Die schlechte Nachricht kennen Sie ja wahrscheinlich schon: Die Anforderungen an solche Belege sind streng und bis ins Detail wie etwa den notwendigen Angaben ausformuliert. Macht Ihr Lieferant einen klitzekleinen Fehler und Sie übersehen ihn, kostet Sie das den Vorsteuerabzug.

Nun die gute Nachricht: Manche Probleme rund um Ihre Belege sind gar keine.

Problem 1: Sie haben keinen Beleg bekommen

Kaum zu glauben, dass das Finanzamt bei den hohen Anforderungen an Belege eine Betriebsausgabe ohne vernünftige Eingangsrechnung akzeptieren sollte. Das denken offenbar zahlreiche Selbstständige – und setzen die Kontoführungsgebühren für ihr betriebliches Konto einfach nicht ab.

Ein schwerer Fehler!

So ist die Rechtslage

Schon vor drei Jahren hat das Bundesfinanzministerium hierzu in einem Schreiben steuerzahlerfreundliche Vorgaben an die Finanzämter erlassen (BMF-Schreiben vom 14.11.2007, IV A 5 – S 7280/ 07/0001).

Das bedeutet das BMF-Schreiben für Sie

Für Bankgebühren brauchen Sie keine gesonderte Rechnung. Sie können also den Kontoauszug als Beleg für die Bankgebühren in Ihrer Buchführung verwenden.

Der Grund:
Als Kontoinhaber bekommen Sie von Ihrer Bank üblicherweise gar keine Rechnung über die Kontoführungsgebühren. Die Kosten sind stets auf Ihrem Kontoauszug vermerkt – und nirgendwo sonst.

Dadurch hat der Kontoauszug damit an sich bereits Abrechnungscharakter. Und als „Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird“, ist der Kontoauszug eben gemäß § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG: eine Rechnung über die Kontoführungsgebühren.

Achtung: Sonst zählt der Kontoauszug nach wie vor nicht als Beleg

Nach wie vor ersetzt der Kontoauszug aber keinen Beleg für andere Ausgaben, für die üblicherweise eine Rechnung ausgestellt wird. Für Lieferungen anderer Lieferanten als Ihrer Hausbank, belegt der Kontoauszug nur, dass die Zahlung auch erfolgt ist. Eine ordentliche Rechnung ersetzt er in diesem Fall aber nicht.

Falls Ihnen eine Rechnung über eine andere Ausgabe fehlt, sollten Sie

• noch mal nachschauen, ob Sie den Beleg falsch abgeheftet haben,
• versuchen, eine Zweitschrift von Ihrem Lieferanten zu bekommen oder
• sich selbst einen Eigenbeleg ausschreiben.

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Problem 2: Ihr Beleg verzeichnet den „falschen“ Adressaten

Vielleicht bestellt ja gelegentlich Ihr Lebenspartner Büromaterial, Arbeitsmittel oder Waren für Ihr Unternehmen. Was, wenn dann auf der Rechnung sein oder Ihr Name als Adressat steht?

Kein Problem, hat das Finanzgericht Hamburg vor ein paar Jahren entschieden (vom 23.3.2006, Az. II 448/03).

Der Fall:
In dem Fall hatte das Finanzamt von einer Einzelhändlerin mehr als 5000 € Vorsteuer zurückgefordert. Der Grund: Auf einer Reihe von Eingangsrechnungen stand der Name ihres Mannes als Empfänger.

Gegen die Forderung des Finanzamts zog die Händlerin vor Gericht. Die Finanzrichter gaben ihr Recht. Wegen Menge und Inhalt der Lieferungen sei es eindeutig, dass die Rechnungen für die selbstständige Tätigkeit der Ehefrau bestimmt waren, begründeten die Richter ihr Urteil. Immerhin waren bis auf den Vornamen alle anderen Rechnungsangaben vollständig.

Das Urteil:
Das Finanzamt musste die Rechnungen mit der angeblich falschen Adresse anerkennen und auf die Umsatzsteuernachforderung verzichten.

Tipp: Sollte das Finanzamt bei einer Betriebs- oder Umsatzsteuerprüfung solche vermeintlich falsch ausgestellten Rechnungen bemängeln, verweisen Sie einfach auf das Urteil des Finanzgerichts.

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Darauf achtet der Prüfer bei einer Betriebsprüfung

Um den Vorsteuerabzug zu sichern, achten Sie bei Ihren Eingangsrechnungen insbesondere darauf, dass in Ihrer Rechnung

1. der Zeitpunkt der Lieferung und sonstigen Leistung und
2. auch eine fortlaufende Rechnungsnummer angegeben sind.

Zu 1.: In allen Rechnungen über 150 muss der Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung angegeben sein. Es reicht aus, wenn der Kalendermonat angegeben ist, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Ist das Rechnungsdatum auch das Datum, an dem die Leistung erbracht worden ist, reicht der Hinweis „Rechnungsdatum = Leistungsdatum“ aus.

Der Zeitpunkt der Leistung kann sich auch aus anderen Dokumenten, z. B. aus dem Lieferschein, ergeben. Es ist dann aber erforderlich, dass in der Rechnung darauf verwiesen wird. Das andere Dokument müssen Sie zusammen mit der Rechnung aufbewahren.

Zu 2.: Es steht jedem Unternehmer frei, wie er seine Rechnungsnummern aufbaut. Die fortlaufende Nummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, z. B. die Kombination einer laufenden Nummer mit der Jahreszahl (z. B. 2008012). Auch eine Differenzierung nach Sachbereichen in Kombination mit Buchstaben ist möglich (z. B. 2008S012).

Wenn Sie als Leistungsempfänger den Vorsteuerabzug beanspruchen wollen, kommt es für Sie nur darauf an, dass eine Rechnungsnummer vorhanden ist. Ob es sich um eine fortlaufende Rechnungsnummer handelt, können Sie ohnehin nicht kontrollieren.

So kontrollieren Sie, ob die Vorsteuer korrekt ausgewiesen ist

Aus dem Bruttobetrag von Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen rechnen Sie die Umsatzsteuer heraus. Sie wenden

• den Multiplikator von 6,54 % (6,5421) für den Steuersatz von 7 und 15,97 % (15,9664) für den Steuersatz von 19 % an und erhalten den Betrag der Umsatzsteuer,
• den Divisor von 1,07 beim Steuersatz von 7 % und 1,19 beim Steuersatz von 19 % an und erhalten den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer (der Divisor ist genauer als der Multiplikator),
• bei einem Steuersatz von 7 % die Formel „Bruttobetrag : 107 x 7“ und bei einem Steuersatz von 19 % „Bruttobetrag : 119 x 19“ an und erhalten die Umsatzsteuer.

So gehen Sie vor, wenn Sie eine nicht ordnungsgemäße Rechnung erhalten

Beziehen Sie eine Leistung für Ihr Unternehmen, haben Sie nach § 14 Abs. 2 UStG Anspruch darauf, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erhalten. Diesen Anspruch sollten Sie auch durchsetzen. Ihnen geht nämlich der Vorsteuerabzug verloren, wenn auch nur eine der erforderlichen Angaben fehlt.

Erhalten Sie eine Rechnung, die nicht alle erforderlichen Angaben enthält, fordern Sie den Aussteller der Rechnung auf, Ihnen eine korrigierte Rechnung zu übersenden.

Tipp: Solange Sie keine ordnungsgemäße Rechnung haben, sollten Sie nur den Nettobetrag überweisen. Damit gleichen Sie den Verlust des Vorsteuerabzugs aus. Die Umsatzsteuer zahlen Sie erst, wenn Ihnen die korrigierte Rechnung vorliegt.

Service: Eine Rechnung kann jedes Dokument sein, das die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Wie eine ordnungsgemäße Rechnung bzw. Kleinbetragsrechnung aussehen muss, entnehmen Sie der tabellarischen Übersicht auf Seite R 20/004 in Ihrem Praxishandbuch Buchführung und Steuern.

Es genügt also nicht z.B. “Kontaktpflege” anzugeben, sondern besser “Koordination der Projekte im 1.Quartal 2007″.

Die formalen Anforderungen an Rechnungen sind in den letzten Jahren immer weiter verschärft worden, um Betrug bei der Umsatzsteuer zu erschweren. Bewirtungsrechnungen unterliegen hier denselben Vorschriften wie alle anderen Rechnungen auch, obwohl es bei der steuerlichen Absetzbarkeit Einschränkungen gibt. Nur bei Beträgen bis 100 Euro (ab 1.1.2007: 150 Euro) gelten die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen.

Wie Sie dieser Pflicht nachkommen und was Sie dabei unbedingt beachten sollten. Als Umsatzsteuer-Experte wissen Sie, dass bereits nach dem bis Ende 2003 geltenden Recht die Angabe des Leistungszeitpunkts eine Rechnungspflichtangabe war. Doch wurde dies kaum beachtet. Der Grund: Ein Vorsteuerabzug war damals stets möglich, wenn eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer vorlag.

UStG und UStDV verschärft

Doch der Gesetzgeber verschärfte die Vorschriften des Umsatzsteuer-Gesetzes (UStG) und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) Anfang 2004 drastisch (Artikel 5 Nr. 15 bis 19 sowie Artikel 6 Nr. 2 bis 5 des Zweiten Gesetzes zur Änderung steuerlicher Vorschriften vom 15. 12. 2003 – Steueränderungsgesetz 2003 – BStBl. I 2003, S. 710). Hintergrund: die Vorgaben der so genannten EU-Rechnungsrichtlinie (Az. 2001/115/EG).

Betriebsprüfer nehmen Rechnungen ab sofort penibel unter die Lupe

Aufgrund dieser Änderungen droht Ihnen bei Rechnungen ohne Leistungszeitpunkt ab sofort die Streichung des Vorsteuerabzugs. Darauf weist das aktuelle BMF-Schreiben vom 26. 9. 2005 (Az. IV A 5 – S 7280a – 82/05) noch einmal hin. Zudem ist aus der Finanzverwaltung zu hören, dass man alle Betriebsprüfer zu pingeligen Überprüfungen der Eingangsrechnungen vergattert hat. Die Beamten sollen vor allem auf die Angabe des Leistungszeitpunkts achten.

Vorsicht, der Fiskus meint es ernst

Sie sollten deshalb ab sofort Ihre Ausgangsrechnungen entsprechend ergänzen und bei Lieferantenrechnungen exakt auf die Angabe eines Lieferdatums achten. Bei fehlendem Leistungszeitpunkt sollte Ihnen Ihr Lieferanten umgehend eine neue Rechnung mit Lieferdatum ausstellen. Fällt die fehlende Pflichtangabe erst während einer Betriebsprüfung auf, drohen Ihnen die Aberkennung des Vorsteuerabzugs und Strafzinsen.

Übrigens: Diese werden Ihnen nicht erlassen, wenn Sie später eine berichtigte Rechnung vorlegen. Eine weitere Gefahr: Eine Mängelbeseitigung in einer Rechnung setzt voraus, dass der Rechnungssteller noch am Markt tätig ist. Kann eine fehlerhafte Rechnung nicht berichtigt werden, ist der Vorsteuerabzug für Ihr Unternehmen endgültig verloren.

Achten Sie auf diese 4 Sonderfälle

• Versenden Sie Waren an Kunden, gilt als Lieferdatum der Tag, an dem Sie den Gegenstand der Post, einem Paketdienst oder einer Spedition übergeben haben.
• Bei sonstigen Leistungen, z. B. umfangreichen und zeitaufwendigen Bau- und Montagearbeiten, geben Sie als Lieferdatum den Zeitpunkt der Vollendung an. Ausnahme: Sie haben Teilleistungen vereinbart.
• Wird über eine noch nicht ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet, handelt es sich um eine Rechnung über eine Anzahlung. Darin ist die Angabe des Zeitpunkts der Vereinnahmung des Entgelts oder des Teilentgelts nur dann erforderlich, wenn der Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt.
• Die Angabe des Leistungszeitpunkts gilt selbst für Barrechnungen oberhalb der Kleinbetragsgrenze von 100 € (so z. B. bei Übernachtungs- oder Bewirtungsrechnungen).

Sie müssen Ihre Umsatzsteuer berichtigen

Wird eine Rechnung nicht beglichen, sind Sie sogar gesetzlich verpflichtet, die Umsatzsteuer zu korrigieren. Denn Ihre Bemessungsgrundlage (also die Höhe der zu versteuernden Einnahmen) hat sich geändert. Das Finanzamt akzeptiert Ihre Korrektur aber nur dann, wenn Sie das Geld dauerhaft nicht bekommen. Ihre „Forderung muss uneinbringlich“ sein, heißt es da im Juristendeutsch. Und hier liegt der Knackpunkt. Bei Betriebsprüfungen oder Umsatzsteuer-Nachschauen verneint das Finanzamt oft die Uneinbringlichkeit.

Dann ist Ihre Forderung „uneinbringlich“

Der Bundesfinanzhof hat in einer wichtigen Entscheidung letztes Jahr klargestellt, wann eine Forderung uneinbringlich ist (Urteil vom 20.7.2006, Az. V R 13/04):

1. Der Kontoinhaber zahlt nicht (trotz mehrmaliger Mahnung).
2. Es ist nicht damit zu rechnen, dass er in absehbarer Zeit noch zahlen wird. Beispiele: Er weigert sich ausdrücklich, er reagiert nicht auf Nachfragen, er ist nicht auffindbar.
3. Sie können Ihre Forderung aus tatsächlichen oder rechtlichen Gründen nicht durchsetzen. Beispiele: Das Konto ist gesperrt, der Kontoinhaber hat Privatinsolvenz angemeldet, der Gast war nicht der Kontoinhaber und hat dessen Unterschrift gefälscht.

So gehen Sie gegenüber dem Finanzamt vor

Sie schicken dem Finanzamt für den entsprechenden Voranmeldungszeitrau meine korrigierte Umsatzsteuer-Voranmeldung. Tragen Sie dazu in den Feldern 10 und 22 jeweils eine 1 ein und wiederholen Sie die Voranmeldung, ohne den ausgefallenen Umsatzsteuerbetrag zu berücksichtigen. Außerdem reichen Sie ein Begleitschreiben ein, in dem Sie die Korrektur erläutern. Legen Sie Erinnerungs- und Mahnschreiben und ggf. die Antwortschreiben bei, außerdem weitere Dokumente, falls Sie welche haben (erfolgloses gerichtliches Mahnverfahren, private Insolvenz des Kontoinhabers, Belege über den Diebstahl der Karte usw.).

Tipp: Setzen Sie auf das „Electrononic-cash-Verfahren“

Verzichten Sie bei der Zahlung mit EC-Karte auf das zwar für Sie gebührenfreie, aber unsichere elektronische Lastschriftverfahren (ELV). Dabei bestätigen Ihre Gäste nur mit ihrer Unterschrift, es werden keine Kontodaten abgefragt. Doch das Risiko eines Zahlungsausfalls ist hier hoch. Beispiele:

• Der Kontoinhaber widerspricht der Lastschrift-Abbuchung. Das bereits auf Ihrem Konto eingegangene Geld wird zurückgebucht.
• Die Lastschrift wird nicht eingelöst, weil das Konto nicht gedeckt ist.
• Die EC-Karte ist gesperrt, der Betrag kann nicht abgebucht werden.

Außerdem berechnet Ihnen Ihre Bank in der Regel für jede nicht einlösbare oder zurückgebuchte Lastschrift eine Gebühr. Sicherer dagegen ist die Zahlung per „electronic cash“ (mit PIN-Abfrage). Das kostet Sie vergleichsweise geringe 0,3%vomUmsatz (mind. 0,08 € pro Buchung). Hier wird die Zahlung von der Bank garantiert, von der die EC-Karte stammt.

Achten Sie auf diese wichtigen Besonderheiten

Generell gilt: Bei Rechnungen, die im Online-Verfahren erstellt und per E-Mail übermittelt werden, handelt es sich um elektronisch übermittelte Rechnungen. Die Folge: Solche Rechnungen werden steuerlich nur dann anerkannt und damit der Vorsteuerabzug nur dann zugelassen, wenn die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Daten gewährleistet ist.

Das ist nur dann der Fall, wenn eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt ist:

• Die Rechnung enthält eine qualifizierte elektronische Signatur.
• Der Fluganbieter wendet das so genannte EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) an, übermittelt Ihnen die Rechnungsdaten also direkt aus der Unternehmenssoftware. Dabei genügt die Zustellung einer monatlichen Sammelrechnung auf Papier.

Nutzen Sie diese Ausnahmeregelungen

Speziell für Fahrausweise – und dazu zählen auch Flugtickets – macht die Finanzverwaltung eine wichtige Ausnahme von den strikten Vorgaben für elektronisch übermittelte Rechnungen (§ 34 UStDV). Danach werden Online-Flugtickets immer dann steuerlich anerkannt, wenn sichergestellt ist, dass Sie auch online bezahlen können, zum Beispiel per Kreditkarte oder Kundenkonto. Zusätzlich müssen Sie einen Papierausdruck des Online-Belegs aufbewahren.

Praxis-Tipp : Achten Sie darauf, dass der Online-Beleg folgende Mindestangaben enthält:

• Name und Anschrift des Fluganbieters
• Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag
• Steuerbetrag
• Steuersatz

Frage:

Wie müssen wir unsere Rechnungen gestalten, um den Forderungen der Finanzverwaltung Genüge zu tun? Ein Kunde hat zudem unsere Skontoangabe moniert. Er behauptet, man müsse den Skontobetrag auf der Rechnung exakt angeben.

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Antwort: Ihr Kunde hat Unrecht. Nach den gesetzlichen Vorgaben gilt Folgendes: Vereinbart ein Unternehmer mit seinen Kunden Skontoabzüge, muss er dies in seiner Rechnung nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG angeben. Es genügt nach Ansicht der Finanzverwaltung für den Vorsteuerabzug jedoch ein Hinweis auf der Rechnung wie beispielsweise „2 % Skonto bei Zahlung bis …“. Den Skontobetrag müssen Sie laut Gesetz nicht extra ausweisen. Es ist aber vielleicht gar nicht schlecht, dies zu tun. Das vermeidet Rechenfehler auf Seiten Ihrer Kunden.

Wenn Sie im Nachhinein Gutschriften erteilen

Anders sieht es aus, wenn Sie auf Grund von Bonus- und Rabattvereinbarungen im Nachhinein Gutschriften er-teilen. Dann müssen Ihre Ausgangsrechnungen folgende Hinweise enthalten:

„Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen“ oder „Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Bonus- und Rabattvereinbarungen.“

Fehlen solche Angaben, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus solchen Rechnungen versagen. Wird die Rechnung zunächst in voller Höhe beglichen und später erhält der Geschäftspartner eine Bonus- beziehungsweise eine Rabattgutschrift, müssen Sie nur auf der Gutschrift die Rechnungsnummer vermerken, für die sich eine Entgeltminderung ergibt.