auf seine Aufbewahrungspflicht hinzuweisen. Dabei genügt der allgemeine Hinweis „Sofern Sie Nichtunternehmer sind, sind Sie gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG verpflichtet, diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren.“

Achtung: Die Pflichtangaben gelten auch bei Barzahlung

Die Vorschriften über die Pflichtangaben in Rechnungen gelten natürlich auch, wenn Lieferung oder Leistung gegen Barzahlung erfolgt sind.

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Achtung: Mit großer Wahrscheinlichkeit werden Sie mit einer solchen Rechnung Schwierigkeiten bei einer Betriebsprüfung bekommen – der Prüfer würde Ihnen wohl den Vorsteuerabzug streichen.

So ist die Rechtslage

Damit eine Fax-Rechnung steuerlich akzeptabel ist, muss sie von Standard-Fax zu Standard-Fax übermittelt worden sein. Das verlangen hierfür maßgeblichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung.

Die auf diese Weise zugefaxten Rechnungen dürfen Sie dann auch einscannen und digital archivieren, ohne dass Sie damit den Vorsteuerabzug aus den betreffenden Rechnungen gefährden.

Das heißt: und speichern Sie alle eingehenden Faxe mit Fax-Modem und PC, wird ein Betriebsprüfer Ihnen für diese Rechnungen im Fall der Fälle den Vorsteuerabzug streiche – auch wenn Sie sie ausgedruckt haben.

Wissen Sie, wie es der Absender hält?

Aber auch wenn Sie ein Standard-Fax nutzen, gibt es schnell Probleme: Denn Sie können in der Regel nicht wissen, ob der Absender die Rechnung – wie gefordert – ebenfalls mit einem Standard-Fax abgeschickt hat oder ob er sie mit PC und Modem versendet hat.

Achtung: Im Zweifel müssen Sie die gezogene Vorsteuer an das Finanzamt zahlen.

Gehen Sie besser auf Nummer Sicher

Auch wenn es zusätzlichen Aufwand für beide Seiten verursacht: Bitten Sie alle Geschäftspartner, Ihnen Rechnungen grundsätzlich immer Papier zu schicken.

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Mit Inkassounternehmen kommen Sie an Ihr Geld

Vielleicht hat Ihr Unternehmen ja auch mit einer verschlechterten Zahlungsmoral zu kämpfen? Dann ist es nur verständlich, wenn Sie Ihre Zahlungsansprüche an ein Inkassounternehmen abtreten. Das tun immer mehr Unternehmen. Allerdings hat das für Sie neben Vorteilen auch Nachteile.

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So verliert die  Betriebsprüfung ihren Schrecken

Kostenlos zum Sofort-Download: Erste-Hilfe-Set bei Betriebsprüfungen

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Wer schlecht vorbereitet in eine Betriebsprüfung geht, riskiert unnötige Nachzahlungen, die schnell im 5-stelligen Bereich liegen.

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Nachteil Nummer 1: Sie müssen Abstriche machen

Sie müssen Abstriche von Ihrer Forderung machen. Der Grund: Oft sind die Inkassounternehmen nur dann zu dem Geschäft bereit, wenn Sie die „notleidende“ Forderung unter ihrem Nennwert übertragen.

Nachteil Nummer 2: Rasch haben Sie zuviel Umsatzsteuer gezahlt

Wenn Sie nicht im voraus ein paar Dinge beachten, zahlen Sie zu allem Überfluss auch noch zuviel Vorsteuer an das Finanzamt.

Doch hier gibt es einen Ausweg

Diesen Nachteil brauchen Sie nicht in Kauf zu nehmen. Denn natürlich müssen Sie nur auf den Rechnungsbetrag Vorsteuern an das Finanzamt abführen, den Sie auch eingenommen haben.

Ein Beispiel: Sie haben aufgrund einer Lieferung an Ihren vorsteuerberechtigten Kunden eine Forderung in Höhe von 11.900 €. Sie treten diese Forderung zum Festpreis von 5.750 € an ein Inkassounternehmen ab. Diesem gelingt es, 8.925 € einzuziehen. Die von Ihnen zu entrichtende Umsatzsteuer richtet sich nach dem für die Lieferung vereinbarten Entgelt in Höhe von 10.000 € und beträgt bei einem Steuersatz von 19 % also 1.900 €.

Die Folge:

Die endgültig von Ihnen zu entrichtende Umsatzsteuer beträgt allerdings nur 1.425 €.

Der Grund:

Ihr Kunde hat auf die – vom Inkassounternehmen beigetriebene – Forderung nur 8.925 € gezahlt (7.500 € zzgl. 19 % USt = 1.425 €). Der restliche Teilbetrag in Höhe von 2.500 € (10.000 € ./. 7.500 €) ist uneinbringlich.

Der Haken:

Um zu Ihrem guten Recht zu kommen, müssen Sie allerdings dem Finanzamt nachweisen, dass Sie nur einen Teil der Forderung geltend machen konnten.

Das allerdings wird Ihnen natürlich nur gelingen, wenn Sie vom Inkassounternehmen erfahren, welchen Betrag es tatsächlich noch einziehen konnte.

So sollten Sie sich absichern

Sie sollten schon bei der Auftragsvergabe an das Inkassobüro einen Passus in die Vereinbarung aufnehmen, der das Unternehmen verpflichtet, Ihnen auf erste Anforderung hin Auskunft darüber zu geben, ob und in welchem Umfang die abgetretene Forderung beigetrieben werden konnte.

Ohne die Klausel rücken viele Inkassobetriebe nur ungern mit der Information heraus.