• sammelt Daten,
• stellt Querverbindungen zwischen Käufern und Verkäufern her und
• gleicht die so gewonnenen Informationen automatisch mit anderen Datenbanken und internen Informationsquellen der Finanzverwaltung ab, etwa mit dem Handelsregister und der Datenbank, in der die USt-Identifikationsnummern gespeichert sind.
• Und natürlich surft er auch auf Ihrer Firmenhomepage.

Achtung: Fehlen in Ihrem Internetangebot beispielsweise Adressen oder sind Steuernummern falsch angegeben oder nicht vorhanden, geht mit Sicherheit eine Kontrollmitteilung an das zuständige Finanzamt.

Die Folge
Ihr Unternehmen landet auf dem Betriebsprüfungsplan und muss in den nächsten Wochen mit einer Umsatzsteuer-Nachschau oder -Sonderprüfung rechnen.

Deswegen: Checken Sie Ihren Internetauftritt durch!

Die folgende Checkliste zeigt Ihnen die möglichen Schwachstellen in Ihrem Internetangebot. Finden Sie auch nur ein „Nein“, sollten Sie umgehend aktiv werden und die zuständige Fachabteilung mit einer Änderung des Internetauftritts beauftragen.

Achtung: Das ist wichtig. Denn schon eine Nein-Antwort kann eine Kontrollmitteilung und damit eine Umsatzsteuerprüfung auslösen.

Checkliste: Ist Ihr Internetauftritt finanzamtssicher?

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Letzte Chance: Einmalige, exklusive Download-Aktion endet heute

Das große Steuer-Spar-Paket für Kleinunternehmer & Selbstständige

Das ist absolut einmalig: Ein ganzes Praxis-Paket mit Mustern, Checklisten, Strategien und unzähligen Sofortmaßnahmen, mit denen Sie Ihre Steuerbelastung brutal nach unten drücken können. Und das SOFORT!

Alle diese Vorlagen, Musterbriefe, Urteile und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erhalten Sie heute exklusiv im Sofort-Download im Großen Steuer-Spar-Paket 2011:

• Einnahmen-Überschuss-Rechnung: So füllen Sie das Formular sicher aus und entdecken die Sparmöglichkeiten
• Wie Sie bei Ihrer Steuererklärung alles richtig machen
• Praxistipp: So legen Sie Gegenstände aus Ihrem Privatbesitz in Ihr Unternehmen ein
• So kommen Sie aus einem akuten Liquiditätsengpass heraus
• So bekommen Sie die Abschreibungen in den Griff
• Muster: Eigenbeleg
• Private Anschaffungen über die Firma finanzieren
• Vorsicht bei Überentnahmen
• Wie Sie die Kosten für den Heim-PC in voller Höhe absetzen
• Beispielrechnung: So beteiligt sich das Finanzamt am PC
• Sparmöglichkeit: Die Kosten für Ihr häusliches Arbeitszimmer
• Pendlerpauschale: So kassieren Sie gleich doppelt
• Firmenwagen nach der 1%-Methode abrechnen
• So sparen Sie sich den Privatanteil beim Firmenwagen
• Musterbrief ans Finanzamt: Herabsetzung der aktuellen Einkommensteuer-Vorauszahlung wegen Bildung eines Investitionsabzugsbetrags
• Repräsentationskosten: Denken Sie an diese häufig vergessene Sparmöglichkeit!
• Mitgliedschaft oder Sponsoring, was ist steuergünstiger?
• Berufskleidung: Sieht gut aus und spart Steuern
• Vorsicht bei Geschenken
• Praxistipps zur Umsatzsteuer
• Und vieles, vieles mehr …

Dieses Große Steuer-Spar-Paket 2011 ist sonst nirgends erhältlich. Klicken Sie gleich hier zum Download!

Prüfungen lassen sich oft nicht vermeiden

Ist eine Prüfung erst einmal angesetzt, können sich Unternehmen ihr nicht mehr entziehen. Auch die Chancen, gar nicht erst ins Visier zu geraten, sind begrenzt. Bei Existenzgründern oder auch nach der Änderung der Rechtsform schicken die Finanzämter auch ohne Grund für Argwohn besonders häufig Prüfer ins Haus. Auch Beanstandungen bei einem Geschäftspartner können ein Grund sein.

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Unternehmer sollten sich auf die Prüfung vorbereiten

Hilfreich ist dagegen zu wissen, dass Betriebsprüfer besonders intensiv kontrollieren, ob Sie die Gesetzesänderungen während des Prüfungszeitraums auch in Ihrer Buchführung und Ihren Steuererklärungen umgesetzt haben. Darüber hinaus achten die Betriebsprüfer derzeit besonders auf folgende Punkte. Diese sollten Unternehmer vor einer Prüfung also selbst genauestens abklopfen – und notfalls bereinigen.

1. Ansparabschreibungen für Jahre vor 2007

Ob Sie die formalen Voraussetzungen erfüllt haben, eine Ansparabschreibung anzusetzen, das Prüfen die Betriebsprüfer immer. Außerdem checkt der Prüfer auch, ob Sie die Rücklage korrekt aufgelöst haben und – falls Sie letztlich nicht investiert haben – auch den Zinszuschlag von 6 % pro Jahr auf den Gewinn aufgeschlagen haben

2. Investitionsabzugsbeträge

Auch beim Nachfolger der Ansparabschreibung, dem Investitionsabzugsbetrag wird geprüft, ob Sie die Voraussetzungen erfüllt haben, diesen anzusetzen. Haben Sie den Abzugsbetrag beispielsweise für einen Firmen-Pkw angesetzt, dürfen Sie diesen zu nicht mehr als 10 % privat nutzen. Fahren Sie üblicherweise mehr als 10 Prozent privat, wird der Prüfer Ihnen den Investitionsabzugsbetrag streichen.

Achtung: Der Prüfer wird den Umfang der Privatnutzung auch nach der Anschaffung noch kontrollieren, im Investitions- und Folgejahr.

3. Schuldzinsenabzug bei Kontokorrentkrediten

Der Prüfer wird bei Kontokorrentzinsen immer prüfen, ob Ihre Entnahmen den Gewinn zuzüglich Einlagen übersteigen. Bei einer so genannten Überentnahme kann er den Abzug von Schuldzinsen gemäß § 4 Abs. 4a EStG einschränken.

Achtung: Einlagen kurz vor dem Jahreswechsel und Entnahmen unmittelbar nach dem Jahreswechsel werden nicht anerkannt.

4. Vorsteuerabzug

Rechnungen, die Sie erhalten haben, müssen alle Pflichtangaben enthalten. Sonst kann Ihnen der Prüfer den geltend gemachten Vorsteuerabzug verwehren. Häufig vergessen wird der Zeitpunkt der Leistung. Der muss selbst dann genannt werden, wenn er offensichtlich mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.

Tipp: Prüfen Sie vor Prüfungsbeginn Ihre Rechnungen und beschaffen Sie sich ggf. korrigierte Rechnungen.

5. Umsatzsteuer und Vorsteuer

Bei grenzüberschreitenden Lieferungen und sonstigen Leistungen kontrolliert der Prüfer, ob die Leistungen steuerfrei oder steuerpflichtig sind. Er kontrolliert auch, ob Sie als Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schulden.

6. Kleinbetragsrechnungen

Der Prüfer kontrolliert insbesondere die Rechnungen, die knapp über dem Grenzwert von 150 € liegen. Das lohnt sich für ihn besonders, denn obwohl alle gesetzlich geforderten Angaben erforderlich sind, enthalten diese oft nur die Angaben für Kleinbetragsrechnungen. Der Prüfer streicht Ihnen dann den Vorsteuerabzug.

7. Entfernungspauschale

Der Prüfer kontrolliert, ob Sie die nicht abziehbaren Betriebsausgaben für Ihren betrieblichen PKW richtig ermittelt haben.

8. Sonderabschreibung

Auch hier wird der Betriebsprüfer genau prüfen, ob Sie die Voraussetzungen erfüllen. Welche das sind, hängt vom Jahr der Anschaffung ab:

• Bei Anschaffungen vor 2008 müssen Sie vorweg eine Ansparabschreibung gebildet haben. Die Privatnutzung darf in dem Jahr, in dem Sie die Sonderabschreibung beanspruchen, nicht mehr als 10 % betragen.
• Bei Anschaffungen nach 2007 sind neue und gebrauchte bewegliche Wirtschaftsgüter begünstigt. Die Privatnutzung darf im Anschaffungsjahr und im Folgejahr nicht mehr als 10 % betragen.

9. Privatnutzung

Betriebsprüfer kontrollieren, auch, ob Sie die Kosten für Privatnutzung bei Telefon und PKW ausreichend abgrenzen.

10. Privatkonten

Auch Ihr Privatkonto wird der Prüfer genau unter die Lupe nehmen. Besonders hat er ein Auge darauf, ob Sie eventuelle Differenzen über das private Konto ausgebucht haben. Ist das der Fall, ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß. Haben Sie nicht genügend Privatentnahmen zur freien Verwendung getätigt, wird der Prüfer Sie fragen, wovon Sie gelebt haben. Falls er Fehler in Ihrer Buchführung findet, wird er diese zum Anlass nehmen, Ihre Einnahmen um einen geschätzten Betrag zu erhöhen.

So ist die Rechtslage: Eine Rechnung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn sie alle Pflichtangaben enthält (§§ 14, 14a UStG). Dazu gehört die Pflicht zur fortlaufenden Nummerierung von Rechnungen. Diese bildet einen ständigen Streitpunkt mit dem Fiskus.

Durch die fortlaufende Nummer in den Rechnungen soll sichergestellt werden, dass die jeweilige Rechnung einmalig ist und ein Umsatzsteuerbetrug verhindert wird. Der Streit entzündet sich bei Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und Umsatzsteuer-Nachschauen immer wieder daran, ob die von dem jeweiligen Unternehmen gebildeten Nummernkreise zulässig sind oder nicht.

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Entscheidend: Rechnungsnummer einmalig

Rechnungen müssen nicht zwingend durchnummeriert sein. Vielmehr sind Sie als Rechnungssteller bei der Bildung von Nummernkreisen weitgehend frei. Entscheidend ist allein, dass die vergebene Rechnungsnummer einmalig ist. Dabei kann es sich insbesondere um eine Kombination aus Buchstaben und Zahlen handeln.

Entscheidend ist allein, dass Sie in einem Nummernkreis eine Rechnungsnummer nur einmal vergeben und diese dem jeweiligen Nummernkreis leicht und eindeutig zugeordnet werden kann.

Praxis-Tipp: Es steht Ihnen frei, wie viele und welche Nummernkreise Sie schaffen. Ebenso können Sie die Nummernkreise zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgrenzen, z. B. nach Zeiträumen, Filialen oder Betriebsstätten.

Beispiele: 2009-204-164 (164. Rechnung am 204. Kalendertag des Jahres 2009) HH-2009-21693 (21.693. Rechnung des Jahres 2009 der Niederlassung Hamburg)

Wie rigoros Betriebsprüfer inzwischen vorgehen, lässt sich an den zusätzlichen Steuereinnahmen durch ihre „Besuche“ ablesen. Diese Mehreinnahmen steigen seit Jahren. Allein im Jahr 2007 haben die Betriebsprüfer zusätzliche Umsatzsteuer in Höhe von 1,7 Mrd. € „hereingeholt“ (BMF, Mitteilung vom 8.7.2008) (2006: 1,4 Mrd. €). Im Jahr 2007 wurden nach BMF-Angaben 100.012 Umsatzsteuer-Sonderprüfungen durchgeführt (2006: 94.417). 2.042 Umsatzsteuer-Sonderprüfer setzten die Finanzämter hierfür ein (2006: 1527). Bei den im Durchschnitt 49 Sonderprüfungen (2006: noch 63 pro Prüfer) holten sie laut BMF ein durchschnittliches Mehrergebnis von knapp 0,86 Mio. Euro für den Fiskus herein (2006: knapp 1 Mio. €).

Bereiten Sie die Umsatzsteuer-Sonderprüfung gut vor – und nach

Gut für Sie: Die Umsatzsteuer-Sonderprüfung kündigen die Finanzämter stets an. Wie Sie die Vorbereitungszeit effektiv nutzen, zeigt die folgende Checkliste:

Tipp: Seien Sie außerdem auch auf eine so genannte Umsatzsteuer-Nachschau vorbereitet. Vorsicht: Hierfür haben Sie keine Vorbereitungszeit – der Fiskus kann sie ohne vorherige Anmeldung durchführen! Wie Sie hier nichts anbrennen lassen, lesen Sie auf der Online-Datenbank in der weiteren Checkliste „Umsatzsteuer-Nachschau“.

2042 Sonderprüfer im Einsatz

Im Jahr 2007 waren nach BMF-Angaben 2042 Prüfer für die Umsatzsteuer-Sonderprüfung im Einsatz. Insgesamt arbeiteten die 100.012 Umsatzsteuer-Sonderprüfungen ab. Dabei holten sie ein Mehrergebnis von 1,7 Milliarden Euro für den Fiskus herein.

1. Im Schnitt bearbeitete jeder Prüfer 49 Sonderprüfungen.
2. Jeder Prüfer bringt seinem Dienstherrn ein durchschnittliches Mehrergebnis von 0,86 Millionen Euro herein.

Weitere Ergebnisse kommen noch hinzu

Neben den Umsatzsteuer-Sonderprüfungen führt der Fiskus routinemäßig noch folgende weitere Prüfungen durch:

• Betriebsprüfungen (Amts- und Groß-/Konzernbetriebsprüfung)
• Lohnsteuerprüfungen
• Umsatzsteuernachschau
• Steuerfahndungsmaßnahmen

Die Ergebnisse dieser Prüfungen sind in der Summe von 1.700.000.000 € noch nicht enthalten. Wahrscheinlich werden auch hier ähnlich hohe Beträge erzielt, wie bei der Umsatzsteuer-Sonderprüfung.

Diese Zahlen bedeuten für Sie

Der Betriebsprüfer, gleichgültig, in welcher Eigenschaft er bei Ihnen erscheint, ist nicht Ihr Freund. Er soll Sie nicht wohlwollend auf Fehler hinweisen. Sein Auftrag ist klar umrissen: Er soll Fehler in Ihrer Buchführung aufdecken – mit dem Ziel, dass diese zu einem steuerlichen Mehrergebnis führen.

Gerade mit Umsatzsteuer-Sonderprüfungen lassen sich Mehrergebnisse schnell und einfach erzielen. Denn ein Blick auf Ihre Eingangsrechnungen entscheidet darüber, ob Sie die Vorsteuer erhalten oder nicht. Damit der Fiskus nicht bei Ihnen sein Mehrergebnis aufbessert, habe ich die beiden wichtigsten Rechnungspflichtangaben besonders herausgestellt:

1. eine zutreffende Angabe des Leistungsempfängers und
2. die Steuer-/Umsatzsteuer- Identifikationsnummer.

Achtung: Noch immer ist ein Großteil der von Unternehmen verschickten Rechnungen falsch. Kontrollieren Sie unbedingt rasch Ihre Eingangsrechnungen, ob sie inhaltlich und formal richtig sind.

Tipp: Stellen Sie Fehler fest, bestehen Sie auf einer Rechnungskorrektur – vor einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung! Denn verzichten Sie darauf, tragen Sie im Rahmen der nächsten Prüfung das Risiko, auf der Vorsteuer sitzen zu bleiben.

Tipp: Rechnungsberichtigung

“Ich kann doch auch noch nach der Betriebsprüfung meine Rechnung berichtigen”, wird der eine oder andere von Ihnen einwenden. Stimmt, lautet meine Antwort. Aber was machen Sie in den Fällen, in denen der Rechnungsaussteller Insolvenz angemeldet hat oder schlicht unauffindbar ist? Dann können Sie Ihre Rechnung nicht mehr berichtigen und Sie bleiben auf der Vorsteuer sitzen.

Beispiel: Sie erhalten von einem Lieferanten eine Rechnung, auf der Ihre Firmenbezeichnung nicht richtig angegeben ist. Die Rechnung lautet über 80.000 € zzgl. 12.800 € Umsatzsteuer. Stellt der Betriebsprüfer dies im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung bei Ihnen fest, wird er den Vorsteuerabzug von 12.800 € streichen. Eine berichtigte Rechnung können Sie von Ihrem Lieferanten nicht mehr erhalten, da er zwischenzeitlich liquidiert wurde.

Konsequenz: Sie haben 12.800 € verschenkt.

Tipp: Fortlaufende Rechnungsnummer

Auf eine Rechnungspflichtangabe möchte ich Sie nochmals besonders hinweisen, da deren Bedeutung oftmals unterschätzt wird. Es ist unerlässlich, dass Sie Ihre Rechnungen fortlaufend nummerieren. Einige von Ihnen werden jetzt denken: Wie soll der Fiskus denn merken, dass ich eine Nummer 2-mal vergeben habe oder die Rechnungen nicht fortlaufend nummeriert sind? Die Antwort lautet: Prüfungssoftware IDEA. Die lässt der Prüfer routinemäßig bei jeder Umsatzsteuer-Sonderprüfung durchlaufen.

Mit dieser Software ist das Finanzamt binnen Sekunden in der Lage, Ihre gesamten Ausgangsrechnungen daraufhin zu überprüfen, ob die tatsächlich fortlaufend nummeriert sind. Mit Hilfe dieser Software spürt der Prüfer Rechnungslücken und doppelt vergebene Nummern sofort auf. Sie geraten dann in die Verlegenheit, dies zu erklären. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Buchführung von dieser Seite nicht angreifbar ist.

Tipp: Haben Sie eine Rechnungsnummer versehentlich nicht vergeben, machen Sie in Ihrer Buchführung eine entsprechende Notiz, damit Sie den Einwand der Prüfer entkräften können, Leistungen oder Lieferungen “schwarz” abgerechnet zu haben.

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